2014年五級(jí)秘書(shū)資格名詞解釋整理:協(xié)助管理

　　10、秘書(shū)工作的原則：準(zhǔn)確、及時(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)、同步、保安。

　　11、秘書(shū)機(jī)構(gòu)的作用：組合作用(能夠把機(jī)構(gòu)/職責(zé)/人員和組織關(guān)系等要素有機(jī)地加以優(yōu)化組合，形成一種組織力量，起到一種凝聚作用，以保證領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作的正常運(yùn)行)、樞紐作用(上傳下達(dá)，內(nèi)外聯(lián)絡(luò)和左右協(xié)調(diào)等作用)過(guò)濾作用(代行領(lǐng)導(dǎo)者處理瑣碎和不重要的事情，以便使領(lǐng)導(dǎo)從繁雜的事務(wù)加解脫出來(lái))。

　　12、秘書(shū)隊(duì)伍的建設(shè)：保持相對(duì)穩(wěn)定性(沒(méi)有一定數(shù)量的秘書(shū)人員和相對(duì)穩(wěn)定的秘書(shū)隊(duì)伍，日趨繁重的秘書(shū)工作就無(wú)法承擔(dān)，連續(xù)性很強(qiáng)的秘書(shū)業(yè)務(wù)就后繼缺人)提高綜合素質(zhì)(不僅要有知識(shí)、懂業(yè)務(wù)、會(huì)辦事、而且要講政治、顧大局、有理想。秘書(shū)要真正成為政治上可靠、思想上敏銳、工作上勤奮、作風(fēng)上嚴(yán)謹(jǐn)和學(xué)習(xí)上刻苦的優(yōu)秀分子)優(yōu)化隊(duì)伍建設(shè)(優(yōu)化知識(shí)/智能/年齡結(jié)構(gòu)，優(yōu)化非智力因素)。 13、輔助決策的過(guò)程：決策準(zhǔn)備(發(fā)現(xiàn)問(wèn)題/確定目標(biāo)/擬制方案)制定(分析評(píng)估/方案選優(yōu))審定(決策審批和立法認(rèn)定)和執(zhí)行(試驗(yàn)證實(shí)和普遍實(shí)施)階段。

　　14、輔助決策的意義：現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)的補(bǔ)充、秘書(shū)職能的重要轉(zhuǎn)變、造就新型秘書(shū)人才的有效途徑。

　　15、協(xié)助管理的特點(diǎn)：管理的綜合性/間接性/非常規(guī)性。

　　16、協(xié)助管理的原則：服從(服從領(lǐng)導(dǎo)者的管理意圖/管理目的/管理效能/管理工作的需要)溝通(在計(jì)劃工作中，要多提供預(yù)測(cè)信息，在指揮工作中要多提供上級(jí)信息，在控制工作要多提供反饋信息)合作(擔(dān)負(fù)著承上啟下特殊管理使命，需要有極強(qiáng)的合作意識(shí)和本領(lǐng))

　　17、秘書(shū)協(xié)調(diào)工作的方法：行政方法(依靠行政組織，通過(guò)行政渠道，運(yùn)用行政手段進(jìn)行協(xié)調(diào))經(jīng)濟(jì)方法(依靠經(jīng)濟(jì)規(guī)律，運(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段和經(jīng)濟(jì)形式進(jìn)行協(xié)調(diào))法律方法(依靠現(xiàn)行的法律法令和法規(guī)，運(yùn)用經(jīng)濟(jì)司法和行政法手段進(jìn)行協(xié)調(diào))疏導(dǎo)方法(依靠思想教育，運(yùn)用各種疏導(dǎo)性措施進(jìn)行協(xié)調(diào))，另外還有聯(lián)席會(huì)議法、聯(lián)合行文法、現(xiàn)場(chǎng)辦公法、非正式溝通法、感情投資法等。

　　18、保密工作的紀(jì)律：不該說(shuō)的機(jī)密絕對(duì)不能說(shuō);不該問(wèn)的機(jī)密絕對(duì)不問(wèn);不該看的機(jī)密絕對(duì)不看;不該記錄的機(jī)密絕對(duì)不記錄;不在非記錄本上記錄秘密;不在私人通信中涉及機(jī)密;不在公共場(chǎng)所和家屬、子女、親友面前談?wù)摍C(jī)密;不在不利于保密的地方存放機(jī)密文件和資料;不在普通電話、明碼電報(bào)、普通郵局傳達(dá)機(jī)密事項(xiàng);不攜帶機(jī)密材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場(chǎng)所。

　　19、我國(guó)秘書(shū)機(jī)構(gòu)的模式和優(yōu)缺點(diǎn)：因人分設(shè)(根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者職務(wù)分工分設(shè)相應(yīng)的秘書(shū)機(jī)構(gòu)。優(yōu)點(diǎn)是更便于領(lǐng)導(dǎo)者的直接指揮與調(diào)遣，更利于滿足領(lǐng)導(dǎo)工作的需要，更易于秘書(shū)機(jī)構(gòu)功能的發(fā)揮。缺點(diǎn)是增加了管理層次，助長(zhǎng)了越級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，也為官僚主義提供了可能)、因事分設(shè)(根據(jù)秘書(shū)工作的業(yè)務(wù)范圍分設(shè)相應(yīng)的秘書(shū)機(jī)構(gòu)，優(yōu)點(diǎn)是更便于秘書(shū)機(jī)構(gòu)的科學(xué)管理，更利于秘書(shū)工作的規(guī)范化建設(shè)，更易于秘書(shū)工作質(zhì)量的提高。缺點(diǎn)是不便于直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，如果協(xié)調(diào)不當(dāng)還會(huì)有工作失調(diào)的可能。混合分設(shè)(同時(shí)兼有因人分設(shè)制和因事分設(shè)制的和種組織模式，優(yōu)點(diǎn)是既便于為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，又便于為機(jī)關(guān)工作服務(wù)，缺點(diǎn)是輔助的重點(diǎn)不突出，機(jī)構(gòu)的建設(shè)比較困難)

　　20、秘書(shū)須具備良好的心理素質(zhì)：因?yàn)樾睦硭刭|(zhì)是秘書(shū)素質(zhì)體系的必然組成部分，它與其他要素雙向作用，具有指向、激勵(lì)、維持和強(qiáng)化等多方面的功能，對(duì)秘書(shū)的輔助行為、人際關(guān)系和自我修養(yǎng)等的揮著重要而特殊的作用。秘書(shū)的心理素質(zhì)，是指秘書(shū)在心理過(guò)程和個(gè)性心理特征方面表現(xiàn)出來(lái)的穩(wěn)定心理特點(diǎn)的總和，心理素質(zhì)具有穩(wěn)定性、可變性和可塑性?，F(xiàn)代秘書(shū)活動(dòng)的緊張性、快節(jié)奏和高壓力等特點(diǎn)，都對(duì)秘書(shū)的心理品質(zhì)提出了越來(lái)越高的要求，秘書(shū)在自我發(fā)展、完備的進(jìn)程中，也應(yīng)提高心理修養(yǎng)的自覺(jué)性，以適應(yīng)現(xiàn)代秘書(shū)工作的要求。

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