秘書(shū)四級(jí)工作實(shí)務(wù)題考點(diǎn)：事務(wù)管理(1)

　　1、制定接待工作計(jì)劃的程序$lesson$

　　主要內(nèi)容有：確定接待規(guī)格、日程安排、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、工作人員等

　　(1)了解掌握來(lái)訪者的來(lái)訪目的、基本情況

　　(2)草擬接待計(jì)劃

　　(3)與本單位相關(guān)部門(mén)溝通情況轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　(4)與來(lái)訪者溝通情況

　　(5)報(bào)請(qǐng)上司審批

　　2、安排來(lái)訪的工作程序

　　(1)迎接辦法：主陪人在賓館等候，派下屬去車(chē)站或機(jī)場(chǎng)迎接;為表示對(duì)來(lái)訪者的重視，主陪人親自到機(jī)場(chǎng)或車(chē)站迎接。

　　(2)送別辦法：來(lái)訪者如果上午離開(kāi)，就在前一天晚上話別;來(lái)訪者如果下午或晚上離開(kāi)，就在當(dāng)天上午話別。時(shí)間控制在半小時(shí)內(nèi)為好，禮物也在此時(shí)送出，并告訴客人送行的人員、車(chē)輛及時(shí)間方面的安排。

　　3、安排參觀工作程序

　　(1)初步確定活動(dòng)的內(nèi)容

　　(2)征求對(duì)方的意見(jiàn)

　　(3)修改、確定方案

　　(4)實(shí)施方案：人員安排、參觀地點(diǎn)檢查、提前預(yù)訂門(mén)票、人數(shù)若多，可外包給旅行社。

　　4、辦公室隱患

　　(1)地、墻、天花板、門(mén)、窗中的隱患

　　(2)室內(nèi)光線、溫度、通風(fēng)、噪音，通道方面的隱患

　　(3)辦公家具方面的隱患

　　(4)辦公設(shè)備及操作中的隱患

　　(5)工作中疏忽大意造成傷害的隱患

　　(6)工作中疏忽大意造成失密的隱患

　　(7)火災(zāi)或消防中的隱患

　　5、健康、安全辦公環(huán)境的要求轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　(1)辦公區(qū)建筑必須堅(jiān)固安全，室內(nèi)有基本裝修

　　(2)光線應(yīng)充足

　　(3)溫度要適宜

　　(4)布局應(yīng)注意通風(fēng)

　　(5)辦公室空間及座位空間要適當(dāng)

　　(6)辦公室噪音要低

　　(7)辦公家具、設(shè)備及用品都要滿(mǎn)足工作需要并符合健康、安全的要求

　　(8)辦公設(shè)備的安裝、操作要符合要求

　　(9)辦公區(qū)及辦公室要設(shè)置相應(yīng)的消防設(shè)施、設(shè)備及必要的報(bào)警裝置

　　(10)辦公室提供飲水并符合健康、安全的要求

　　(11)辦公區(qū)或辦公室設(shè)置急救包并定期更換

　　(12)建立相應(yīng)的規(guī)章和制度

　　(13)室內(nèi)有符合組織目標(biāo)的裝飾、標(biāo)識(shí)和適當(dāng)?shù)木G色植物

　　6、印章的刻制

　　印章管理工作的一個(gè)首要環(huán)節(jié)

　　(1)得到上一級(jí)主管單位的正式公文

　　(2)由印章制發(fā)單位開(kāi)具公函，附上章樣到公安部門(mén)辦理登記手續(xù)

　　(3)由公安部門(mén)指定專(zhuān)門(mén)的刻字單位承擔(dān)印章的刻制任務(wù)

