2014年秘書三級考試重要筆記:會見與會談的準(zhǔn)備工作

　　會議的善后工作

　　(1)安排與會人員返程工作

　　1)提前做好與會者車、船、飛機(jī)票的登記預(yù)訂工作。

　　2)幫助與會者提前做好返程準(zhǔn)備。

　　(2)會議文件資料清退的方法

　　1)小型內(nèi)部會議可在會議結(jié)束時請與會者將文件放在桌上，由文秘人員統(tǒng)一收集或由文秘人員在會議室門口收集。

　　2)大中型會議可提前發(fā)出清退目錄，先由與會者個人清理，再統(tǒng)一交秘書處或下發(fā)收集目錄，限時交退。

　　(3)整理會議室：將會議室整理恢復(fù)到備用狀態(tài)。

　　會見與會談的準(zhǔn)備工作

　　(1)收集對方的相關(guān)資料。

　　(2)通知主方參加會見與會談的人員。

　　(3)了解會見與會談的時間和地點。

　　(4)通知對方。

　　(5)場所的布置及座位安排：會見的座次安排應(yīng)遵循“主左客右”的原則，座位通常排成扇形或半圓形;會談的座次安排一般將談判桌排成長方形，雙方各坐一邊，主方位于背門 一側(cè)或進(jìn)門后的左側(cè)，雙方主談人位于各方中央，其他人按右高左低排;多邊會談的座位可擺成圓形或方形。

　　會見與會談的基本程序

　　(1)迎接。

　　(2)致辭、贈禮、合影。

　　(3)會見或會談。

　　(4)記錄。

　　(5)會見與會談結(jié)束。

　　開放參觀活動的內(nèi)容與準(zhǔn)備

　　(1)開放參觀的項目

　　1)展覽室。

　　2)生產(chǎn)設(shè)備。

　　3)廠區(qū)環(huán)境。

　　4)員工的教育與培訓(xùn)設(shè)施。

　　5)服務(wù)、娛樂、福利、衛(wèi)生等設(shè)施。

　　(2)開放參觀活動的操作流程

　　準(zhǔn)備宣傳小冊子一放映視聽材料一觀看模型一引導(dǎo)觀摩實物一中途休息服務(wù)一贈送紀(jì)念 品一征求意見。

　　(3)準(zhǔn)備工作的內(nèi)容

　　1)寄發(fā)請柬。

　　2)準(zhǔn)備休息服務(wù)處。

　　3)準(zhǔn)備介紹材料。

　　4)準(zhǔn)備特殊的參觀用品。

　　5)準(zhǔn)備茶水飲料。

　　6)準(zhǔn)備禮品和紀(jì)念品。

　　(4)接待工作的內(nèi)容

　　1)熱情接待、引導(dǎo)。

　　2)認(rèn)真解說。

　　3)為來賓做好向?qū)А?/P>

　　4)做好餐飲服務(wù)工作。

　　5)耐心解答來賓提出的問題。

　　6)做好歡送工作。

　　商務(wù)旅行的準(zhǔn)備工作

　　(1)訂車票、機(jī)票：通常采用電話或傳真的方式訂票。

　　(2)預(yù)訂房間。

　　(3)準(zhǔn)備必要的文件資料及上司隨身攜帶的物品。

　　(4)預(yù)支差旅費。