秘書資格四級考試復(fù)習(xí)筆記之辦公室日常事務(wù)(1)

　　秘書資格考試(四級)復(fù)習(xí)筆記之辦公室日常事務(wù)$lesson$

　　一、值班工作

　　(一)值班的任務(wù)和作用

　　值班大致設(shè)立值班室，值班室有兼職值班室與專職值班室兩種類型。值班室的任務(wù)主要有以下幾個方面：

　　1、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的有關(guān)事項

　　2、下班后和放假期間的文件和事務(wù)處理轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　3、來訪接待工作

　　4、溝通上下級通訊聯(lián)系

　　5、記好當(dāng)天大事記 (三項記錄：電話記錄、接待記錄、值班日記)

　　(二)對值班室與值班人員的要求

　　值班室要制定嚴(yán)格的崗位責(zé)任制，做到職責(zé)分明，獎罰分明。 值班人員必須做到以下幾點：

　　1、服務(wù)的精神和高度責(zé)任心

　　2、要提高警惕，遵守值班紀(jì)律

　　3、認(rèn)真做好保密工作

　　4、接待來訪來電要熱情

　　5、要認(rèn)真學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)水平

　　6、填寫值班日志，做好交接工作

　　(三)值班日志與交接班

　　填寫值班日記應(yīng)注意以下事項：

　　1、填寫值班者的姓名和值班時間

　　2、填寫值班記錄做到內(nèi)容簡明扼要，語言規(guī)范，字跡清楚，不加評論，不帶個人感情，實事求是。

　　3、注意做好交接班工作

　　二、印章及介紹信的管理工作

　　印信和介紹信是各級各類組織對外聯(lián)系的標(biāo)志和行使職權(quán)的憑證。

　　(一)印章

　　秘書部門掌管的印章主要有三種：單位印章(含鋼印);單位領(lǐng)導(dǎo)人“公用”私章;秘書部門的公章。

　　作用： (1) 標(biāo)志作用 (2) 權(quán)威作用 (3) 法律作用。(4) 憑證作用

　　(二)介紹信

　　(三)印信注意事項

　　1、印信的刻制

　　2、印章啟用前應(yīng)備文通知有關(guān)部門轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　3、保管者不得委托他人代管

　　4、蓋章要端正，清晰

　　5、蓋章要領(lǐng)：把握標(biāo)準(zhǔn)，印泥適度，用力均勻，落印平穩(wěn)。

　　三、電話工作

　　(一)通話工作的內(nèi)容

　　包括：打電話、接電話和作電話記錄。

　　1、接打電話： 熟悉接打電話的禮儀和接打電話的要領(lǐng)。

　　2、電話記錄

　　它包括五個部分：即來話時間(年月日時分)、來話單位姓名、對方電話號碼、來話內(nèi)容、處理意見和記錄人署名(復(fù)述、核對)。

　　3、傳話：問清收話人姓名、職務(wù)、電話號碼。

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