秘書職場心得技巧：對會議記錄者的要求

　　許多傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為會議記錄者是會議中最“簡單”的角色，其實(shí)這種觀點(diǎn)已然落后了許多。會議記錄者在現(xiàn)代會議中是僅次于會議主持人的一個(gè)重要角色。因?yàn)?，一名好的會議記錄者可以增進(jìn)議事效率，而一名不好的會議記錄者不僅徒增誤會，還浪費(fèi)時(shí)間;一名稱職的會議記錄者不僅能仔細(xì)傾聽發(fā)言，而且能準(zhǔn)確陳述聽到的內(nèi)容，同時(shí)記錄好幾項(xiàng)發(fā)言而不失誤。

　　一、對會議記錄者的基本要求

　　(一)反應(yīng)快。對于大家提到的問題，能夠迅速反應(yīng)。

　　(二)寫字快。做會議記錄，寫字速度當(dāng)然有一定要求。

　　(三)知識面廣。在做會議記錄時(shí)，經(jīng)常會聽到一些專業(yè)術(shù)語，沒有相對廣的知識面，對這些專業(yè)術(shù)語，你可能既聽不懂，也不會寫。這屬于一個(gè)會議記錄者的硬件能力。

　　(四)記憶力特別強(qiáng)。會議記錄者要能記住發(fā)言者所說事情的前因后果，遇到一個(gè)很復(fù)雜又冗長的問題時(shí)，更需要超強(qiáng)的記憶力，否則，很可能記到最后已經(jīng)不知發(fā)言者所云了。

　　二、對會議記錄的 10大建議

　　重要的會議應(yīng)錄音下來，從而使整理會議記錄時(shí)有依據(jù)。

　　除非有必要，定期召開的會議通常不用錄音。因花費(fèi)時(shí)間記下的詳細(xì)發(fā)言內(nèi)容，可能毫無用武之地。

　　大多數(shù)會議都能指定一個(gè)會議記錄者。主席最好不要兼任此項(xiàng)工作。此外，會議記錄者最好由與會者輪流擔(dān)任。

　　會議記錄者的筆記最好要流暢，易于了解，同時(shí)不失真。筆記最好用電腦打出來，方便參閱。

　　會議記錄者的責(zé)任還包括：

　　要及時(shí)指出令人困惑的發(fā)言，請?jiān)摪l(fā)言人解釋清楚。

　　適時(shí)做總結(jié)，協(xié)助討論進(jìn)行。

　　向與會者確認(rèn)各議案的排序是否無誤。

　　會議記錄內(nèi)容包含：

　　討論過程中所達(dá)成的各種共識(要不厭其煩地向與會者確認(rèn)每個(gè)結(jié)論都無誤)

　　有哪些證據(jù)支持次議案的通過，及反對意見如何

　　分派工作的詳細(xì)情形及完成日期。

　　會議結(jié)束后重新整理所記錄的內(nèi)容，盡可能維持在一頁的長度。

　　會議記錄應(yīng)有組織地整理如下：

　　標(biāo)題，會議目標(biāo)，主席名字，缺席及出席人名單應(yīng)列在會議記錄起頭處。

　　使用列點(diǎn)或簡短的一段文字，名數(shù)與會者重點(diǎn)

　　工作分派情形及完成日期記錄無誤。

　　通過此決議的評估標(biāo)準(zhǔn)(如有必要)。

　　會議記錄者應(yīng)與主席共同修正會議記錄者錯(cuò)誤的部分。

　　將此份會議記錄發(fā)送給與會者。

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