秘書二級輔導：檔案整理工作操作要點(1)

　　1) 整理單位的確定

　　“件”即歸檔文件的整理單位，一般以每份文件為一件。文件正本與不同稿本為一件，正文與附件為一件，正文與文件處理單等為一件，原件與復制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，來文與復文(如請示與批復、函與復函、通知與報告等)為一件。

　　2) 文件的修整轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　(1) 修裱破損文件。

　　修裱是指使用黏合劑和選定的紙張對破損文件進行“修補”或“托裱”，以恢復文件的原有面貌，增加強度，延長壽命。其中，修補主要針對一些有孔洞、殘缺或折疊處已被磨損的文件，包括補缺或托補;托裱則是指在文件的一面或兩面托上一張紙以加固文件。

　　(2) 復制字跡模糊或易褪變的文件。

　　檔案字跡材料發(fā)生褪變，如褪色、擴散等而變得模糊不清時，就會影響檔案的利用。決定檔案字跡耐久性的因素包括字跡色素和字跡轉(zhuǎn)移固定方式。在環(huán)境條件相同時，一般來說，最耐久的是以碳黑為色素成分、以結膜為轉(zhuǎn)移固定方式的字跡材料，包括墨和墨汁、黑色油墨等;比較耐久的是以顏料為色素成分，以結膜或吸收方式轉(zhuǎn)移固定的字跡材料，包括彩色油墨、藍黑墨水、印泥等;不耐久的是以染料為色素成分的字跡材料，如純藍墨水、紅墨水、復寫紙、圓珠筆油、印臺油等，或者以粘附為轉(zhuǎn)移固定方式的字跡材料，如鉛筆。

　　對字跡模糊或易褪變的文件，目前一般采用復印的方式進行復制。為減少復印件粘連

　　的機率，復印時墨粉濃度不宜太大，顏色不宜太深，并且最好采用單面復印。

　　(3) 超大紙張折疊。

　　由于檔案盒尺寸是按照A4紙張的大小設計的，為方便將來文件裝盒，就需要對超大紙張加以折疊。折疊的操作要求比較簡單，但要注意盡量減少折疊次數(shù)，同時折痕處應盡量位于文件、圖表字跡之外。此外文件頁數(shù)較多時，宜單張折疊，以方便歸檔后的查閱利用。

　　(4) 去除易銹蝕的金屬物。

　　文件制作時普遍使用的裝訂用品，如訂書釘、曲別針、大頭針等，其材質(zhì)以鐵、鋁等化學性質(zhì)活潑的金屬為主，容易被空氣中的二氧化碳、二氧化硫等物質(zhì)氧化和腐蝕，使文件紙張受到損害。因此，文件整理歸檔時，需去除這些易銹蝕的金屬物，以避免對檔案潛在的危害。

　　3) 文件的裝訂轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　文件按件裝訂。要將文件按件構成基本整理單位，進行文件材料的排序，逐件固定文件的頁次，保護文件，方便保管和利用?！凹眱?nèi)的各頁應按一定方式對齊，以便于翻閱利用。一般來說，采用左上角裝訂的，應將左、上側對齊;采用左側裝訂的，應將左、下側對齊。

　　裝訂方式應能較好地維護文件的原始面貌;裝訂材料應符合檔案保護要求，應成本低廉，簡便易用。目前，常用的裝訂方式除傳統(tǒng)的線裝外，還包括黏結式，如裱糊糨糊、熱封膠;穿孔式，如釘書釘、鐵夾背;變形材料，如鋼夾、塑料夾;等等。

　　4) 文件的分類

　　(1) 年度分類法。

　　當一份文件有多個時間特征(包括成文日期、簽發(fā)日期、批準日期、會議通過日期、公布日期、發(fā)文和收文日期等)時，一般以文件簽發(fā)日期(即落款日期)判斷文件所屬年度。例如，2005年形成的《2006~2010年工作規(guī)劃》應歸入2005年度。

　　當文件資料是跨年度形成時，這樣的文件往往統(tǒng)一在辦結年度歸檔，分類時也都歸入辦結年度。例如，跨兩個年度的會議形成的文件材料統(tǒng)一在閉幕年整理歸檔的，分類時這些文件材料都歸入閉幕年。

