2013年三級秘書資格實(shí)務(wù)重點(diǎn)知識（6）

　　會(huì)議籌備

　　1作用：了解會(huì)務(wù)工作的全局 加強(qiáng)協(xié)調(diào)溝通 確保會(huì)議目標(biāo)實(shí)現(xiàn)

　　2特點(diǎn)：全面性和具體性 計(jì)劃性 明確性

　　3原則：嚴(yán)格時(shí)間 事項(xiàng)明確 會(huì)議必要

　　4內(nèi)容：會(huì)議主題于議題 會(huì)議名稱 會(huì)議議程 時(shí)間和日期 地點(diǎn) 需要設(shè)備和工具 會(huì)議文件會(huì)議人員組成及人數(shù) 與會(huì)人員的組成 會(huì)議食宿安排 確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)安排 會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)和完成任務(wù)的期限

　　會(huì)議應(yīng)急方案的內(nèi)容

　　1.會(huì)議中可能出現(xiàn)的意外事件：人員問題 場地問題 設(shè)備問題 資料問題 健康與安全問題

　　與會(huì)者情緒問題 與會(huì)者返程問題 行為問題 2.明確意外事件出現(xiàn)時(shí)工作人員的責(zé)任

　　3.處理會(huì)議中意外事件的方法：同上

　　組織電話會(huì)議的方法

　　發(fā)出會(huì)議通知 分發(fā)會(huì)議資料 安排會(huì)場 接通電話 相互通報(bào)出席情況 記錄

　　組織視頻會(huì)議的方法

　　視頻會(huì)議的會(huì)場 做好會(huì)場布置工作 配備和檢查設(shè)備 設(shè)備維護(hù) 為減少租用通信線路的時(shí)間 節(jié)約費(fèi)用

　　遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案特點(diǎn)

　　(1)遠(yuǎn)程會(huì)議具有節(jié)省時(shí)間和金錢、能夠與電話服務(wù)機(jī)構(gòu)商定使用錄音帶做永久記錄、而且交流更加直接、簡短的優(yōu)點(diǎn)。

　　(2)遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案擬定時(shí)，應(yīng)預(yù)先了解提供電信會(huì)議服務(wù)公司的服務(wù)業(yè)務(wù)，并提前一周與電信會(huì)議服務(wù)公司預(yù)約，明確提出自己的要求，并提前將下列內(nèi)容告訴電信服務(wù)公司：會(huì)議日期、會(huì)議起止時(shí)間、會(huì)議參加人數(shù)、與會(huì)者的電話號碼、主持人姓名等。

　　(3)會(huì)議程序、議程及其他材料必須提前寄給與會(huì)者，以便他們有時(shí)間準(zhǔn)備會(huì)議討論。

　　(4)遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案中要有專人負(fù)責(zé)檢查遠(yuǎn)程會(huì)議設(shè)備是否齊全和正常，擺放是否符合要求。

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