2013年二級秘書資格考試重點(diǎn)筆記（七）

　　團(tuán)隊(duì)管理

　　1、團(tuán)隊(duì)管理的方法：

　　1、明確建立團(tuán)隊(duì)的目標(biāo)：①明確團(tuán)隊(duì)的任務(wù)②明確團(tuán)隊(duì)任務(wù)所設(shè)計(jì)到的范圍③質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)④階段性目標(biāo)⑤制定工作目標(biāo)時(shí)留出處理意外情況和彌補(bǔ)欠缺的時(shí)間。

　　2、平均分配任務(wù)：①工作經(jīng)驗(yàn)的多少②每人承擔(dān)的總工作量③變化著分配工作任務(wù)④考慮成員的特長愛好，發(fā)揮積極性④組織團(tuán)隊(duì)會(huì)議共同探討如何分配成員工作⑥實(shí)施執(zhí)行中有靈活性，及時(shí)調(diào)整。

　　3、保持上級管理部門與團(tuán)隊(duì)之間的信息溝通交流：①定期書面報(bào)告②團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)定期口頭報(bào)告③上級領(lǐng)導(dǎo)親自參加團(tuán)隊(duì)的有關(guān)會(huì)議④工作進(jìn)度展覽等其它途徑。

　　4、積極開展有意的團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)。

　　5、團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)在建設(shè)和管理一個(gè)團(tuán)隊(duì)中起到關(guān)鍵的作用(12種責(zé)任)：1.安排工作任務(wù)時(shí)考慮到每一個(gè)成員2.提供所需的設(shè)備和資源3.關(guān)心和重視每一個(gè)團(tuán)員，建立良好的工作關(guān)系4.安排時(shí)間溝通交流團(tuán)隊(duì)成員所關(guān)心的問題5.平等公正的對待團(tuán)員，不偏不倚6.能代表團(tuán)隊(duì)向上一級管理者提出團(tuán)隊(duì)的需求和要求7.要承擔(dān)起自己的責(zé)任，按計(jì)劃有效地執(zhí)行團(tuán)隊(duì)的工作任務(wù)8.向團(tuán)隊(duì)成員作出的任何承諾必須兌現(xiàn)9.要善于激勵(lì)和支持團(tuán)隊(duì)成員的積極性10.當(dāng)團(tuán)隊(duì)工作出項(xiàng)問題時(shí)，能公平謹(jǐn)慎地對待團(tuán)隊(duì)成員，以恰當(dāng)?shù)姆绞教幚砣撕褪?1.熱愛自己的團(tuán)隊(duì)和領(lǐng)導(dǎo)崗位，并能調(diào)動(dòng)團(tuán)隊(duì)成員熱愛團(tuán)隊(duì)和團(tuán)隊(duì)的工作12.要確定完成團(tuán)隊(duì)工作的具體期限，要有明確的完成日期。

　　辦公資源管理

　　1、接待區(qū)的功能：它是人們與組織接觸的第一窗口。

　　2、接待區(qū)的設(shè)備種類：1.歡迎板2.顯示公司有關(guān)信息的設(shè)備(布告板、通知板、白板、展示架、資料架等)3.保衛(wèi)來訪者和工作人員安全的設(shè)備(登記表、錄像探頭、門鎖安全系統(tǒng)等、急救包、急救員值班表等)4.執(zhí)行日常辦公活動(dòng)所需的設(shè)備(桌椅、電話、計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、儲(chǔ)物柜、飲水機(jī)等)。

　　3、設(shè)備選購方法：要從供應(yīng)商處獲取有關(guān)設(shè)備的詳細(xì)信息，多家比較其長處、特點(diǎn)和差距。

　　調(diào)查考慮的信息要周全，可比較其性能、功效、價(jià)格、付費(fèi)方式、供貨時(shí)間、交貨方法、售后服務(wù)以及供應(yīng)商的信譽(yù)等，并充分闡明所選理由。

　　4、購買設(shè)備前應(yīng)考慮的因素：1.當(dāng)前或預(yù)期所必須，與原有設(shè)備的匹配;2.設(shè)備放置位置安全可靠且有利于工作流程的進(jìn)行;3.對不同供應(yīng)商的性能價(jià)格、供貨地點(diǎn)、支付方式及售后服務(wù)等進(jìn)行比價(jià)及選擇。

　　5、設(shè)備及家具采購的方案和預(yù)算(技能)