2013年秘書資格四級復(fù)習(xí)重點知識：發(fā)布會議信息（1）

　　發(fā)布會議信息

　　(一)相關(guān)知識

　　1.會議信息的內(nèi)容

　　會議信息的內(nèi)容包括：會議的報名時間、地點、費用及方法;會務(wù)聯(lián)系電話與聯(lián)系人;會議報到及會議議程、日程;與會者的信息;會議報送的交流信息;會議的記錄和紀要內(nèi)容;會議的宣傳報道內(nèi)容;會議的決議內(nèi)容。

　　2.會議信息的類型

　　會議信息分類是根據(jù)信息所反映的內(nèi)容性質(zhì)和特征的異同，將信息分成各個類別，使信息條理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。(具體分類后面再詳細介紹)

　　(二)示例分析

　　名山公司要召開2005年度總結(jié)大會，作為大會工作人員的王琴主要負責(zé)會議文件材料工作。會前王琴進行會議籌備有關(guān)信息的搜集，為會議議題的確定及大會會議材料的形成做好準備。年度大會的工作報告非常重要，包括一定時期的工作總結(jié)、體會或者經(jīng)驗，對目前情況的分析和下一步工作的思路、要求及具體措施等內(nèi)容。為此，王琴有針對性地、廣泛搜集一段時間以來各方面工作的進展情況。例如，有哪些成績、經(jīng)驗，出現(xiàn)了哪些問題，哪些問題有相當(dāng)?shù)钠毡樾?，哪些問題亟需研究解決等。通過廣泛、深入、細致的了解，獲得了大量可靠的信息，并從中選擇出有價值的信息為報告的準備提供參考。會議期間王琴認真做好會議記錄，力求會議記錄準確、完整，忠實發(fā)言人的原意，并進行會議發(fā)言錄音和錄像。為了使會議信息盡快傳遞給與會者，她及時編寫會議簡報，確保與會者掌握會議情況和主要信息，使會議達到良好的效果。會后王琴認真編寫會議紀要，作為與會代表貫徹執(zhí)行的依據(jù)，推動會議精神的貫徹落實。她還搜集齊全會議期間所有文件材料，及時整理有關(guān)會議文件，為會議文件的歸檔打下基礎(chǔ)。王琴在大會期間的表現(xiàn)贏得了大家的一致好評。

　　點評：會議的規(guī)模大小不一，內(nèi)容也相差甚遠，但是任何性質(zhì)或內(nèi)容的會議，實際上都是通過信息溝通和交流，解決問題，達成共識，得出結(jié)論。因此，會議的信息工作至關(guān)重要。王琴在會議活動中積極主動地做好會前信息的搜集、會中信息的綜合處理以及會后信息的整理利用工作，體現(xiàn)了良好的信息意識和信息工作能力。

　　會議信息流動和處理是否科學(xué)、務(wù)實、有效，直接影響會議的質(zhì)量和效率，影響會議的實際效果。王琴的會議信息工作實際上是確保會議信息有效流動，實現(xiàn)會議目的的工作。因此可見，辦理一切會議事務(wù)，必須以全面、準確、有效的信息為依據(jù)。提供會務(wù)服務(wù)，就是要為會議交流處理信息提供服務(wù)，為會議開發(fā)和利用信息服務(wù)。必須把會議信息工作作為貫穿于會務(wù)工作各個環(huán)節(jié)的主體性工作，認真做好會議信息的搜集、加工、傳遞、利用，在交流會議信息、實現(xiàn)信息共享中發(fā)揮重要作用。

　　(三)工作程序

　　1.傳遞會議通知信息

　　會議通知是向與會者傳遞召開會議信息的載體，是會議組織者同與會者之間會前溝通的重要渠道。傳遞會議通知是會議準備工作的重要環(huán)節(jié)。

　　在作出了召開會議的決定以后，應(yīng)將有關(guān)會議通知信息傳遞給與會者。通知的傳遞可以通過當(dāng)面告知、打電話、發(fā)傳真、書面形式或電子郵件的形式進行。可以根據(jù)會議的性質(zhì)、參加的范圍、時間的緩急和保密要求選擇適當(dāng)?shù)耐ㄖ绞?，必要時可以同時使用兩種以上的方法，以確保通知信息的有效性。

　　會議通知內(nèi)容的傳遞要盡可能詳盡、明確。書面通知的內(nèi)容一般應(yīng)包括：會議名稱、主辦者、會議內(nèi)容、參加對象、會議的時間與地點、其他事項、聯(lián)絡(luò)信息。

