二級秘書復習資料：辦公室管理工作程序、控制及簡化

　　1、 辦公室管理工作程序的含義和內容

　　所謂辦公室管理工作程序，是指辦公室內按照一定模式制定的完成各項管理工作所需的步驟的總和。它或者是書寫、計劃、討論、收集、整理等一連串相關聯(lián)的有計劃的工作處理方法，或者是完成某一項工作的日程計劃。

　　辦公室管理工作程序設計的內容包括：確定事務處理的數量，組成程序的步驟順序及性質，為設計程序研究相應的方法、方式、技術手段，程序使用的最佳時間和空間條件;將程序用文字或圖表表述出來;設計統(tǒng)一程序等。

　　2、 辦公室管理工作程序設計原則

　　(詳見P81--82)

　　3、 辦公室管理工作控制的含義和內容

　　辦公室管理工作控制就是通過辦公室高層領導的指揮，使辦公室工作沿著預定的目標前進。

　　辦公室工作控制的內容主要有：(1)數量控制;(2)質量控制;(3)時間控制。

　　(詳見P87--89)

　　4、 辦公室工作簡化的目標

　　辦公室工作簡化的總目標是提高辦公室工作的效率。其具體目標主要有：(1)建立責任制，實行權責一致原則，減少相互推諉，相互扯皮;(2)將辦公費用降到最低;(3)建立最有效的文件批閱傳送程序;(4)縮減行政人員、辦公室空間和資金;(5)在準確的時間將準確的管理信息傳遞和反饋給高層管理人員;(6)保證辦公室管理達到自身目標。

　　5、 辦公室管理工作簡化的意義

　　辦公室管理工作簡化的意義表現在：

　　(1) 它從整體上提高辦公室管理工作的效率

　　(2) 節(jié)省人力、物力和辦公開支

　　(3) 通過辦公室工作系統(tǒng)的測定分析，為上級管理者提供咨詢，幫助他們做好管理和決策

　　(4) 在全體辦公人員中灌輸“效率就是生命”的觀念，使辦公人員心中時刻有效率觀念

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