2014年秘書資格三級(jí)章節(jié)復(fù)習(xí)筆記之第一章:會(huì)前籌備

　　第一章第一節(jié)會(huì)前籌備

　　一 、會(huì)議方案的擬訂

　　(一)會(huì)議籌備方案的概述:1.會(huì)議籌備方案的內(nèi)容:會(huì)議籌備方案包括如下幾個(gè)組成部分:(1)確定會(huì)議的主題與議題。(2)確定會(huì)議的名稱。(3)確定會(huì)議和議程。(4)確定會(huì)議的時(shí)間性和地點(diǎn)。(5)確定會(huì)議所需設(shè)備和工具，要滿足會(huì)議的需要(6)確定會(huì)議文件的范圍，并做好文件的印制或復(fù)制工作。(7)確定會(huì)議與會(huì)代表的組成。(8)確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。(9)確定會(huì)議住宿和餐飲安排。(10)確定會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)，大型會(huì)議需要確定籌備機(jī)構(gòu)與人員分工。

　　2.會(huì)議籌備方案的作用:(1)確保會(huì)議的周密組織(2)確保會(huì)議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位;(3)確保會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行

　　3.電話會(huì)議及視頻會(huì)議

　　(1)電話會(huì)議交流信息的特點(diǎn)

　　1)電話會(huì)議:①方便靈活，準(zhǔn)備時(shí)間短，回復(fù)迅速。②缺少身體語言，難以進(jìn)行互動(dòng)交流;缺少文本，難以傳遞大量細(xì)節(jié)信息。

　?、蹫榱颂岣唠娫挄?huì)議的效率，增進(jìn)信息與交流，可搭配使用其他通信方式(如傳真、電子郵件)。

　　2)電話會(huì)議信息工作要的要求:電話會(huì)議要按照一定的工作程序和工作要點(diǎn)進(jìn)行，具體要求如下：1準(zhǔn)確發(fā)出開會(huì)信息;2認(rèn)真分發(fā)會(huì)議書面信息材料;3合理安排會(huì)場(chǎng)信息傳輸設(shè)備;4按時(shí)接通電話;5互相能報(bào)出席情況;6做好會(huì)議記錄。

　　(2)視頻會(huì)議

　　1)視頻會(huì)議的特點(diǎn):①聲音和圖像同時(shí)傳送。②不受空間的限制。③節(jié)省時(shí)間、費(fèi)用。④交流效果較好。⑤視頻會(huì)議的交流不夠深入廣泛。

　　2)視頻會(huì)議信息工作的要求

　　由于視頻會(huì)議效率高，投入也大，因此必須高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，踏踏實(shí)實(shí)做好會(huì)務(wù)工作。具體要求有：1 發(fā)出開會(huì)信息;2分發(fā)文件信息資料;3布置會(huì)場(chǎng);4置與檢查會(huì)場(chǎng)信息傳輸設(shè)備;5做好會(huì)議準(zhǔn)備;6采用行集中后分散的形式;7匯總情況信息。

　　4.遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案的優(yōu)點(diǎn):遠(yuǎn)程會(huì)議具有節(jié)省時(shí)間和金錢、與電話服務(wù)機(jī)構(gòu)商定使用錄音帶的形式做永久記錄、交流更加直接與簡(jiǎn)短的優(yōu)點(diǎn)。

　　5.會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)分工的要求

　　會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)分工主要指定會(huì)議組織部門和人員落實(shí)。會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)的各部門需明確各息的任務(wù)和要求。具體要求如下：(1)要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和類型組織人員隊(duì)伍。(2)會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)要分工明確、責(zé)任到人。(3)加強(qiáng)協(xié)調(diào)，定期溝通。

　　(二)會(huì)議籌備方案和制定程序會(huì)議籌備方案的制定程序?yàn)椋航M建會(huì)議籌備委員會(huì) 分成籌備小組 形成籌備方案 領(lǐng)導(dǎo)審核方案。

　　二、會(huì)務(wù)籌備概述

　　(一)會(huì)務(wù)籌備概述

　　1.會(huì)務(wù)籌備情況檢查的主要內(nèi)容:(1)會(huì)議準(zhǔn)備是否充分;(2)會(huì)議期間能否排除各種干擾;(3)環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備(4)文件材料的準(zhǔn)備情況;(5)會(huì)場(chǎng)布置情況的檢查;(6)會(huì)議保衛(wèi)工作的檢查;(7)檢查的其他內(nèi)容

　　2.會(huì)務(wù)籌備情況檢查結(jié)果的形式:務(wù)籌備情部的檢查結(jié)果可以通過三種形式向領(lǐng)導(dǎo)或會(huì)議工作人員匯報(bào)。第一，書面形式;第二，口頭形式;第三，協(xié)調(diào)會(huì)形式。

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