　　(4)印章刻制完畢，原刻字單位一律不得留存章樣

　　7、印章的啟用程序

　　(1)為安全起見(jiàn)，取公章應(yīng)實(shí)行雙人同行制。

　　(2)取回公章后，立即交辦辦公室負(fù)責(zé)人拆封檢驗(yàn)，指定專(zhuān)人保管。

　　(3)啟用新刻制的公章時(shí)，要將印模和啟用日期報(bào)送上級(jí)主管部門(mén)，并向有關(guān)單位發(fā)啟用印章通知文，以便告知。

　　8、印章管理的注意事項(xiàng)

　　(1)經(jīng)理名章具有法定的權(quán)威性和代表性，要控制使用、加強(qiáng)管理

　　(2)因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、名稱(chēng)改變或公章?lián)p壞需啟用新公章而停止用舊公章時(shí)，新公章啟用后舊公章應(yīng)交由制發(fā)機(jī)關(guān)封存或銷(xiāo)毀;也可經(jīng)上級(jí)部門(mén)批準(zhǔn)后自行銷(xiāo)毀

　　9、介紹信使用的注意事項(xiàng)

　　(1)嚴(yán)格履行批準(zhǔn)手續(xù)

　　(2)介紹信的內(nèi)容要明確具體

　　(3)要填寫(xiě)有效時(shí)間

　　(4)管理人員對(duì)開(kāi)出的介紹信負(fù)責(zé)，檢查無(wú)誤后用印，還要蓋騎縫章

　　(5)一份介紹信只能用于一個(gè)單位

　　(6)持信人不能將介紹信轉(zhuǎn)借他人使用

　　(7)存根內(nèi)容要同正文內(nèi)容相符

　　(8)書(shū)寫(xiě)要工整，字跡要清楚，不得隨意涂改

　　(9)要用藍(lán)色或黑色毛筆、鋼筆填寫(xiě)

　　(10)用印要謹(jǐn)慎

　　10、值班工作規(guī)范

　　(1)堅(jiān)守值班崗位

　　(2)認(rèn)真處理事務(wù)

　　(3)做好值班記錄

　　(4)熱情接待來(lái)訪者

　　(5)加強(qiáng)安全保衛(wèi)

　　11、值班實(shí)務(wù)處理的方法

　　(1)對(duì)電話或來(lái)人商洽的簡(jiǎn)單事項(xiàng)直接處理

　　(2)把應(yīng)由有關(guān)部門(mén)處理的事項(xiàng)轉(zhuǎn)有關(guān)部門(mén)處理

　　(3)對(duì)電話或來(lái)人商洽的重要事項(xiàng)請(qǐng)示上司后處理

　　12、值班實(shí)務(wù)處理的技巧

　　(1)問(wèn)明情況，做好記錄

　　(2)重要情況，及時(shí)報(bào)告

　　(3)謹(jǐn)防假冒，避免失誤

　　13、商務(wù)費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)步驟

　　(1)申請(qǐng)人填寫(xiě)費(fèi)用申請(qǐng)表并簽字

　　(2)交相關(guān)負(fù)責(zé)人審核并簽字批準(zhǔn)

　　(3)商務(wù)工作中要向?qū)Ψ剿魅“l(fā)票

　　(4)商務(wù)工作結(jié)束后將發(fā)票附在出差報(bào)銷(xiāo)單后并簽字，再提交出納部門(mén)

　　(5)提交財(cái)務(wù)部門(mén)領(lǐng)取現(xiàn)金或支票借款或先由申請(qǐng)人墊付

　　14、安排上司差旅事務(wù)的程序

　　(1)制定商務(wù)旅行計(jì)劃

　　(2)制作旅程表

　　(3)準(zhǔn)備上司在不同場(chǎng)合的發(fā)言提綱

　　(4)辦理出國(guó)手續(xù)

　　(5)落實(shí)上司出行前的工作

　　15、辦理上司交辦事項(xiàng)應(yīng)注意的問(wèn)題

　　(1)要態(tài)度和藹，協(xié)商解決

　　(2)要堅(jiān)持原則，按章辦事

　　(3)要一視同仁，不分親疏

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