2013年秘書(shū)資格四級(jí)考試復(fù)習(xí)筆記（22）

　　案例九

　　天地公司經(jīng)理與三利公司經(jīng)理就某合作項(xiàng)目安排了約見(jiàn)，預(yù)定在某日下午1：00開(kāi)始。天地公司秘書(shū)預(yù)訂約見(jiàn)前一晚直飛三利公司所在A城的機(jī)票。但天地公司經(jīng)理認(rèn)為自己工作很忙，前一晚還有其他安排，恐怕不能飛往A城。于是秘書(shū)改訂約見(jiàn)日上午8：00的機(jī)票。但是，由于天地公司經(jīng)理晚上工作得太晚，而早班飛機(jī)又比較早，所以最終沒(méi)能趕上班機(jī)。于是，該公司經(jīng)理只能立即買(mǎi)飛往相鄰城市B城的機(jī)票，再乘大巴車(chē)趕到A城的三利公司。由于遲到，三利公司經(jīng)理不悅，認(rèn)為天地公司對(duì)該項(xiàng)目的合作缺乏誠(chéng)意。最終，天地公司失去了與三利公司合作的商機(jī)。

　　點(diǎn)評(píng)：本案例說(shuō)明秘書(shū)在為上司做出差準(zhǔn)備時(shí)，一定要細(xì)心周到。由于秘書(shū)沒(méi)有做多方面準(zhǔn)備，致使經(jīng)理在洽談中遲到，從而使公司失去了商機(jī)。

　　案例十

　　天地公司的劉秘書(shū)深得公司總經(jīng)理的賞識(shí)，一個(gè)很重要的原因就是他有令常人羨慕的好記性，公司老總詼諧地稱(chēng)他為處理日常事務(wù)的“活電腦”。

　　其實(shí)，劉秘書(shū)上任之初卻很為他的壞記性苦惱過(guò)，為了防止屢次出現(xiàn)過(guò)的丟三落四問(wèn)題，他也像許多人一樣，常常隨身攜帶筆記本，有什么需要記的事情都記錄下來(lái)。這確實(shí)起了很大作用，但日常事務(wù)工作復(fù)雜多樣，往往會(huì)出現(xiàn)某些場(chǎng)合不適于記錄或來(lái)不及記錄的情況。有一次，副總經(jīng)理在和他共進(jìn)工作餐時(shí)，讓他通知有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的負(fù)責(zé)人在次日開(kāi)會(huì)，由于當(dāng)時(shí)沒(méi)有記在筆記本上，吃飯后忘到了腦后，造成了工作的失誤。

　　事后，他有意識(shí)地在處理事務(wù)工作中強(qiáng)化自己的記憶力，擺脫了過(guò)分以來(lái)筆記本的習(xí)慣。為此，他借閱了一些關(guān)于記憶方面的書(shū)籍，逐步摸索出一套有效的記憶方法和技巧，并將其用于工作中。沒(méi)過(guò)半年，他就能夠記住單位的重要部門(mén)及有業(yè)務(wù)往來(lái)單位的兩百多個(gè)電話(huà)號(hào)碼，而且處理事務(wù)工作很少用記錄且不會(huì)遺漏。

　　點(diǎn)評(píng)：秘書(shū)大量的工作是處理日常事務(wù)。日常事務(wù)工作千頭萬(wàn)緒，要把這些事情處理得有條有理，養(yǎng)成良好的記錄習(xí)慣、具有良好的記憶力是重要條件。本案例中，劉秘書(shū)之所以處理日常事務(wù)工作得心應(yīng)手，主要得益于他良好的記錄習(xí)慣和良好的記憶力。

　　案例十一

　　鐘苗剛剛成為辦公室秘書(shū)的時(shí)候，在管理辦公室物品時(shí)曾手忙腳亂;同事急著要復(fù)印明天參展的資料，卻發(fā)現(xiàn)儲(chǔ)藏間中復(fù)印紙已經(jīng)所剩無(wú)幾;每次購(gòu)買(mǎi)辦公用品時(shí)，不知道到底該買(mǎi)多少才既夠用又不造成閑置……后來(lái)，鐘苗認(rèn)真學(xué)習(xí)了有關(guān)庫(kù)存管理的相關(guān)知識(shí)，為每類(lèi)辦公用品制作了庫(kù)存控制卡，加強(qiáng)了辦公用品的管理和監(jiān)督，成為辦公設(shè)備和辦公用品庫(kù)房的好管家，深得好評(píng)。

　　點(diǎn)評(píng)：秘書(shū)必須認(rèn)真管理辦公室里的設(shè)備和各種用品，以保證工作的需要，這就要求要維持一個(gè)良好有效的庫(kù)存系統(tǒng)，辦公用品的訂購(gòu)、接收與管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都離不開(kāi)庫(kù)存控制。

　　案例十二

　　上午的會(huì)議結(jié)束了，秘書(shū)鐘苗拿著數(shù)碼相機(jī)回到辦公室。他找出一根信號(hào)線，將一端插入數(shù)碼相機(jī)的輸出口，另一端插在電腦的USB口上，然后打開(kāi)數(shù)碼相機(jī)，再打開(kāi)電腦，將圖片導(dǎo)入計(jì)算機(jī)。她篩選了一下圖片，將會(huì)議合影和一些拍得比較好的會(huì)議場(chǎng)景圖片以附件的形式通過(guò)電子郵件發(fā)給了與會(huì)者。

　　點(diǎn)評(píng)：與傳統(tǒng)相機(jī)比較而言，數(shù)碼相機(jī)的便利之處是即拍即顯，可以將圖片導(dǎo)入計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理。用戶(hù)可以利用圖片編輯軟件對(duì)照片進(jìn)行加工，改變照片的亮度、對(duì)比度甚至調(diào)整曝光，修改畫(huà)面等，使照片達(dá)到最好效果。

　　案例十三

　　這天鐘苗剛上班，經(jīng)理就拿來(lái)一大堆報(bào)刊雜志，上面有關(guān)于本公司以及產(chǎn)品的介紹，要求鐘苗整理一下，錄入計(jì)算機(jī)中。這要是一個(gè)字一個(gè)字地敲，不知得錄入幾天呢!看著這一大堆資料，鐘苗突然想起儲(chǔ)藏室有一臺(tái)掃描儀。于是她找出掃描儀，在電腦中安裝好驅(qū)動(dòng)程序和掃描軟件，將所有資料掃描進(jìn)計(jì)算機(jī)，然后進(jìn)行了整理，很快就完成了工作。

　　點(diǎn)評(píng)：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，各種辦公自動(dòng)化設(shè)備將秘書(shū)從大量的事務(wù)中解脫出來(lái)，大大提高了秘書(shū)的工作效率。

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