2013年三級秘書資格考試講解：操作實務

　　一般：(1)看秘書的著裝，看是否著職業(yè)裝(2)辦公桌是否整潔、信函要分類放置(3)在打電話時，注意：①電話要在鈴響三聲內接電話②要用禮貌用語，如您好等?③上班時間不得占用電話聊天(4)保密：①不能對好朋友泄密②不能為了炫耀，泄密③不能因為老板炒你，賭氣泄密。

　　(一)關于商務活動中的簽字儀式

　　注意：迎客：秘書在大門口迎接，領導在會議室等待迎接;客人應坐在右邊;簽字廳應整潔干凈;簽字桌應為長桌，桌布應為綠色;實現應準備好簽字用具：如合同文本、簽字筆、吸墨器等;桌上要擺放雙方國旗;入座座位，助簽人應在主簽人的后面;其他隨從人員的位置要注意;合同第一次交換由助簽人完成，第二次交換由簽字人完成;到最后要照相留念，注意站的位置;共飲香檳酒互相慶祝;最后談話要注意：不談政治、宗教;不問婚否;身子預言：注意OK在不同國家的意思不同。

　　(二)宴請

　　注意：場地的選擇;點菜時要注意對方有無忌口;迎客的方式;入座的順序;關于在宴請的過程中出現的一些聊天注意事項;可能涉及到招標書的準備工作和投標，注意其日期;秘書要為上司準備好信息資料;電話保密工作;會議通知包括哪些內容;管理上司日志時，若上司日志發(fā)生變化，則應當先調整上司日志，再調整自己的日志，然后提醒上司日志已變化，最后通知對方，并致歉。

　　(三)有關商務旅行

　　注意：做好出行前的準備，擬定出訪方案;包括意圖和目的，出訪時間、地點和路線，費用情況和簡單要求等。準備好后要想上司匯報。召開全體出訪人員預備會，給上司提醒。

　　(四)有關溝通：可能員工家屬來鬧事

　　秘書有無做到換位思考;耐心傾聽;秘書有無做到日常接待，如倒水等;如果對方著急，秘書不可以急，應該有耐心;秘書在接待過程中要注意保密工作;與對方說話時，不能出現有“讓我告訴你……的電話和地址”，即在未經領導的授權下，不能說出領導的電話和地址。對方提出一些要求，秘書要向上級請示;若上級正在開會或接待他人，秘書不能直接進去向領導說，而應寫成便條形式，把領導叫出來匯報。領導在未吱聲的情況下，秘書不應該說出該如何如何決定。