四級(jí)秘書職業(yè)資格考試講義總結(jié)：會(huì)議籌備

　　四級(jí)秘書筆記講義：會(huì)議籌備

　　會(huì)議日程以天為單，是會(huì)議各項(xiàng)活動(dòng)和與會(huì)者安排時(shí)間的依據(jù)，議程依據(jù)議題作出順序計(jì)劃，是會(huì)議所要討論解決問(wèn)題的大致安排

　　會(huì)議議程制定(1)列出參與者，明確目標(biāo) (2)安排議程時(shí)間，考慮會(huì)議長(zhǎng)短和敏感話題(3)確定議程，決定討論形式和決策方式

　　日程編制：(1)注意涉及事務(wù)的習(xí)慣順序和公司章程的明確規(guī)定(2)明確各項(xiàng)安排，用表格形式列出(3)宣讀議程 (4)將同性質(zhì)問(wèn)題集中排列(5)保密性強(qiáng)的議題放置后面

　　在編制議程時(shí)，按輕重緩急的原則處理并詳細(xì)表示出所需時(shí)間

　　會(huì)議討論形式分為頭腦風(fēng)暴形式和自由討論形式

　　議程與日程存在功能上的不同，議程編制在前，一旦確定就不應(yīng)該再變，但日程可做出相應(yīng)調(diào)整。

　　會(huì)議地點(diǎn)選擇要求：(1)交通便利 (2)大小與規(guī)模相符(3)有良好配置(4)場(chǎng)地不受外界干擾 (5)考慮有無(wú)停車場(chǎng)所 (6)成本必須合理

　　考慮因素：(1)會(huì)議目的形態(tài) (2)實(shí)質(zhì)上需求 (3)與會(huì)者的期望

　　清單內(nèi)容包括：(1)所在地區(qū)情況(2)會(huì)場(chǎng)環(huán)境 (3)會(huì)議地點(diǎn)設(shè)施

　　對(duì)會(huì)議地點(diǎn)的檢查有：(1)檢查考慮中的會(huì)議場(chǎng)地 (2)抽查一個(gè)單人間 雙人間和套房 (3)檢查會(huì)議登記 管理服務(wù)和后勤部門(4)檢查餐廳一般伙食(5)檢查電梯服務(wù) (6)檢查服務(wù)項(xiàng)目 營(yíng)業(yè)時(shí)間 了解交通停車設(shè)施

　　中大型會(huì)場(chǎng)多采用大小方形，突出主持人 注意進(jìn)退場(chǎng)的方便

　　座次安排依據(jù)職務(wù)高低，選舉結(jié)果是否是正式代表來(lái)安排

　　會(huì)議主席位置應(yīng)該置于遠(yuǎn)離入口處，正對(duì)門的位置

　　常見(jiàn)排法有：橫排法 豎排法 左右排列法

　　傳遞方式：當(dāng)面告知 電話傳真 書面形式 電子郵件

　　分發(fā)過(guò)程：準(zhǔn)備 登記 附清退目錄 裝封 發(fā)出

　　方法：提前發(fā)出 簽到時(shí)發(fā)出 會(huì)中發(fā)出 現(xiàn)場(chǎng)發(fā)出

　　發(fā)布程序：收集 篩選 加工 審核 發(fā)布

　　餐飲標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)會(huì)議經(jīng)費(fèi)和人員情況決定，就餐方式分自助餐制和分餐制 多為自助餐制

　　嘉賓類型：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo) 政府官員 重要客戶 社會(huì)名流 潛在貢獻(xiàn)人

　　邀請(qǐng)時(shí)注意人數(shù)不宜過(guò)多，考慮代表性和經(jīng)濟(jì)時(shí)效，采用寧可邀請(qǐng)，也不排斥的原則

　　接站人員應(yīng)在20分鐘抵達(dá)接站地點(diǎn)

