秘書資格三級考試考前精品復習資料：會議管理

　　主講內容：會議管理(一)

　　本章提示：本章主要闡述了三級秘書應掌握的會務管理技巧、諸如會前擬定會議籌備方案和應急方案，檢查、審核會議狀況并及時與領導溝通;會中對會議進展，經費使用的監(jiān)督及對突發(fā)事件的處理;會后對會議的評估與總結等。

　　第一節(jié) 會前籌備

　　學習目標：通過對本章的學習，三級秘書需要了解各種會議籌備方案和應急方案的內容、擬定要求和基本程序，了解會務籌備情況檢查方式和程序，具備與領導溝通會議有關事項的基本能力。

　　一、會議籌備方案的擬訂

　　(一) 相關知識轉自環(huán) 球 網 校edu24ol.com

　　1. 會議籌備方案的內容

　　(1) 確定會議的主題與議題

　　會議的主題是指關于會議要研究的問題、要達到的目的。

　　(4) 確定會議的時間和地點

　　會議時間包括實際進行時間和會議過程中的體會時間。會議的最佳時間要考慮主要領導是否能出席而定，確定會議的長短

　　會議地點選擇的重點是會場大小適中、地點適中。環(huán)境適中。交通方便，會議設施齊全

　　(5)確定會議所需的設備和工具

　　(6)確定會議文件的范圍并做好文件的印制工作

　　(7)確定會議代表的組成

　　(8)確定會議的經費預算

　　(9)確定會議住宿和餐飲安排

　　(10)確定會議的籌備機構，大型會議需要確定籌備機構與人員分工

　　例：秘書人員應根據(jù)會議籌備方案的內容，做好會前的()

　　A.分工協(xié)作

　　B.統(tǒng)籌協(xié)調

　　C.統(tǒng)一匯報

　　D.綜合檢查

　　答案：ABD會議籌備方案的作用

　　(1) 確保會議的周密組織

　　(2) 確保會議服務質量和溝通協(xié)調到位

　　(3) 確保領導意圖得以貫徹執(zhí)行。電話會議及視頻會議

　　(1) 電話會議

　　電話會議是利用程控電話的“會議電話”功能召集不同地方的人員舉行會議。

　　1) 電話會議的交流的特點

　　A. 電話會議方便靈活準備時間短，回復迅速，是電子通信會議中花費最少的。

　　B. 電話會議缺少身體語言，難以進行互動交流，而且缺少文本，難以傳遞大量細節(jié)信息。

　　C. 為了提高電話會議的效率可以搭配使用其他通信方式，增進信息的傳輸與交流。

　　D. 電話會議適用于分公司不遠、規(guī)模不大的企業(yè)

　　2) 電話會議信息工作的要求

　　A. 準確發(fā)出開會信息

　　B. 認真分發(fā)會議書面信息材料

　　C. 合理安排會場信息傳輸設備

　　D. 按時接通電話

　　E. 互相通報出席情況。

　　F. 做好會議記錄。(用錄音電話系統(tǒng)記錄會議信息)

　　(2) 視頻會議

　　視頻會議是利用通信網絡傳遞圖像和聲音信號的一種現(xiàn)代化會議方式。適用于布置重要工作、宣布重大決定

　　1) 視頻會議的特點(視頻會議屬于同步會議)

　　A. 實現(xiàn)了聲音和圖像同時傳遞

　　B. 打破了空間的限制

　　C. 節(jié)省時間、費用。

　　D. 交流效果較好

　　E. 視頻會議局限，準備時間較長，投入成本高，交流不夠深入廣泛

　　2) 視頻會議信息工作的要求

　　A. 發(fā)出開會信息

　　B. 分發(fā)文件信息資料

　　C. 布置會場

　　D. 設置與檢查會場信息傳輸設備

　　E. 做好會議信息準備

　　F. 采用先集中后分散的形式。

　　G. 匯總情況信息遠程會議籌備方案的特點

　　(1) 遠程會議具有節(jié)省時間和金錢，與電話服務機構商定使用錄音的形式做永久記錄，交流更加直接與簡短的優(yōu)點。

　　(2) 遠程會議籌備方案擬定時，應先預先了解提供電信會議服務公司的服務要求，并提前將開會內容告知電信公司。

　　(3) 會議材料‘程序必須盡量寄給與會人員

　　(4) 要有專人負責檢查遠程會議設備

　　例：1.現(xiàn)代化遠程會議是建立在高科技的基礎上的。 ()現(xiàn)代化遠程會議可以使傳統(tǒng)的會議記錄方式不復存在。()遠程會議實現(xiàn)了()進行會議的交流和溝通。

　　A.異時

　　B.異種

　　C.異地

　　D.異向

　　E.異常

　　答案：AC

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