2014年三級秘書資格辦公環(huán)境管理復習：選擇辦公模式

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　　選擇辦公模式

　　辦公模式 指的是組織中的員工用什么方式去工作。傳統(tǒng)的工作模式也在迅速地發(fā)生著變化，由此產(chǎn)生了新的工作模式。

　　1.辦公模式的類型

　　(1)在家工作模式。

　　優(yōu)點： 根據(jù)工作的性質和內容，一些員工可安排在家工作。采取這種模式，主要是為解決辦公場所的擁擠，交通上的耗時等問題。現(xiàn)在在家工作的人員數(shù)越來越多，已經(jīng)成為許多組織認可的工作模式。

　　適用性：科研人員和不需要與其他員工、客戶接觸的人員適合采取這種工作模式。

　　管理辦法：

　　1)在家工作的人員可以在電子工作日志上記錄自己的工作時間、工作情況以使組織掌握工作進度，監(jiān)督工作質量。

　　2)規(guī)定在家工作人員定期去單位參加會議和活動(如每周1---2次)。

　　3)通過電話、網(wǎng)絡保持在家工作人員與領導的溝通。

　　(2)彈性時間工作模式。

　　彈性時間工作模式適用于某些不經(jīng)常與外界及客戶接觸的部門，有些部門必須保持正常的上班時間。

　　管理辦法：

　　1)先由每名員工申報自己選擇的工作時間，再根據(jù)單位的工作，統(tǒng)一協(xié)調，保證每個時間段有足夠的人員。

　　2)在協(xié)調時注意節(jié)假日前夕和周末人員的配置，防止出現(xiàn)無人現(xiàn)象。

　　3)做好每名員工的出勤記錄和工時記載，可以采用手工簽到、刷卡、機器計時等方法。

　　4)加強對員工工作的監(jiān)督，保證工作的順利進行和工作質量。

　　(3)兼職工作模式。

　　適用性： 兼職工作模式適用于有一定專業(yè)的技術人員，有利于充分發(fā)揮其特長，如會計人員，可以同時為幾家單位處理和管理財務。

　　管理辦法：

　　1)明確與兼職人員訂立合同的條款，特別是任務、報酬等，防止發(fā)生矛盾。

　　2)加強對兼職人員的監(jiān)督與控制，如要求他們定期做匯報等。

　　3)管理人員要熟悉兼職工作的任務，防止兼職結束后，該項工作失去連續(xù)性。

　　(4)定期合同制工作模式。

　　優(yōu)點： 由于單位無須為合同制或承包人員承擔社會保險，有些任務又可在單位外部完成，節(jié)省辦公室空間和費用，因此，被許多單位所采用。

　　適用性：

　　定期合同制工作模式適用于有一定專業(yè)技術或有承擔某項特定任務能力的人員。

　　定期合同制工作模式的管理辦法：

　　1)簽訂好合同，明確承包人的權利、義務。

　　2)加強對承包人的監(jiān)控，可以采用在承包期內不定期地進行抽查，以保證工作質量。

　　(5)交叉工作模式。

　　交叉工作模式是指由兩人共同承擔一項工作，每人工作一部分

　　通常情況是，每人工作半周，也可夜班、白班互相交替，如出租汽車司機。

　　交叉工作模式的管理辦法：

　　1)加強對交接班的管理，交接是最容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)。

　　2)注意選擇關系較為融洽的兩個人交叉工作，有利于任務的完成。

　　(6)遠程工作模式。

　　適用性：遠程工作模式適應于與客戶不經(jīng)常打交道的工作人員采用。

　　管理辦法：

　　1)要求工作人員必須經(jīng)常與單位聯(lián)系，以使單位及時掌握和了解其工作情況。

　　2)在人員較為集中的地方安排高級主管進行監(jiān)督和管理。

　　(7)虛擬辦公模式。

　　適用性：只要是不需要與客戶有更多的面對面接觸和涉及其他部門的工作和人員，均可以用虛擬的辦公模式。

　　管理方法：

　　1)注意對計算機信息的管理，特別是帶有保密性質的信息，不要泄密。

　　2)為單位辦公人員提供辦公場所，為在遠程工作人員提供計算機等設備。

　　(8)臨時辦公桌模式。

　　管理辦法：

　　1)事先了解使用臨時辦公桌模式的人員，保證有充足的辦公位置。

　　2)加強對人員的管理，及時了解他們的去向，建立管理制度。

　　(9)項目團隊工作模式。

　　目標、管理、結構、流程、一次性、不可復制特性

　　項目團隊工作模式常用于項目的承包或臨時性的工作。

　　管理辦法：

　　1)選派優(yōu)秀的主管，組織、管理、監(jiān)控團隊成員的工作，及時向領導溝通匯報。

　　2)選派優(yōu)秀的員工，包括員工的工作經(jīng)驗、技術水平、協(xié)調能力等，更好地完成承包任務。

　　2.不同類型工作模式的優(yōu)缺點

　　3.選擇不同辦公模式的方法

　　采用什么形式的辦公模式，應根據(jù)本單位的工作性質由領導研究決定，并在實施前制定完整的規(guī)章制度和管理措施，發(fā)揮新的辦公模式的特長，克服其弊端，為完成任務作出努力。

　　(1)認真分析現(xiàn)有工作模式存在的問題，如人工成本過高、工作期限過長、辦公室面積過小等。

　　(2)綜合分析不同辦公模式各自的優(yōu)缺點。

　　(3)確定新的辦公模式。

　　(4)根據(jù)新的辦公模式制定相應的規(guī)章制度。

　　(5)確定新的分配制度。

　　4.辦公模式發(fā)生變化的原因

　　社會發(fā)展、信息技術的進步，導致辦公模式發(fā)生變化的主要原因是：

　　(1)信息技術的快速發(fā)展

　　(2)支出少，又能優(yōu)秀的完成任務。

　　(3)辦公成本過高，以最小的投入獲得最好的效益。

　　(4)交通狀惡化

　　(5)人們思想觀念的變化

　　(6)人們需要在時間上自主、靈活。

　　(7)人們希望最大限度自我實現(xiàn)。

　　(8)人事制度的改革，必須打破“鐵飯碗”，用多種方式激勵員工的工作積極性。

　　5.選擇不同辦公模式的程序

　　以流程圖形式來顯示以下內容：

　　(1)找出問題，

　　(2)確定新型辦公模式

　　(3)制定管理辦法

　　(4)實施新模式

　　(5)檢查實施結果

　　(6)完善新模式

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