2014年秘書資格三級復習筆記:會前籌備

　　第一章第一節(jié)會前籌備

　　一 、會議方案的擬訂

　　(一)會議籌備方案的概述:1.會議籌備方案的內容:會議籌備方案包括如下幾個組成部分:

　　(1)確定會議的主題與議題。

　　(2)確定會議的名稱。

　　(3)確定會議和議程。

　　(4)確定會議的時間性和地點。

　　(5)確定會議所需設備和工具，要滿足會議的需要

　　(6)確定會議文件的范圍，并做好文件的印制或復制工作。

　　(7)確定會議與會代表的組成。

　　(8)確定會議經費預算。

　　(9)確定會議住宿和餐飲安排。

　　(10)確定會議的籌備機構，大型會議需要確定籌備機構與人員分工。

　　2.會議籌備方案的作用:(1)確保會議的周密組織(2)確保會議服務質量和溝通協(xié)調到位;(3)確保會議領導的意圖得以貫徹執(zhí)行

　　3.電話會議及視頻會議

　　(1)電話會議交流信息的特點

　　1)電話會議:①方便靈活，準備時間短，回復迅速。②缺少身體語言，難以進行互動交流;缺少文本，難以傳遞大量細節(jié)信息。

　　③為了提高電話會議的效率，增進信息與交流，可搭配使用其他通信方式(如傳真、電子郵件)。

　　2)電話會議信息工作要的要求:電話會議要按照一定的工作程序和工作要點進行，具體要求如下：1準確發(fā)出開會信息;2認真分發(fā)會議書面信息材料;3合理安排會場信息傳輸設備;4按時接通電話;5互相能報出席情況;6做好會議記錄。

　　(2)視頻會議

　　1)視頻會議的特點:①聲音和圖像同時傳送。②不受空間的限制。③節(jié)省時間、費用。

　?、芙涣餍Ч^好。⑤視頻會議的交流不夠深入廣泛。

　　2)視頻會議信息工作的要求

　　由于視頻會議效率高，投入也大，因此必須高標準、嚴要求，踏踏實實做好會務工作。

　　具體要求有：1 發(fā)出開會信息;2分發(fā)文件信息資料;3布置會場;4置與檢查會場信息傳輸設備;5做好會議準備;6采用行集中后分散的形式;7匯總情況信息。

　　4.遠程會議籌備方案的優(yōu)點:遠程會議具有節(jié)省時間和金錢、與電話服務機構商定使用錄音帶的形式做永久記錄、交流更加直接與簡短的優(yōu)點。

　　5.會務機構分工的要求

　　會務機構分工主要指定會議組織部門和人員落實。會務機構的各部門需明確各息的任務和要求。具體要求如下：(1)要根據(jù)會議的規(guī)模和類型組織人員隊伍。(2)會務機構要分工明確、責任到人。(3)加強協(xié)調，定期溝通。

　　(二)會議籌備方案和制定程序會議籌備方案的制定程序為：組建會議籌備委員會 分成籌備小組 形成籌備方案 領導審核方案。

　　二、會務籌備概述

　　(一)會務籌備概述

　　1.會務籌備情況檢查的主要內容:(1)會議準備是否充分;(2)會議期間能否排除各種干擾;(3)環(huán)境條件與用品準備(4)文件材料的準備情況;(5)會場布置情況的檢查;(6)會議保衛(wèi)工作的檢查;(7)檢查的其他內容

　　2.會務籌備情況檢查結果的形式:務籌備情部的檢查結果可以通過三種形式向領導或會議工作人員匯報。第一，書面形式;第二，口頭形式;第三，協(xié)調會形式。

?2014年招生簡章 下半年成績查詢入口