2014年秘書(shū)資格二級(jí)輔導(dǎo)資料:檔案的檢索規(guī)則

　　檔案的檢索規(guī)則

　　一、編制索引的基本規(guī)則

　　公司的事務(wù)不同，產(chǎn)生和收到的文件也是不同的，內(nèi)容千差萬(wàn)別，但對(duì)這些內(nèi)容迥異的文件編制索引，最重要的規(guī)則是一致性一對(duì)文件一視同仁，用同樣的態(tài)度和方法對(duì)待每一份資料。

　　二、編制索引的常用方法

　　我們可以按個(gè)人的名稱編制索引，也可以按企業(yè)的名稱編制索引，還可以按政府或政治派別編制索引。無(wú)論采用哪種方法，都要注意一條相同的原則：確定一個(gè)最重要的分類標(biāo)準(zhǔn)，并把它作為一個(gè)根本劃分依據(jù)。

　　(一)按個(gè)人姓名編制索引

　　人名索引是揭示檔案中所涉及的人物并指明檔案出處的檢索工具。利用者借助人名索引，可以查到記載某一人物的材料。

　　在姓名中，姓是最重要的部分，名字可以看成是第二重要的部分。如果某個(gè)名人有綽號(hào)，對(duì)待這個(gè)綽號(hào)也要遵循這一原則。有一些不能放在姓名后面的、由幾個(gè)重要部分組成的頭銜，在編制索引時(shí)，要按頭銜組成部分的順序排列。一般的頭銜和級(jí)別都不歸檔，除非是證明身份或區(qū)別性別，或表明婚姻狀況或數(shù)字順序方面必不可少的頭銜和級(jí)別。

　　(二)按企事業(yè)單位名稱編制索引

　　我們?cè)诰幹破笫聵I(yè)單位名稱索引時(shí)，除了要遵守上述這些規(guī)則，還要注意：

　　1.在編制那些含有方位詞做重要成分的名稱索引時(shí)，例如，Northw。sternLife Insurance Company，在歸檔時(shí)每個(gè)方位詞都要分開(kāi)，即 North作為第一部分，Western作為第二部分。

　　2.用于廣播電臺(tái)、電視臺(tái)的名稱，單個(gè)字母也要分開(kāi)，處理成獨(dú)立的部分。在有些公司的名稱中包含一部分以數(shù)字形式出現(xiàn)的代號(hào)，這樣的名稱在歸檔時(shí)就將數(shù)字序列放在整個(gè)卷目的開(kāi)頭。如果代號(hào)全部寫出，這些代號(hào)就要全部保留，并且要按字母順序歸檔。

　　3.外國(guó)商行的名稱及包括在名稱中的標(biāo)題，一般就按它們的正常寫法歸檔，除非其中

　　有些成分是可識(shí)別的，如姓或全稱，在這種情況中，可以與英文名稱相似的部分處理。

　　4.按政府和政治名稱編制索引

　　在為政府信件編制索引時(shí)，首先要抽取最重要的詞。先按國(guó)家，然后再按部門、局或委員會(huì)的名稱歸檔。如果是省或者是市，也用同樣的方法，在省、市之后是這一級(jí)政府中相應(yīng)的部門、局或其他更小的機(jī)構(gòu)名稱。

　　軍事設(shè)施要置于國(guó)家這一大卷目下，然后再歸在設(shè)施名稱小卷目下。

　　編索引的整體處理原則可以作為在工作中編制我們自己的索引的重要參考，但一個(gè)秘書(shū)首先熟悉可用于自己公司的特殊的編制索引的方法。文件管理者應(yīng)該向秘書(shū)介紹過(guò)去這個(gè)部門已經(jīng)建立的、適用于所有重要的編索引的方法種類的指導(dǎo)思想。但無(wú)論如何，秘書(shū)要始終遵循這些指導(dǎo)方針，將文件資料的錯(cuò)置或遺失等情況降到最低程度，并在需要提取時(shí)做到迅速無(wú)誤。

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