2012年秘書(shū)資格五級(jí)考試復(fù)習(xí)指南(八)

　　會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)

　　鑒定要點(diǎn)與重點(diǎn)提示

　　一、鑒定要點(diǎn)

　　掌握發(fā)送會(huì)議通知的方法及注意事項(xiàng)，能夠擬寫(xiě)帶回執(zhí)的會(huì)議通知;掌握各種會(huì)議證件 的制發(fā)和會(huì)議文件資料的發(fā)放;了解與會(huì)人員的接站、報(bào)到、簽到工作的基本內(nèi)容和程序; 做好會(huì)議的善后工作，包括安排與會(huì)人員返程、會(huì)議文件資料的清退及會(huì)議室的整理。 掌握會(huì)見(jiàn)與會(huì)談、開(kāi)放參觀準(zhǔn)備工作的內(nèi)容及活動(dòng)的基本程序;商務(wù)旅行準(zhǔn)備工作的主 要內(nèi)容。轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　熟悉會(huì)議構(gòu)成的要素;會(huì)議的種類(lèi)與作用;內(nèi)部會(huì)議室的預(yù)訂方法。

　　二、重點(diǎn)提示

　　1.發(fā)送會(huì)議通知

　　(1)發(fā)送形式：正式通知，非正式通知。

　　(2)發(fā)送內(nèi)容

　　1)預(yù)備議程、事先需準(zhǔn)備的材料或其他需讓與會(huì)者事先了解的情況。

　　2)需要回復(fù)的會(huì)議通知或預(yù)備通知中可加入明信片。

　　3)會(huì)議中使用的有關(guān)票據(jù)。

　　4)附說(shuō)明或回執(zhí)單，要求與會(huì)者告知具體的到達(dá)和返程日期，標(biāo)明交通工具及線路。

　　(3)發(fā)送會(huì)議通知的注意事項(xiàng)

　　1)明確會(huì)議通知發(fā)送對(duì)象。

　　2)落實(shí)發(fā)送的回復(fù)確認(rèn)環(huán)節(jié)。

　　3)對(duì)書(shū)面會(huì)議通知的地址、郵編要填寫(xiě)正確。

　　2.會(huì)議通知

　　(1)會(huì)議通知的主要內(nèi)容：被通知部門(mén)、人員、職務(wù)、通知事由、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地 點(diǎn)、出席對(duì)象或范圍、會(huì)議程序、議事內(nèi)容、注意事項(xiàng)、公司全稱(chēng)、通知部門(mén)、通知者姓名 和職務(wù)、通知日期。

　　(2)按正確格式擬寫(xiě)會(huì)議通知及會(huì)議回執(zhí)。

　　3.會(huì)議的各種準(zhǔn)備工作

　　(1)制作姓名卡片、會(huì)議證件的方法轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　1)內(nèi)容設(shè)計(jì)上有會(huì)議名稱(chēng)、與會(huì)者姓名、稱(chēng)呼、身份、組織名稱(chēng)。

　　2)重要的大型會(huì)議要貼本人照片，并加蓋印章。

　　(2)會(huì)議文件資料發(fā)放的基本方法

　　1)按照與會(huì)者名單，準(zhǔn)備好每人一個(gè)文件袋。

　　2)分發(fā)重要文件要編號(hào)、登記，保密文件要注明密級(jí)。

　　3)征求意見(jiàn)稿或保密文件應(yīng)附文件清退目錄。

　　4)適時(shí)適量。

　　5)內(nèi)容重要又需要事先送達(dá)與會(huì)者的文件，可派專(zhuān)人遞送或用傳真、特快專(zhuān)遞送達(dá)。

　　(3)會(huì)議所需用品和設(shè)備的準(zhǔn)備

　　1)準(zhǔn)備會(huì)議所需物品要盡量考慮全面，有備無(wú)患。

　　2)會(huì)議用品和設(shè)備的類(lèi)型分為必備用品和特殊用品。

　　(4)預(yù)訂內(nèi)部會(huì)議室的方法

　　1)要打出一定的提前量，在確定準(zhǔn)確的會(huì)期后，應(yīng)盡早預(yù)訂。

　　2)在使用的前一天，一定要再次落實(shí)。

　　3)會(huì)議室的大小、格局、設(shè)備的配備與會(huì)議的人數(shù)、性質(zhì)和類(lèi)型相匹配。

　　4)留有足夠的自由使用空間，會(huì)議之間的間隔不宜太緊。

　　5)事先查看會(huì)議議程，了解會(huì)議是否需要音像輔助設(shè)備，并事先將設(shè)備調(diào)整到最佳狀態(tài)。

　　(5)接站報(bào)到工作的主要步驟

　　1)有統(tǒng)一的指揮調(diào)度系統(tǒng)，掌握與會(huì)者到達(dá)的時(shí)間和聯(lián)系方式。

　　2)備有足夠的車(chē)輛和接待人員。

　　3)如設(shè)接待站要制作醒目的牌子或橫幅，表明“××公司接待處”的字樣;并設(shè)立引 導(dǎo)牌或標(biāo)識(shí)牌，表明報(bào)到的具體位置。

