2014年三級(jí)秘書資格辦公事務(wù)管理復(fù)習(xí):辦公室工作的目標(biāo)管理
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辦公室工作的目標(biāo)管理
目標(biāo)管理是管理活動(dòng)圍繞和服務(wù)于目標(biāo)中心,以執(zhí)行和分解目標(biāo)為手段,以圓滿實(shí)現(xiàn)目標(biāo)為宗旨的一種方法。
1.目標(biāo)管理
(1)目標(biāo)性質(zhì)。目標(biāo)是活動(dòng)的最終結(jié)果,總目標(biāo)都需要有子目標(biāo)來(lái)支持,因此,目際具有層次性和網(wǎng)絡(luò)狀,而且,組織和管理人員有多個(gè)目標(biāo),這些目標(biāo)有時(shí)并不一致,可能會(huì)形成組織、群體甚至個(gè)人之間的沖突。管理人員可能需要在短期績(jī)效和長(zhǎng)期績(jī)效之間作出選擇,個(gè)人利益必須服從組織目標(biāo)。
(2)目標(biāo)管理的意義
1)改善管理工作。
2)組織明晰化。每個(gè)目標(biāo)都有專人負(fù)責(zé)。
3)鼓勵(lì)員工勇于承諾和自我實(shí)現(xiàn)。明確了自己的處置權(quán)限的范圍
4)形成有效的控制。目標(biāo)管理不僅提高了計(jì)劃工作的有效性,而且有助于形成有故的控制。控制包括評(píng)估結(jié)果、采取措施、糾正偏差,最終得以目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
(3)目標(biāo)管理的局限性
1)對(duì)目標(biāo)管理概念理解不透。目標(biāo)管理看似簡(jiǎn)單,但組織管理者必須對(duì)它有詳盡的了解和認(rèn)識(shí),必須向下級(jí)員工作出清晰的解釋,包括目標(biāo)管理是什么,怎樣建立目標(biāo);它在評(píng)估工作績(jī)效時(shí)起什么作用;實(shí)施目標(biāo)管理的員工能得到什么好處等。
2)未能向目標(biāo)擬定者闡明指導(dǎo)方針。組織的管理者必須使員工明確自己的目標(biāo)活動(dòng)工作怎樣才能與組織的目標(biāo)相適應(yīng)。如果組織的目標(biāo)含糊不清或不切實(shí)際,那員工就無(wú)法與組織保持一致。
3)設(shè)置目標(biāo)的難點(diǎn)。
4)強(qiáng)調(diào)短期目標(biāo)。員工所確定的目標(biāo)一般是短期的,在實(shí)際過(guò)程中極有可能以犧牲長(zhǎng)期目標(biāo)為代價(jià)。因此,組織的管理者必須采取措施,確保當(dāng)月目標(biāo)的設(shè)置,為長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)服務(wù)。
5)目標(biāo)的呆滯。目標(biāo)經(jīng)常改變,使目標(biāo)制定者無(wú)所適從,目標(biāo)就會(huì)失去它的意義。
(4)目標(biāo)管理的多樣性
1)在目標(biāo)等級(jí)層次的每一層上,目標(biāo)是多樣的;
2)目標(biāo)不要過(guò)多。
3)目標(biāo)的數(shù)量取決于管理者自己將做多少以及他們能在多大程度上將目標(biāo)分配給員工。
(5)目標(biāo)管理的過(guò)程。把目標(biāo)管理過(guò)程具體分解為:
[建立完整的目標(biāo)]――[制定目標(biāo)]―_[組織實(shí)施]―[檢查和評(píng)估]
1)下級(jí)員工自己制定職責(zé)范圍,與主管領(lǐng)導(dǎo)討論并達(dá)成一致意見。
2)下級(jí)員工根據(jù)自己的每一項(xiàng)職責(zé)設(shè)置目標(biāo),并與主管領(lǐng)導(dǎo)一同審查,達(dá)成一致意見。
3)下級(jí)員工執(zhí)行目標(biāo)。
