2014年秘書三級(jí)考試重要筆記:會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的準(zhǔn)備工作

　　會(huì)議的善后工作

　　(1)安排與會(huì)人員返程工作

　　1)提前做好與會(huì)者車、船、飛機(jī)票的登記預(yù)訂工作。

　　2)幫助與會(huì)者提前做好返程準(zhǔn)備。

　　(2)會(huì)議文件資料清退的方法

　　1)小型內(nèi)部會(huì)議可在會(huì)議結(jié)束時(shí)請(qǐng)與會(huì)者將文件放在桌上，由文秘人員統(tǒng)一收集或由文秘人員在會(huì)議室門口收集。

　　2)大中型會(huì)議可提前發(fā)出清退目錄，先由與會(huì)者個(gè)人清理，再統(tǒng)一交秘書處或下發(fā)收集目錄，限時(shí)交退。

　　(3)整理會(huì)議室：將會(huì)議室整理恢復(fù)到備用狀態(tài)。

　　會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的準(zhǔn)備工作

　　(1)收集對(duì)方的相關(guān)資料。

　　(2)通知主方參加會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的人員。

　　(3)了解會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的時(shí)間和地點(diǎn)。

　　(4)通知對(duì)方。

　　(5)場(chǎng)所的布置及座位安排：會(huì)見(jiàn)的座次安排應(yīng)遵循“主左客右”的原則，座位通常排成扇形或半圓形;會(huì)談的座次安排一般將談判桌排成長(zhǎng)方形，雙方各坐一邊，主方位于背門 一側(cè)或進(jìn)門后的左側(cè)，雙方主談人位于各方中央，其他人按右高左低排;多邊會(huì)談的座位可擺成圓形或方形。

　　會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的基本程序

　　(1)迎接。

　　(2)致辭、贈(zèng)禮、合影。

　　(3)會(huì)見(jiàn)或會(huì)談。

　　(4)記錄。

　　(5)會(huì)見(jiàn)與會(huì)談結(jié)束。

　　開(kāi)放參觀活動(dòng)的內(nèi)容與準(zhǔn)備

　　(1)開(kāi)放參觀的項(xiàng)目

　　1)展覽室。

　　2)生產(chǎn)設(shè)備。

　　3)廠區(qū)環(huán)境。

　　4)員工的教育與培訓(xùn)設(shè)施。

　　5)服務(wù)、娛樂(lè)、福利、衛(wèi)生等設(shè)施。

　　(2)開(kāi)放參觀活動(dòng)的操作流程

　　準(zhǔn)備宣傳小冊(cè)子一放映視聽(tīng)材料一觀看模型一引導(dǎo)觀摩實(shí)物一中途休息服務(wù)一贈(zèng)送紀(jì)念 品一征求意見(jiàn)。

　　(3)準(zhǔn)備工作的內(nèi)容

　　1)寄發(fā)請(qǐng)柬。

　　2)準(zhǔn)備休息服務(wù)處。

　　3)準(zhǔn)備介紹材料。

　　4)準(zhǔn)備特殊的參觀用品。

　　5)準(zhǔn)備茶水飲料。

　　6)準(zhǔn)備禮品和紀(jì)念品。

　　(4)接待工作的內(nèi)容

　　1)熱情接待、引導(dǎo)。

　　2)認(rèn)真解說(shuō)。

　　3)為來(lái)賓做好向?qū)А?/P>

　　4)做好餐飲服務(wù)工作。

　　5)耐心解答來(lái)賓提出的問(wèn)題。

　　6)做好歡送工作。

　　商務(wù)旅行的準(zhǔn)備工作

　　(1)訂車票、機(jī)票：通常采用電話或傳真的方式訂票。

　　(2)預(yù)訂房間。

　　(3)準(zhǔn)備必要的文件資料及上司隨身攜帶的物品。

　　(4)預(yù)支差旅費(fèi)。