　　4)事先準(zhǔn)備好文件袋發(fā)給報(bào)到人員。

　　(6)會(huì)議簽到和引導(dǎo)工作

　　1)小型會(huì)議可由秘書(shū)逐一進(jìn)行簽到。

　　2)大型會(huì)議可用簽到卡或電子簽到機(jī)進(jìn)行簽到。

　　3)準(zhǔn)備好登記本、簽字筆等用具，必要時(shí)準(zhǔn)備好嘉賓的留言簿。

　　4)按禮儀規(guī)范引導(dǎo)與會(huì)者入場(chǎng)。

　　4.會(huì)議的善后工作

　　(1)安排與會(huì)人員返程工作

　　1)提前做好與會(huì)者車(chē)、船、飛機(jī)票的登記預(yù)訂工作。

　　2)幫助與會(huì)者提前做好返程準(zhǔn)備。

　　(2)會(huì)議文件資料清退的方法

　　1)小型內(nèi)部會(huì)議可在會(huì)議結(jié)束時(shí)請(qǐng)與會(huì)者將文件放在桌上，由文秘人員統(tǒng)一收集或由 文秘人員在會(huì)議室門(mén)口收集。

　　2)大中型會(huì)議可提前發(fā)出清退目錄，先由與會(huì)者個(gè)人清理，再統(tǒng)一交秘書(shū)處或下發(fā)收 集目錄，限時(shí)交退。

　　(3)整理會(huì)議室：將會(huì)議室整理恢復(fù)到備用狀態(tài)。

　　5.會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的準(zhǔn)備工作

　　(1)收集對(duì)方的相關(guān)資料。

　　(2)通知主方參加會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的人員。

　　(3)了解會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的時(shí)間和地點(diǎn)。

　　(4)通知對(duì)方。

　　(5)場(chǎng)所的布置及座位安排：會(huì)見(jiàn)的座次安排應(yīng)遵循“主左客右”的原則，座位通常排 成扇形或半圓形;會(huì)談的座次安排一般將談判桌排成長(zhǎng)方形，雙方各坐一邊，主方位于背門(mén) 一側(cè)或進(jìn)門(mén)后的左側(cè)，雙方主談人位于各方中央，其他人按右高左低排;多邊會(huì)談的座位可 擺成圓形或方形。

　　6.會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的基本程序

　　(1)迎接。

　　(2)致辭、贈(zèng)禮、合影。

　　(3)會(huì)見(jiàn)或會(huì)談。

　　(4)記錄。

　　(5)會(huì)見(jiàn)與會(huì)談結(jié)束。

　　7.開(kāi)放參觀活動(dòng)的內(nèi)容與準(zhǔn)備

　　(1)開(kāi)放參觀的項(xiàng)目

　　1)展覽室。

　　2)生產(chǎn)設(shè)備。

　　3)廠區(qū)環(huán)境。

　　4)員工的教育與培訓(xùn)設(shè)施。

　　5)服務(wù)、娛樂(lè)、福利、衛(wèi)生等設(shè)施。

　　(2)開(kāi)放參觀活動(dòng)的操作流程

　　準(zhǔn)備宣傳小冊(cè)子一放映視聽(tīng)材料一觀看模型一引導(dǎo)觀摩實(shí)物一中途休息服務(wù)一贈(zèng)送紀(jì)念 品一征求意見(jiàn)。

　　(3)準(zhǔn)備工作的內(nèi)容

　　1)寄發(fā)請(qǐng)柬。

　　2)準(zhǔn)備休息服務(wù)處。

　　3)準(zhǔn)備介紹材料。

　　4)準(zhǔn)備特殊的參觀用品。

　　5)準(zhǔn)備茶水飲料。

　　6)準(zhǔn)備禮品和紀(jì)念品。

　　(4)接待工作的內(nèi)容

　　1)熱情接待、引導(dǎo)。

　　2)認(rèn)真解說(shuō)。

　　3)為來(lái)賓做好向?qū)А?/P>

　　4)做好餐飲服務(wù)工作。

　　5)耐心解答來(lái)賓提出的問(wèn)題。

　　6)做好歡送工作。

　　8.商務(wù)旅行的準(zhǔn)備工作

　　(1)訂車(chē)票、機(jī)票：通常采用電話或傳真的方式訂票。

　　(2)預(yù)訂房間。

　　(3)準(zhǔn)備必要的文件資料及上司隨身攜帶的物品。

　　(4)預(yù)支差旅費(fèi)。

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