二級秘書辦工事務(wù)和管理指導(dǎo)：計算機存檔

　　一、電子檔案的優(yōu)點

　　1、操作方便

　　形成檔案之前的電子文件，其增、刪、改等都很方便，而且改后不留任何痕跡，保證了檔案頁面的整潔。并且電子檔案具有高度的標(biāo)準性，使之對電子檔案的檢索更加方便。

　　2、傳遞快捷、實現(xiàn)資源共享

　　一份紙質(zhì)檔案只能在某時、某地讓能夠接觸到它的人閱讀，而電子檔案由于其處理環(huán)境是計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此可以不受這種限制。網(wǎng)絡(luò)上傳遞電子檔案的時間是按秒計算，而同樣距離的紙質(zhì)檔案傳遞則是以天計算的，二者在速度上的區(qū)別非常明顯。而且，一個終端上的電子文件也可以同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡(luò)終端，電子檔案這種不受存儲載體限制的特點，使利用者產(chǎn)生一種共享的感覺，從而擺脫時間和空間的制約。

　　3、存儲空間小

　　無限增長的紙質(zhì)文件與有限的存儲空間之間存在著日益激烈的矛盾，而電子檔案占據(jù)的極少量空間能夠很好地解決這一矛盾，例如：一張光盤容量可達600MB-4 000MB，可存 35萬張打印紙上的文字信息或 10萬頁圖形信息。而且，如果不移動存儲載體，只處理信息，那么電子檔案幾乎無重量和體積可言，相比之下紙質(zhì)文件的笨重就顯而易見了。

　　4、具有多種表現(xiàn)形式

　　隨著多媒體電子計算機的應(yīng)用，電子檔案的形態(tài)也隨之多樣化了。文字、圖形。聲音、影像等多種媒體信息都可以單獨或相互搭配成電子檔案的內(nèi)容，這就造成了電子檔案的多媒體集成性，使電子檔案比紙質(zhì)檔案更加全面、形象、生動。

　　5、復(fù)制時不容易丟失信息

　　紙質(zhì)文件復(fù)制或縮微品拷貝經(jīng)常會出現(xiàn)清晰度下降、畸變、信息丟失等問 題，而電子檔案的復(fù)制，由于是數(shù)字化的信息處理，幾乎不存在這些問題。所以 完全可以做到復(fù)制后得到的電子檔案與原來的電子檔案無任何區(qū)別。

?2013年秘書資格考試網(wǎng)絡(luò)輔導(dǎo)招生簡章

?環(huán)球網(wǎng)校隆重推出秘書資格網(wǎng)上輔導(dǎo) 七折特惠！

更多信息請訪問：秘書資格頻道    秘書資格考試論壇