　　會議通知樣本要作為檔案收存。

　　2.分發(fā)傳遞會議文件

　　有些會議文件要在會議召開之前發(fā)給與會者，有些則在會議召開時分發(fā)。但無論何時分發(fā)，都應(yīng)盡量提前做好文件分發(fā)的準備工作，落實各項分發(fā)工作。

　　(1)準備。分發(fā)文件前可以按照與會人員名單，給每人準備一個文件袋，在文件袋上填上與會者的姓名，并注明“會議文件”字樣。

　　(2)登記。分發(fā)重要文件一般要登記編號。文件編號通常印在文件首頁的左上角處。字體字號應(yīng)有別于文件正文。具有保密內(nèi)容的文件應(yīng)注明密級。

　　(3)附清退目錄。一些征求意見稿或保密性文件，需要在會后退回的，分發(fā)時應(yīng)附上一份文件清退目錄或清退要求的說明。

　　(4)裝封。對于需要提前發(fā)出的文件，首先，要認真檢查核對，明確文件的發(fā)送對象，確保發(fā)送的文件準確無誤。查文件份數(shù)，查有無附件，查有無多發(fā)、重發(fā)、漏發(fā)的單位或個人。

　　其次，將文件裝入文件袋，封上口。封口要牢固，以免文件信息在傳遞過程中滑出。然后，在封皮上仔細填寫好收件人的姓名、地址與郵政編碼。

　　(5)發(fā)出。發(fā)出會議文件時，要根據(jù)會議的規(guī)模以及會議文件的性質(zhì)，采用合適的傳遞方法，及時將文件分發(fā)給與會者，避免漏發(fā)。重要文件及保密文件分發(fā)時要履行簽收手續(xù)，會議召開后臨時分發(fā)的文件，秘書要做好記錄。會議文件的分出方法有：

　　1)提前發(fā)出。對需提前發(fā)出的文件，應(yīng)按照會議的時限要求與保密程度選擇適當(dāng)?shù)奈募鬟f方式及時發(fā)出。內(nèi)容重要又須事先送達與會者的文件，可派專人遞送或用傳真、特快專遞送達。

　　2)簽到時發(fā)出。較大規(guī)模的會議可在與會人員簽到時由工作人員分發(fā)給與會人員;中小型規(guī)模的會議的主要文件及會務(wù)管理文件，如工作報告、議程、日程安排、作息時間表、會議須知等盡可能在與會者報到時分發(fā)。

　　3)會中發(fā)出。領(lǐng)導(dǎo)講話、會議快報、簡報及其他會議資料，需要在會中分發(fā)。所發(fā)文件或資料，如屬要收退的，應(yīng)在文件的右上角寫上收文人姓名，收文時要登記，為清退工作創(chuàng)造便利條件。

　　4)現(xiàn)場發(fā)出。會議期間使用的文件大多數(shù)可以在會議現(xiàn)場發(fā)出。特別是人數(shù)較少的小型會議，會議的信息資料可以放置在會議室的桌面上，由與會人員直接拿取。

　　3.溝通傳遞會議有關(guān)情況

　　在會議組織與活動中有許多事項需要溝通與聯(lián)系，必須做好會場內(nèi)外、與會者之間、會議活動上下之間的溝通。

　　(1)會場內(nèi)外的溝通與聯(lián)系。會議期間會場內(nèi)外隨時要進行文件的傳遞或事項的溝通，如有關(guān)部門轉(zhuǎn)送給領(lǐng)導(dǎo)批辦的文件，有關(guān)重要的緊急情況，有關(guān)重要的電話、電報、信件等，應(yīng)及時傳送給領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)人員。

　　(2)辦好會議簡報、快報傳遞信息。會議期間要認真做好會議記錄工作、情況匯總工作，編寫和印發(fā)會議簡報、快報，作為會場信息溝通的工具和分組討論各組間信息溝通的重要渠道，及時向會議領(lǐng)導(dǎo)和與會者提供會議期間的動態(tài)信息。也可以此作為形成會議紀要等會議文件的信息依據(jù)。

　　(3)向領(lǐng)導(dǎo)傳遞信息。利用會間休息時間，廣泛征求與會者的意見、建議和要求，并將搜集的有關(guān)情況及時進行綜合處理，分類向領(lǐng)導(dǎo)匯報，以便將具體問題及時予以解決。

　　(4)發(fā)布會議新聞。重要的會議需要發(fā)布新聞報道，要做好新聞發(fā)布工作，加快會議精神傳播的速度和擴大傳播的范圍，

　　擴大會議的影響，提高會議的透明度，利于會議精神的貫徹落實。

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