2013二級秘書辦工事務和管理筆記:辦公室的工作程序

　　一、文件收發(fā)工作

　　1. 收文

　　(1) 收到各類文件、信函等，及時簽收、登記;

　　(2) 呈院領(lǐng)導批閱;

　　(3) 根據(jù)領(lǐng)導批示轉(zhuǎn)有關(guān)部門傳閱、處理;

　　(4) 將文件原文存檔;

　　(5) 年終將文件按類歸檔并裝訂成冊。

　　2. 發(fā)文

　　(1) 以成教院名義對外行文、發(fā)函須經(jīng)辦公室審核;

　　(2) 辦公室將文件呈主管院長審定并簽發(fā);

　　(3) 辦公室統(tǒng)一編發(fā)文號、打印、發(fā)放;

　　(4) 年終將發(fā)文存檔并裝訂成冊。

　　二、印章管理工作

　　1. 學院印章由專人負責管理。印章專管人員必須按照有關(guān)規(guī)定嚴肅用印，印章原則上不得帶出辦公室，印章專管人員調(diào)離時，應在有關(guān)領(lǐng)導主持下履行印章交接手續(xù);

　　2. 凡以學院名義行文、發(fā)函、出具證明，必須由主管領(lǐng)導簽發(fā)，底稿留辦公室存檔;

　　3. 各部門使用學院印章必須履行登記手續(xù);

　　4. 學生學歷證明、出國手續(xù)等重要證明用印，必須由學生主管部門專人負責簽字辦理，個人辦理概不接待。

　　三、接待工作

　　1. 凡上級部門、兄弟院校及其它有關(guān)單位來訪，由辦公室負責接待;

　　2. 各函授站及其它相關(guān)部門來訪，視其來訪內(nèi)容，由相關(guān)部門負責接待;

　　3. 外地客人需在學校住宿的，由辦公室聯(lián)系安排住宿。住宿費用原則上由客人自理。

　　四、辦公設備采購、使用、報廢工作

　　1. 學期初，辦公室根據(jù)各部門對辦公用品的實際需求，報請主管院長批準，統(tǒng)一購置、配備;

　　2. 購置固定資產(chǎn)須經(jīng)院辦公會議研究、批準，由院辦公室統(tǒng)一采購，并辦理有關(guān)固定資產(chǎn)入庫手續(xù);

　　3. 各部門的辦公設備不得私自轉(zhuǎn)借、變賣或私自轉(zhuǎn)移;

　　4. 各部門因特殊工作需購置辦公用品，須報請主管院長批準，由辦公室統(tǒng)一購置;

　　5. 報廢固定資產(chǎn)須報請主管院長同意，經(jīng)院辦公會議決定，

　　由院辦公室統(tǒng)一辦理報廢手續(xù)。

　　五、督辦工作

　　1. 學期初，根據(jù)學校和學院工作安排，制定學期工作計劃，上報學校，下發(fā)至院各部門;

　　2. 在計劃執(zhí)行過程中，根據(jù)院領(lǐng)導指示和實際工作情況，調(diào)整工作計劃內(nèi)容;

　　3. 協(xié)調(diào)各部門工作，檢查、督促各部門執(zhí)行計劃;

　　4. 學期末，配合主管院長檢查、督辦各部門計劃執(zhí)行情況;

　　5. 形成學期工作總結(jié)，上報學校，通報學院各部門。

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