　　當幾份文件作為一件時，“件”的日期應以裝訂時排在前面的文件日期為準。具體地說，正本與定稿為一件，以正本為準;正文與附件為一件，以正文為準;轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，以轉(zhuǎn)發(fā)文為準;來文與復文為一件，以復文為準。

　　當立檔單位相當一部分工作是按照專門年度進行時，如教學年度等，采用年度分類法時，對這部分工作中形成的文件，就應按照專門年度進行分類。例如，學校以學年為單位進行工作，形成的文件應按教學年度分類，其他文件仍按一般年度分類。

　　(2) 機構分類法。

　　一般來說，有一個機構就設置一個類，機構名稱就是類名。各類的次序可按照本機關

　　機構序列表的規(guī)定或習慣上的順序來排列。一般是領導機構、綜合性機構排在最前面，再依次排列業(yè)務各部門。例如，先排辦公室，后排業(yè)務處(室)、后勤部門等。

　　采用機構分類法原則上以哪個機構名義發(fā)文的文件就歸入哪個機構的類中。有些文件是由幾個機構共同處理的，如何歸類則須視具體情況而定。有主辦者的一般歸入主辦機構;以機關名義發(fā)出的文件，則歸入有關機構類中。業(yè)務部門起草、以機關或辦公廳(室)名義發(fā)出的，如果內(nèi)容屬該部門職責業(yè)務，則應歸入負責起草文件的機構類中，否則，歸入負責發(fā)文的綜合機構內(nèi)。

　　(3) 問題分類法。

　　在實際工作中，使用問題分類法的立檔單位大多參照本單位內(nèi)部組織機構的職能性質(zhì)來設置類別，例如，將黨委、工會、共青團等機構形成的歸檔文件劃為“黨群類”，業(yè)務部門形成的歸檔文件劃為“業(yè)務類”，后勤行政部門形成的歸檔文件劃為“行政類”等。

　　(4) 保管期限分類法。

　　保管期限分為永久、長期和短期3類。

　　(5) 常用的復式分類法及分類方案。

　　企業(yè)整理歸檔文件都必須分年度、分保管期限進行，機構(問題)作為選擇項。

　?、?年度―機構―保管期限分類法。

　　即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按機構分類，再在組織機構下面按保管期限分類。采用此種分類方法，在庫房排架時，每年形成的檔案按機構序列依次上架，不必預先留空，也避免了倒架，庫房管理非常方便;同時，可將一個年度同一機構形成的文件按保管期限的不同依次排列在一起，更便于實體查閱。此方法適用于現(xiàn)行機關文件整理歸檔工作，特別是推行部門整理歸檔的機關單位。

　　分類方案舉例如下。

　　2005年： 辦公室……永久、長期、短期

　　研發(fā)部……永久、長期、短期

　　銷售部……永久、長期、短期

　　……

　　2006年： 辦公室……永久、長期、短期

　　研發(fā)部……永久、長期、短期

　　銷售部……永久、長期、短期

　　……

　　2007年： ……

　?、?保管期限―年度―機構分類法。

　　即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，再在年度下面按機構分類，這種分類方法同樣適用于內(nèi)部機構雖有變化但不復雜的立檔單位。采用此種分類方

　　法，在庫房管理時，不同保管期限分別排架，更便于檔案移交檔案進館。但每個期限應預留空架，以備以后各年檔案陸續(xù)上架，否則需要每年倒架。此方法適用于現(xiàn)行機關文件整理歸檔工作。

　　分類方案舉例如下。

　　永久：2005年辦公室、研發(fā)部、銷售部……

　　2006年辦公室、研發(fā)部、銷售部……

　　2007年……

　　長期：2005年辦公室、研發(fā)部、銷售部……

　　2006年辦公室、研發(fā)部、銷售部……

　　2007年……

　　短期：2005年辦公室、研發(fā)部、銷售部……

　　2006年辦公室、研發(fā)部、銷售部……

　　2007年……

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