2013年三級秘書考試沖刺：辦公日常事務(wù)管理

　　一、改進(jìn)辦公室日常事務(wù)工作

　　1、基本思路：

　　(1)重新安排(2)修改(3)替換(4)合并(5)精簡

　　2、工作程序：

　　定義―評價(jià)―分析―改進(jìn)―實(shí)施(06年11月)

　　二、處理突發(fā)事件

　　1、種類：火災(zāi)、傷害、疾病、炸彈威脅或恐慌

　　2、原則：(06年11月)

　　(1)快速反應(yīng)，控制事態(tài)發(fā)展;(2)以人為本，保護(hù)公眾利益;

　　(3)公開通明，真誠面對公眾;(4)重塑形象，置之死地而后生。

　　3、事故情況記錄表：(06年11月)

　　(1)事故日期(2)事故地點(diǎn)(3)事故涉及的人員(4)事故的證人

　　(5)事故過程的概述(6)填寫事故記錄簿的人員簽名

　　4、工傷情況報(bào)告表

　　5、工作程序：

　　(1)突發(fā)事件的預(yù)防措施;

　　(2)突發(fā)事件的應(yīng)對措施

　　(3)處理突發(fā)事件的工作流程：

　　① 及早發(fā)現(xiàn)，馬上報(bào)告，并保護(hù)好現(xiàn)場

　　② 查找問題的原因 ③ 成立臨時(shí)指揮中心

　　④ 控制源頭，釜底抽薪 ⑤ 召開新聞發(fā)布會

　　二、督促檢查工作

　　秘書要圍繞中心、突出重點(diǎn)，根據(jù)上司的工作習(xí)慣和重視程度來確定督查工作任務(wù)。(06年11月)

　　特點(diǎn)：復(fù)雜性、原則性、時(shí)限性、權(quán)威性。

　　原則：實(shí)事求是的原則、主動性原則、分層次落實(shí)原則、時(shí)效性原則、督查與幫辦相結(jié)合的原則。

　　工作方法：書面督查、電話督查、專項(xiàng)督查、會議督查、調(diào)研督查。

　　★ 電話督查主要用于情況比較緊急而內(nèi)容比較簡單的督查事項(xiàng)。(06年11月)

　　工作程序：交辦―立項(xiàng)―登記―轉(zhuǎn)辦―承辦―催辦―檢查―辦結(jié)―審核―立卷―歸檔

　　三、定工作計(jì)劃

　　1、辦公室工作計(jì)劃的種類：

　　(1)按時(shí)間順序：長期、中期、短期

　　(2)按幅度和范圍：政策性、目標(biāo)性、規(guī)則性、方法性、程序性(06年11月)

　　2、計(jì)劃的內(nèi)容和要求：

　　(1)每一項(xiàng)任務(wù)的具體目標(biāo)。

　　(2)每一項(xiàng)任務(wù)的數(shù)量要求和質(zhì)量要求。

　　(3)每一項(xiàng)任務(wù)所需的資源。

　　(4)每一項(xiàng)任務(wù)所分配的負(fù)責(zé)部門或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人。

　　(5)如何監(jiān)督工作的進(jìn)展和質(zhì)量。

　　3、應(yīng)注意的問題：

　　(1)要實(shí)事求是;

　　(2)善于授權(quán)，明確分工;

　　(3)定期檢查所需的資源是否保證和滿足;

　　(4)及時(shí)與同事溝通工作進(jìn)展和出現(xiàn)的問題;

　　(5)在實(shí)施計(jì)劃過程中，應(yīng)進(jìn)行監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)應(yīng)變。

　　4、工作程序：

　　(1)估量機(jī)會(2)確定目標(biāo)(3)確定計(jì)劃工作的前提條件(4)擬定可供選擇的行動方案

　　(5)評價(jià)各種被選方案(6)評價(jià)方案(7)擬定分計(jì)劃(8)編制預(yù)算

　　5、注意事項(xiàng)：

　　(1)所有的子計(jì)劃、部門計(jì)劃、派生計(jì)劃必須與組織的總目標(biāo)一致，有助于組織的總目標(biāo)的實(shí)現(xiàn);

　　(2)短期計(jì)劃要和長期計(jì)劃結(jié)合。

　　四、確定承辦期限：

　　1、內(nèi)容：企業(yè)接到客戶或詢問者的問題后處理并回復(fù)的時(shí)間規(guī)定。

　　2、承辦期限制度：在時(shí)效性上指導(dǎo)人們行動的標(biāo)準(zhǔn)。

　　3、工作程序：：

　　(1)調(diào)查(2)時(shí)間期限適宜標(biāo)準(zhǔn)

　　(3)確定同一任務(wù)的不同承辦期(4)確定同一任務(wù)緊急情況不同的承辦周期

　　五、辦公室工作進(jìn)行評估

　　1、意義：

　　(1)提高管理工作效率(2)明確組織機(jī)構(gòu)的建制

　　(3)促進(jìn)了員工承擔(dān)責(zé)任(4)有助于進(jìn)行控制和監(jiān)督工作

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