2012年秘書資格五級考試復習指南(八)

　　會議與商務活動

　　鑒定要點與重點提示

　　一、鑒定要點

　　掌握發(fā)送會議通知的方法及注意事項，能夠擬寫帶回執(zhí)的會議通知;掌握各種會議證件 的制發(fā)和會議文件資料的發(fā)放;了解與會人員的接站、報到、簽到工作的基本內容和程序; 做好會議的善后工作，包括安排與會人員返程、會議文件資料的清退及會議室的整理。 掌握會見與會談、開放參觀準備工作的內容及活動的基本程序;商務旅行準備工作的主 要內容。轉自環(huán) 球 網 校edu24ol.com

　　熟悉會議構成的要素;會議的種類與作用;內部會議室的預訂方法。

　　二、重點提示

　　1.發(fā)送會議通知

　　(1)發(fā)送形式：正式通知，非正式通知。

　　(2)發(fā)送內容

　　1)預備議程、事先需準備的材料或其他需讓與會者事先了解的情況。

　　2)需要回復的會議通知或預備通知中可加入明信片。

　　3)會議中使用的有關票據。

　　4)附說明或回執(zhí)單，要求與會者告知具體的到達和返程日期，標明交通工具及線路。

　　(3)發(fā)送會議通知的注意事項

　　1)明確會議通知發(fā)送對象。

　　2)落實發(fā)送的回復確認環(huán)節(jié)。

　　3)對書面會議通知的地址、郵編要填寫正確。

　　2.會議通知

　　(1)會議通知的主要內容：被通知部門、人員、職務、通知事由、會議時間、會議地 點、出席對象或范圍、會議程序、議事內容、注意事項、公司全稱、通知部門、通知者姓名 和職務、通知日期。

　　(2)按正確格式擬寫會議通知及會議回執(zhí)。

　　3.會議的各種準備工作

　　(1)制作姓名卡片、會議證件的方法轉自環(huán) 球 網 校edu24ol.com

　　1)內容設計上有會議名稱、與會者姓名、稱呼、身份、組織名稱。

　　2)重要的大型會議要貼本人照片，并加蓋印章。

　　(2)會議文件資料發(fā)放的基本方法

　　1)按照與會者名單，準備好每人一個文件袋。

　　2)分發(fā)重要文件要編號、登記，保密文件要注明密級。

　　3)征求意見稿或保密文件應附文件清退目錄。

　　4)適時適量。

　　5)內容重要又需要事先送達與會者的文件，可派專人遞送或用傳真、特快專遞送達。

　　(3)會議所需用品和設備的準備

　　1)準備會議所需物品要盡量考慮全面，有備無患。

　　2)會議用品和設備的類型分為必備用品和特殊用品。

　　(4)預訂內部會議室的方法

　　1)要打出一定的提前量，在確定準確的會期后，應盡早預訂。

　　2)在使用的前一天，一定要再次落實。

　　3)會議室的大小、格局、設備的配備與會議的人數、性質和類型相匹配。

　　4)留有足夠的自由使用空間，會議之間的間隔不宜太緊。

　　5)事先查看會議議程，了解會議是否需要音像輔助設備，并事先將設備調整到最佳狀態(tài)。

　　(5)接站報到工作的主要步驟

　　1)有統(tǒng)一的指揮調度系統(tǒng)，掌握與會者到達的時間和聯(lián)系方式。

　　2)備有足夠的車輛和接待人員。

　　3)如設接待站要制作醒目的牌子或橫幅，表明“××公司接待處”的字樣;并設立引 導牌或標識牌，表明報到的具體位置。

　　4)事先準備好文件袋發(fā)給報到人員。

　　(6)會議簽到和引導工作

　　1)小型會議可由秘書逐一進行簽到。

　　2)大型會議可用簽到卡或電子簽到機進行簽到。

　　3)準備好登記本、簽字筆等用具，必要時準備好嘉賓的留言簿。

　　4)按禮儀規(guī)范引導與會者入場。

　　4.會議的善后工作

　　(1)安排與會人員返程工作

　　1)提前做好與會者車、船、飛機票的登記預訂工作。

　　2)幫助與會者提前做好返程準備。

　　(2)會議文件資料清退的方法

　　1)小型內部會議可在會議結束時請與會者將文件放在桌上，由文秘人員統(tǒng)一收集或由 文秘人員在會議室門口收集。

　　2)大中型會議可提前發(fā)出清退目錄，先由與會者個人清理，再統(tǒng)一交秘書處或下發(fā)收 集目錄，限時交退。

　　(3)整理會議室：將會議室整理恢復到備用狀態(tài)。

　　5.會見與會談的準備工作

　　(1)收集對方的相關資料。

　　(2)通知主方參加會見與會談的人員。

　　(3)了解會見與會談的時間和地點。

　　(4)通知對方。

　　(5)場所的布置及座位安排：會見的座次安排應遵循“主左客右”的原則，座位通常排 成扇形或半圓形;會談的座次安排一般將談判桌排成長方形，雙方各坐一邊，主方位于背門 一側或進門后的左側，雙方主談人位于各方中央，其他人按右高左低排;多邊會談的座位可 擺成圓形或方形。

　　6.會見與會談的基本程序

　　(1)迎接。

　　(2)致辭、贈禮、合影。

　　(3)會見或會談。

　　(4)記錄。

　　(5)會見與會談結束。

　　7.開放參觀活動的內容與準備

　　(1)開放參觀的項目

　　1)展覽室。

　　2)生產設備。

　　3)廠區(qū)環(huán)境。

　　4)員工的教育與培訓設施。

　　5)服務、娛樂、福利、衛(wèi)生等設施。

　　(2)開放參觀活動的操作流程

　　準備宣傳小冊子一放映視聽材料一觀看模型一引導觀摩實物一中途休息服務一贈送紀念 品一征求意見。

　　(3)準備工作的內容

　　1)寄發(fā)請柬。

　　2)準備休息服務處。

　　3)準備介紹材料。

　　4)準備特殊的參觀用品。

　　5)準備茶水飲料。

　　6)準備禮品和紀念品。

　　(4)接待工作的內容

　　1)熱情接待、引導。

　　2)認真解說。

　　3)為來賓做好向導。

　　4)做好餐飲服務工作。

　　5)耐心解答來賓提出的問題。

　　6)做好歡送工作。

　　8.商務旅行的準備工作

　　(1)訂車票、機票：通常采用電話或傳真的方式訂票。

　　(2)預訂房間。

　　(3)準備必要的文件資料及上司隨身攜帶的物品。

　　(4)預支差旅費。

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