　　會(huì)議資料包括來(lái)賓資料，會(huì)務(wù)資料 溝通資料 用品分為必備和特殊設(shè)備

　　空調(diào)應(yīng)在兩小時(shí)前開機(jī)預(yù)熱

　　會(huì)議通用禮儀：文書 參會(huì) 服務(wù) 迎送禮儀

　　大部分試聽設(shè)備操作溫度在0-40度

　　剔除的方法：(1)看來(lái)源(2)看標(biāo)題(3)看正文(4)決定取舍

　　標(biāo)題一般反映信息內(nèi)容與價(jià)值

　　信息分類要求：(1)科學(xué)性(2)系統(tǒng)性(3)邏輯性(4)實(shí)用性

　　分類方法：(1)字母分類法(2)地區(qū)分類法(3)主題分類法(4)數(shù)字分類法(5)時(shí)間分類法

　　分類的依據(jù)是信息的特征

　　歸類原則是依信息的不同來(lái)源 內(nèi)容 時(shí)間 性質(zhì) 作用進(jìn)行組織

　　信息校核原則依信息進(jìn)一步校核，分析可靠性 準(zhǔn)確性 認(rèn)定真實(shí)性

　　校核要求：(1)溯源法(2)比較法(3)核對(duì)法(4)邏輯法(5)調(diào)查法(6)數(shù)理統(tǒng)計(jì)法

　　核對(duì)法依據(jù)最權(quán)威資料進(jìn)行對(duì)照分析

　　邏輯法對(duì)信息中表達(dá)事實(shí)和敘述方法進(jìn)行分析

　　數(shù)理統(tǒng)計(jì)法對(duì)信息中的數(shù)據(jù)定性分析

　　判斷方法：(1)核對(duì)(2)計(jì)算(3)定性定量(4)邏輯推理

　　信息傳遞方向：內(nèi)向傳遞 外向傳遞

　　內(nèi)向傳遞形式：(1)信件(2)備忘錄(3)通知通示(4)傳閱單(5)內(nèi)部刊物

　　外向傳遞形式：(1)信件(2)新聞稿(3)發(fā)布會(huì)(4)聲明

　　信息傳遞要素：(1)信源(2)信道(3)信宿

　　信源分原生源和再生源，信宿即信息終點(diǎn) 信息的接受者

　　信件具有憑證作用，便于參考閱讀，但費(fèi)時(shí) 不便交換看法

　　備忘錄便于查考利用，使用方便，但信息量少 溝通慢 不便于交換看法

　　報(bào)告針對(duì)特定利用者

　　通知是使用最廣泛，頻率最高 具有很強(qiáng)的時(shí)間性

　　內(nèi)部刊物介紹公司動(dòng)態(tài)，業(yè)務(wù)進(jìn)展 溝通上下 聯(lián)系員工橋梁

　　信息傳遞方法：(1)語(yǔ)言傳遞(2)文字傳遞(3)電訊傳遞(4)可視化輔助物傳遞

　　文本是大多數(shù)信息的傳遞形式，表格針對(duì)特定標(biāo)準(zhǔn)信息進(jìn)行展示。

　　語(yǔ)言傳遞簡(jiǎn)潔 直接 快速 及時(shí) 受 場(chǎng)地限制小 但獲取信息零亂 較難存儲(chǔ)

　　圖表分柱狀圖 用于統(tǒng)計(jì)數(shù)字比較 餅狀圖多用于展示信息 折線圖用于比較性及趨勢(shì)信息

　　信息存儲(chǔ)載體：紙質(zhì)載體 磁性載體

　　紙質(zhì)載體使用最多 方便閱讀記載 標(biāo)準(zhǔn)化

　　磁性載體： (1)軟盤 (2)硬盤 最為常用 (3)磁帶 (4)磁盤 (5)縮微品

　　存儲(chǔ)系統(tǒng)：(1)集中管理系統(tǒng)(2)分散管理系統(tǒng)(3)計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)

　　集中管理系統(tǒng)具有便于實(shí)現(xiàn)科學(xué)化 現(xiàn)代化具有整體性的特點(diǎn)

　　存儲(chǔ)程序：(1)登記(2)編碼(3)排列(4)保存(5)保管

　　信息編碼由字母和數(shù)字組成基本編碼

　　編碼分為：(1)順序編碼法(2)分組編碼法 采用十進(jìn)位阿拉伯?dāng)?shù)字

　　排列方法：(1)時(shí)間排列(2)來(lái)源排列(3)內(nèi)容排列(4)字順排列

　　保存方法：(1)手工(2)計(jì)算機(jī)(3)電子化(4)縮微品

　　檔案分類是按來(lái)源 時(shí)間 內(nèi)容 形式等方面的異同，將歸檔文件劃分為若干類別，構(gòu)成有機(jī)體系的工作

　　分類方法：(1)年度分類法(2)組織機(jī)構(gòu)分類法(3)問(wèn)題分類法

　　分類要求：正確判定所屬年度和所屬機(jī)構(gòu)

　　文件未注明日期，判定文件的準(zhǔn)確時(shí)間和接近時(shí)間

　　分析文檔形成單位的情況：(1)單位大小(2)穩(wěn)定狀況(3)界限清晰程度

　　年度分類法使用最廣

　　問(wèn)題分類法適用與界限不清，檔案較少的單位

　　檔案檢索工作對(duì)信息進(jìn)行加工存儲(chǔ)，對(duì)信息進(jìn)行查檢存儲(chǔ)，是開放檔案信息資源的必要條件

　　類型：(1)歸檔文件目錄(2)分類目錄(3)主題目錄(4)人名索引(5)全宗指南

　　檔案保管期限：(1)長(zhǎng)期 16-50年 (2)短期 15年以下 (3)永久

　　保管期限從文件產(chǎn)生形成后的第二年算起

　　分析檔案價(jià)值：(1)分析來(lái)源(2)分析內(nèi)容(3)形式特征(4)技術(shù)因素(5)功能因素

　　分析檔案的重要性 獨(dú)特性 時(shí)效性 價(jià)值由內(nèi)容體現(xiàn)出來(lái)

　　紙質(zhì)檔案溫度14度-20度 相對(duì)濕度50%――65% 變化在正負(fù)2度 濕度正負(fù)5度

　　檔案日常管理：(1)建立制度(2)調(diào)節(jié)溫度(3)流動(dòng)保護(hù) (4)安全檢查(5)庫(kù)房衛(wèi)生

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