秘書資格考試精講之檔案的檢索工作

　　檔案的檢索工作包括兩個方面：一是對檔案信息進行系統(tǒng)存儲，即將檔案中具有檢索意義的特征標(biāo)識出來，按照一定的順序加以編排，形成檢索工具或檔案信息數(shù)據(jù)庫的過程。二是根據(jù)利用者和管理者的需要，通過已經(jīng)建立的檢索工具或數(shù)據(jù)庫從檔案群體中查找所需檔案的過程。

　　1.存儲階段的主要內(nèi)容

　　1)著錄標(biāo)引

　　著錄標(biāo)引是指將檔案的內(nèi)容和形式特征用可以識別的規(guī)范化的檢索語言反映出來的工作。對每件檔案著錄標(biāo)引后形成的每一條記錄稱為一個條目，每個條目都用一定的檢索語言進行標(biāo)識。

　　2)組織檢索工具

　　組織檢索工具就是將著錄標(biāo)引的條目加以系統(tǒng)排列而形成各種檢索工具或輸入計算機，建立數(shù)據(jù)庫的過程。

　　2.查找階段的主要內(nèi)容

　　1)確定查找內(nèi)容

　　確定查找內(nèi)容就是將利用者的需要轉(zhuǎn)化為各種檢索標(biāo)識的過程。通過對利用者的需要進行分析，把他們的需要轉(zhuǎn)化成概念，這種概念可以借助于檢索語言轉(zhuǎn)化為規(guī)范化的檢索標(biāo)識，形成各種可以查找的檢索表達(dá)式。

　　2)查找操作

　　檔案工作人員采用各種手段，根據(jù)檢索標(biāo)識或檢索表達(dá)式，從檢索工具中找出利用者所需檔案的工作。

　　3.檔案著錄

　　檔案著錄是以單份文件或案卷為單位進行的，是對檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。檔案著錄的結(jié)果是編制出檔案條目，條目是編制檔案目錄的基礎(chǔ)，許多條目按照一定的次序編排組合，就形成檔案目錄。

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