4)下級(jí)員工與主管領(lǐng)導(dǎo)定期(如季度)共同檢查目標(biāo)的實(shí)施進(jìn)展情況,并對(duì)目標(biāo)進(jìn)行必要的修訂和更改。
5)在規(guī)定的期間內(nèi)(通常為一年),下級(jí)員工以書面的工作報(bào)告的形式向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),包括主要成績(jī)、問(wèn)題,并評(píng)價(jià)實(shí)際結(jié)果與期望結(jié)果之間的差距。
6)下級(jí)員工與主管領(lǐng)導(dǎo)共同討論工作報(bào)告,查找目標(biāo)沒有實(shí)現(xiàn)的原因。
7)為下一步制定新的目標(biāo)。
(6)設(shè)置目標(biāo)的方法。設(shè)置目標(biāo)是一件很困難的任務(wù),需要上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)和下級(jí)員工的廣泛參與和實(shí)踐。
(1)目標(biāo)是否體現(xiàn)工作的主要特征
(2)目標(biāo)是否太長(zhǎng)?如果太多是否能進(jìn)行合并
(3)目標(biāo)是否可以檢驗(yàn),即在一定時(shí)間段內(nèi)是否能知道目標(biāo)是否實(shí)現(xiàn)
(4)目標(biāo)是否明確
1)數(shù)量
2)質(zhì)量
3)時(shí)間
4)成本
(5)目標(biāo)是否具有挑戰(zhàn)性又合乎情理
(6)目標(biāo)是否優(yōu)先順序安排
(7)目標(biāo)是否包括
1)目標(biāo)的改進(jìn)
2)個(gè)人發(fā)展目標(biāo)
(8)員工之間,員工與組織之間目標(biāo)是否一致
(9)目標(biāo)是否已與需要知道目標(biāo)的人進(jìn)行了溝通
(10)是否有短期目標(biāo)
(11)有關(guān)目標(biāo)的基本假設(shè)是否明確
(12)目標(biāo)是否用文字清晰地表達(dá)出來(lái)
(13)目標(biāo)能否提供及時(shí)的反饋,以便采取糾正措施
(14)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)是否有足夠的資源和職權(quán)
(15)員工是否有機(jī)會(huì)提出自己的目標(biāo)建議
(16)員工對(duì)自己的職責(zé)是否有控制能力
2.辦公室工作量化管理
(1)量化管理的意義。提高了工作效率。
1)有利于組織的勞動(dòng)生產(chǎn)率和經(jīng)濟(jì)效益的提高,增強(qiáng)組織的活力。
2)有利于克服組織機(jī)構(gòu)的臃腫,人浮于事、浪費(fèi)時(shí)間的現(xiàn)象。
3)有利于員工發(fā)揮工作積極性,增強(qiáng)自己處理事務(wù)的能力。
(2)量化管理的方法
1)優(yōu)化勞動(dòng)組合。
2)定員定編。
3)工作定額。
4)定量考核。
(3)辦公室工作量化管理。具體考核包括:
1)數(shù)量目標(biāo)考核。在制定目標(biāo)過(guò)程中,對(duì)可以用具體數(shù)量去衡量的任務(wù)指標(biāo)要明確、具體,如每月缺勤不超過(guò)3天,購(gòu)買日常辦公用品開支每月不超過(guò)300元等。
2)質(zhì)量目標(biāo)考核。許多目標(biāo)不宜用具體數(shù)字來(lái)表示,如接待來(lái)訪者、辦公環(huán)境管理等,可用質(zhì)量目標(biāo),即完成此項(xiàng)任務(wù)質(zhì)量的優(yōu)劣作為衡量的標(biāo)準(zhǔn)。在制定目標(biāo)時(shí),詳細(xì)說(shuō)明任務(wù)的性質(zhì)、要求、達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)、完成時(shí)間等。
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