2014年秘書資格二級(jí)輔導(dǎo)資料:辦公室的工作程序

　　辦公室的工作程序

　　一、文件收發(fā)工作

　　1. 收文

　　(1) 收到各類文件、信函等，及時(shí)簽收、登記;

　　(2) 呈院領(lǐng)導(dǎo)批閱;

　　(3) 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示轉(zhuǎn)有關(guān)部門傳閱、處理;

　　(4) 將文件原文存檔;

　　(5) 年終將文件按類歸檔并裝訂成冊(cè)。

　　2. 發(fā)文

　　(1) 以成教院名義對(duì)外行文、發(fā)函須經(jīng)辦公室審核;

　　(2) 辦公室將文件呈主管院長(zhǎng)審定并簽發(fā);

　　(3) 辦公室統(tǒng)一編發(fā)文號(hào)、打印、發(fā)放;

　　(4) 年終將發(fā)文存檔并裝訂成冊(cè)。

　　二、印章管理工作

　　1. 學(xué)院印章由專人負(fù)責(zé)管理。印章專管人員必須按照有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅用印，印章原則上不得帶出辦公室，印章專管人員調(diào)離時(shí)，應(yīng)在有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)主持下履行印章交接手續(xù);

　　2. 凡以學(xué)院名義行文、發(fā)函、出具證明，必須由主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，底稿留辦公室存檔;

　　3. 各部門使用學(xué)院印章必須履行登記手續(xù);

　　4. 學(xué)生學(xué)歷證明、出國(guó)手續(xù)等重要證明用印，必須由學(xué)生主管部門專人負(fù)責(zé)簽字辦理，個(gè)人辦理概不接待。

　　三、接待工作

　　1. 凡上級(jí)部門、兄弟院校及其它有關(guān)單位來(lái)訪，由辦公室負(fù)責(zé)接待;

　　2. 各函授站及其它相關(guān)部門來(lái)訪，視其來(lái)訪內(nèi)容，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)接待;

　　3. 外地客人需在學(xué)校住宿的，由辦公室聯(lián)系安排住宿。住宿費(fèi)用原則上由客人自理。

　　四、辦公設(shè)備采購(gòu)、使用、報(bào)廢工作

　　1. 學(xué)期初，辦公室根據(jù)各部門對(duì)辦公用品的實(shí)際需求，報(bào)請(qǐng)主管院長(zhǎng)批準(zhǔn)，統(tǒng)一購(gòu)置、配備;

　　2. 購(gòu)置固定資產(chǎn)須經(jīng)院辦公會(huì)議研究、批準(zhǔn)，由院辦公室統(tǒng)一采購(gòu)，并辦理有關(guān)固定資產(chǎn)入庫(kù)手續(xù);

　　3. 各部門的辦公設(shè)備不得私自轉(zhuǎn)借、變賣或私自轉(zhuǎn)移;

　　4. 各部門因特殊工作需購(gòu)置辦公用品，須報(bào)請(qǐng)主管院長(zhǎng)批準(zhǔn)，由辦公室統(tǒng)一購(gòu)置;

　　5. 報(bào)廢固定資產(chǎn)須報(bào)請(qǐng)主管院長(zhǎng)同意，經(jīng)院辦公會(huì)議決定，

　　由院辦公室統(tǒng)一辦理報(bào)廢手續(xù)。

　　五、督辦工作

　　1. 學(xué)期初，根據(jù)學(xué)校和學(xué)院工作安排，制定學(xué)期工作計(jì)劃，上報(bào)學(xué)校，下發(fā)至院各部門;

　　2. 在計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中，根據(jù)院領(lǐng)導(dǎo)指示和實(shí)際工作情況，調(diào)整工作計(jì)劃內(nèi)容;

　　3. 協(xié)調(diào)各部門工作，檢查、督促各部門執(zhí)行計(jì)劃;

　　4. 學(xué)期末，配合主管院長(zhǎng)檢查、督辦各部門計(jì)劃執(zhí)行情況;

　　5. 形成學(xué)期工作總結(jié)，上報(bào)學(xué)校，通報(bào)學(xué)院各部門。

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