2013年秘書資格四級考試復(fù)習(xí)筆記（22）

　　案例九

　　天地公司經(jīng)理與三利公司經(jīng)理就某合作項目安排了約見，預(yù)定在某日下午1：00開始。天地公司秘書預(yù)訂約見前一晚直飛三利公司所在A城的機(jī)票。但天地公司經(jīng)理認(rèn)為自己工作很忙，前一晚還有其他安排，恐怕不能飛往A城。于是秘書改訂約見日上午8：00的機(jī)票。但是，由于天地公司經(jīng)理晚上工作得太晚，而早班飛機(jī)又比較早，所以最終沒能趕上班機(jī)。于是，該公司經(jīng)理只能立即買飛往相鄰城市B城的機(jī)票，再乘大巴車趕到A城的三利公司。由于遲到，三利公司經(jīng)理不悅，認(rèn)為天地公司對該項目的合作缺乏誠意。最終，天地公司失去了與三利公司合作的商機(jī)。

　　點(diǎn)評：本案例說明秘書在為上司做出差準(zhǔn)備時，一定要細(xì)心周到。由于秘書沒有做多方面準(zhǔn)備，致使經(jīng)理在洽談中遲到，從而使公司失去了商機(jī)。

　　案例十

　　天地公司的劉秘書深得公司總經(jīng)理的賞識，一個很重要的原因就是他有令常人羨慕的好記性，公司老總詼諧地稱他為處理日常事務(wù)的“活電腦”。

　　其實(shí)，劉秘書上任之初卻很為他的壞記性苦惱過，為了防止屢次出現(xiàn)過的丟三落四問題，他也像許多人一樣，常常隨身攜帶筆記本，有什么需要記的事情都記錄下來。這確實(shí)起了很大作用，但日常事務(wù)工作復(fù)雜多樣，往往會出現(xiàn)某些場合不適于記錄或來不及記錄的情況。有一次，副總經(jīng)理在和他共進(jìn)工作餐時，讓他通知有關(guān)業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人在次日開會，由于當(dāng)時沒有記在筆記本上，吃飯后忘到了腦后，造成了工作的失誤。

　　事后，他有意識地在處理事務(wù)工作中強(qiáng)化自己的記憶力，擺脫了過分以來筆記本的習(xí)慣。為此，他借閱了一些關(guān)于記憶方面的書籍，逐步摸索出一套有效的記憶方法和技巧，并將其用于工作中。沒過半年，他就能夠記住單位的重要部門及有業(yè)務(wù)往來單位的兩百多個電話號碼，而且處理事務(wù)工作很少用記錄且不會遺漏。

　　點(diǎn)評：秘書大量的工作是處理日常事務(wù)。日常事務(wù)工作千頭萬緒，要把這些事情處理得有條有理，養(yǎng)成良好的記錄習(xí)慣、具有良好的記憶力是重要條件。本案例中，劉秘書之所以處理日常事務(wù)工作得心應(yīng)手，主要得益于他良好的記錄習(xí)慣和良好的記憶力。

　　案例十一

　　鐘苗剛剛成為辦公室秘書的時候，在管理辦公室物品時曾手忙腳亂;同事急著要復(fù)印明天參展的資料，卻發(fā)現(xiàn)儲藏間中復(fù)印紙已經(jīng)所剩無幾;每次購買辦公用品時，不知道到底該買多少才既夠用又不造成閑置……后來，鐘苗認(rèn)真學(xué)習(xí)了有關(guān)庫存管理的相關(guān)知識，為每類辦公用品制作了庫存控制卡，加強(qiáng)了辦公用品的管理和監(jiān)督，成為辦公設(shè)備和辦公用品庫房的好管家，深得好評。

　　點(diǎn)評：秘書必須認(rèn)真管理辦公室里的設(shè)備和各種用品，以保證工作的需要，這就要求要維持一個良好有效的庫存系統(tǒng)，辦公用品的訂購、接收與管理的各個環(huán)節(jié)都離不開庫存控制。

　　案例十二

　　上午的會議結(jié)束了，秘書鐘苗拿著數(shù)碼相機(jī)回到辦公室。他找出一根信號線，將一端插入數(shù)碼相機(jī)的輸出口，另一端插在電腦的USB口上，然后打開數(shù)碼相機(jī)，再打開電腦，將圖片導(dǎo)入計算機(jī)。她篩選了一下圖片，將會議合影和一些拍得比較好的會議場景圖片以附件的形式通過電子郵件發(fā)給了與會者。

　　點(diǎn)評：與傳統(tǒng)相機(jī)比較而言，數(shù)碼相機(jī)的便利之處是即拍即顯，可以將圖片導(dǎo)入計算機(jī)進(jìn)行處理。用戶可以利用圖片編輯軟件對照片進(jìn)行加工，改變照片的亮度、對比度甚至調(diào)整曝光，修改畫面等，使照片達(dá)到最好效果。

　　案例十三

　　這天鐘苗剛上班，經(jīng)理就拿來一大堆報刊雜志，上面有關(guān)于本公司以及產(chǎn)品的介紹，要求鐘苗整理一下，錄入計算機(jī)中。這要是一個字一個字地敲，不知得錄入幾天呢!看著這一大堆資料，鐘苗突然想起儲藏室有一臺掃描儀。于是她找出掃描儀，在電腦中安裝好驅(qū)動程序和掃描軟件，將所有資料掃描進(jìn)計算機(jī)，然后進(jìn)行了整理，很快就完成了工作。

　　點(diǎn)評：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，各種辦公自動化設(shè)備將秘書從大量的事務(wù)中解脫出來，大大提高了秘書的工作效率。

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