2013年四級秘書考前夯實(shí)筆記:辦公室事務(wù)與管理-2

　　11.如果財(cái)務(wù)信息失密，會(huì)影響企業(yè)的股票價(jià)格，也會(huì)影響銀行給企業(yè)的貸款。企業(yè)長期積累的客戶信息失密，不僅失去老客戶，失去大宗業(yè)務(wù)和合同，而且還會(huì)失去信譽(yù)P248上

　　12.有關(guān)國家秘密及密級要遵照《國家秘密及密級具體范圍的規(guī)定》：規(guī)定有3級：秘密、機(jī)密、絕密;有關(guān)國家密密的保密期限要遵照《國家秘密保密期限的規(guī)定》：保密期限有3種：短期(1―15年)、長期(16―50年)、永久

　　13.值班人員應(yīng)做好3項(xiàng)記錄：電話記錄、接待記錄、值班日記(主要對外來的信函、電報(bào)、反映情況、外來的電話等，進(jìn)行認(rèn)真登記)P249

　　14.值班表的編制：通常包括以下項(xiàng)目：值班人員姓名、帶班人姓名、替班人員姓名P249

　　15.值班表常用在：為某項(xiàng)任務(wù)的值班辦公室，還需要標(biāo)明值班地點(diǎn)和值班的具體任務(wù)P249中下

　　16.值班人員在值班工作中，可能有時(shí)接受、傳達(dá)上級機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的指示，可能處理內(nèi)部的突發(fā)性事件，要完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的事項(xiàng)。P249下

　　17.大型企業(yè)設(shè)有專門的值班室，并有完善的值班管理制度。要加強(qiáng)值班管理，最重要的是落實(shí)崗位責(zé)任制度。P250上

　　18.以支付本市交通費(fèi)、郵資、接待用茶點(diǎn)費(fèi)、停車費(fèi)和添置少量的辦公用品等，企業(yè)辦公室常設(shè)立一筆零用錢或稱作備用金，這同時(shí)也是一筆周轉(zhuǎn)使用的現(xiàn)金

　　19.秘書要認(rèn)真核對領(lǐng)取者提交的發(fā)票等證據(jù)上的用途、內(nèi)容、金額是否與零用現(xiàn)金憑單上填寫的完全一致P251上

　　20.上司出差，商務(wù)費(fèi)用報(bào)銷的步驟：

　　秘書首先要了解公司有關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)銷的相關(guān)規(guī)定，上司出差到外地開會(huì)的交通費(fèi)不能從零用現(xiàn)金中支付。通常的工作步驟：①申請人提交費(fèi)用申請報(bào)告或填寫費(fèi)用申請表，詳細(xì)說明需要經(jīng)費(fèi)的人員、時(shí)間、用途、金額等，并親自簽字②該報(bào)告活該表必須經(jīng)過組織確定的授權(quán)人審核同意③一種情況是將獲得批準(zhǔn)的費(fèi)用申請報(bào)告或費(fèi)用申請表題教財(cái)務(wù)部門，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金貸款;一種情況是先有申請人墊付，完成商務(wù)工作。④在商務(wù)工作中，無論是使用支票，還是使用現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ将@取相應(yīng)的發(fā)票，其內(nèi)容中填寫的時(shí)間、項(xiàng)目、費(fèi)用等應(yīng)與使用者實(shí)際用途相符⑤商務(wù)工作結(jié)束，申請者應(yīng)將發(fā)票附在“出差報(bào)銷單”(附樣例)后面，并親自簽字，提交出納部門，由出納部門把先前領(lǐng)取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況進(jìn)行結(jié)算。如果是先由申請人墊付的，在提交票據(jù)和“報(bào)銷憑單”后，方可返還現(xiàn)金⑥如果在事實(shí)上務(wù)工作中，計(jì)劃的費(fèi)用不夠，需要超出時(shí)，應(yīng)提前向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，否則需自付(P251)