2012年秘書資格五級考試復習指南(六)

　　辦公室事務和管理

　　鑒定要點與重點提示

　　一、鑒定要點

　　掌握維護責任區(qū)工作環(huán)境的基本要求;正確識別辦公場所和常用設備的隱患;掌握日常 辦公室事務的處理方法，包括郵件或文件的收發(fā)、接打電話、辦公用品的發(fā)放和管理;能夠 合理安排日常工作及上司交辦的工作;對日常辦公事務進行協(xié)調(diào);熟悉辦公用品和易耗品的 范圍和分類。

　　二、重點提示

　　1.經(jīng)常清潔整理責任區(qū)轉自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　(1)秘書要經(jīng)常清潔整理由自己負責的辦公區(qū)。

　　(2)清潔整理本人參與的公用區(qū)域。

　　2.設備、物品要放置適當、取用有序

　　(1)本人經(jīng)常使用的辦公用品和設備擺放有序，方便操作。

　　(2)公用資源擺放有序，用后歸位。

　　3.辦公環(huán)境中常見的有礙健康和安全的隱患

　　(1)地、墻、天花板、門、窗的安全。

　　(2)室內(nèi)光線、溫度、通風、噪聲、通道方面的隱患。

　　(3)辦公家具方面的隱患。

　　(4)辦公設備及操作中的隱患。

　　(5)工作中疏忽大意造成傷害的隱患。

　　(6)工作中疏忽大意造成失密的隱患。

　　(7)火災或消防中的隱患。

　　4.收、發(fā)文件或郵件的工作程序

　　(1)收文件或郵件的工作程序包括：簽收、拆封、登記、分類。

　　(2)發(fā)文件或郵件的工作程序包括：查對、檢查附件、分類、標記、檢查郵編、簽名、 登記、了解有關規(guī)章制度和寄發(fā)時間。

　　5.上司不在時，秘書處理信件或郵件的方法

　　(1)將公司和外來的信件或郵件分開，并把內(nèi)容大致記錄下來。

　　(2)主動與上司聯(lián)系，告訴上司需要親自處理的郵件或信件。

　　(3)把信件或郵件交給公司有權處理的人回復。

　　(4)把寄給上司的信件或郵件連續(xù)編號。轉自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　(5)把需要上司親自處理的信件或郵件保存下來，并在通知發(fā)件人已收到的信中告訴對 方何時可以得到回復。

　　(6)把積壓的信件或郵件分別裝入紙袋中，標上“需要××處理”的字樣。

　　6.接打電話

　　(1)處理電話留言的一般原則：簡潔、完整、準確、及時送達。

　　(2)接電話的方法

　　1)“響鈴不過三”。

　　2)有問候語。

　　3)如果來電要找的人不能接聽電話，要恰當回答。

　　4)注意接電話的語調(diào)。

　　5)做好電話記錄。

　　(3)撥打電話的方法

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