2014年三級(jí)秘書(shū)資格會(huì)前籌備復(fù)習(xí)：擬訂會(huì)議籌備方案

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　　擬訂會(huì)議籌備方案

　　會(huì)議籌備方案定義：也稱為會(huì)議預(yù)案，指秘書(shū)在召開(kāi)會(huì)議之前就會(huì)議準(zhǔn)備工作的組織和實(shí)施形成的文字。

　　會(huì)議能否取得成功，很大程度上取決于會(huì)前的準(zhǔn)備工作，在會(huì)議成功的要素中，會(huì)議籌備方案的制訂是重點(diǎn)，它是會(huì)議籌備工作的依據(jù)。

　　1.會(huì)議籌備方案的作用

　　(1)了解會(huì)務(wù)工作的全局。會(huì)議籌備方案就會(huì)議召開(kāi)的日期、時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員范圍、議程和議題、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、后勤保障、會(huì)務(wù)人員分工等。

　　(2)加強(qiáng)協(xié)調(diào)溝通。明確了自己的工作職責(zé)，方便了會(huì)議上下情況溝通。

　　(3)確保會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。了解會(huì)議的籌備進(jìn)展情況，為會(huì)議的組織把好關(guān)。

　　2.會(huì)議籌備方案的特點(diǎn)

　　(1)全面性和具體性。涉及會(huì)議組織的方方面面，細(xì)化了各項(xiàng)工作，既全面又具體。

　　(2)計(jì)劃性。它是會(huì)議召開(kāi)的計(jì)劃性文書(shū)，對(duì)會(huì)議的過(guò)程作出了周密安排。

　　(3)明確性。對(duì)各個(gè)會(huì)議組織機(jī)構(gòu)分工和各組任務(wù)，提出了要求，明確完成的時(shí)限。

　　3.擬訂會(huì)議籌備方案的原則

　　(1)嚴(yán)格時(shí)間的原則。會(huì)議的開(kāi)會(huì)時(shí)間必須明確，按通知時(shí)間準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。

　　(2)事項(xiàng)明確性原則。會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員、會(huì)議議題等各類事項(xiàng)必須交代清楚。

　　(3)會(huì)議必要性原則。對(duì)各類會(huì)議是否有必要召開(kāi)，必須嚴(yán)格審查，同時(shí)也要嚴(yán)格限定與會(huì)人數(shù)。

　　4.會(huì)議籌備方案的內(nèi)容

　　(1)會(huì)議主題與議題

　　1)會(huì)議主題。會(huì)議主題是會(huì)議要研究的問(wèn)題和要達(dá)到的目的。確定會(huì)議主題一是要有切實(shí)的依據(jù);二是要結(jié)合本單位的實(shí)際;三是要有明確的目的。

　　2)會(huì)議議題。會(huì)議議題一般包括主要領(lǐng)導(dǎo)交辦或指定有關(guān)部門匯報(bào)的問(wèn)題;下級(jí)單位提請(qǐng)討論決定的問(wèn)題;上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的指示;需要各部門貫徹執(zhí)行的問(wèn)題等。

　　(2)會(huì)議名稱。會(huì)議名稱是指會(huì)議活動(dòng)的正式稱謂，是會(huì)議活動(dòng)基本特征的信息標(biāo)志。一般例會(huì)性質(zhì)的會(huì)議，會(huì)議名稱都是相對(duì)固定的，如董事會(huì)、經(jīng)理辦公會(huì)、職工代表大會(huì)等。

　　(3)會(huì)議議程。會(huì)議議程是對(duì)會(huì)議議題的順序安排，一般情況下由會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者或主辦者確定。在編排議程時(shí)，應(yīng)遵循的原則一是要按照議題的輕重緩急編排處理的先后次序;二是對(duì)每一個(gè)議題應(yīng)預(yù)估所需的時(shí)間，并明確標(biāo)示出來(lái);三是應(yīng)事先通知與會(huì)者，以使其做好準(zhǔn)備。

　　在編制議程時(shí)，還應(yīng)該根據(jù)參加會(huì)議的主要領(lǐng)導(dǎo)，確定會(huì)議的主持人;根據(jù)會(huì)議的主題確定會(huì)議發(fā)言人，根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容和規(guī)模，確定討論形式。

　　(4)會(huì)議時(shí)間和日期。會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間選擇，關(guān)鍵是準(zhǔn)確把握會(huì)議召開(kāi)的時(shí)機(jī)問(wèn)題。會(huì)議的最佳時(shí)間要考慮到主要領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、報(bào)告人能否出席會(huì)議，會(huì)議的各項(xiàng)組織和準(zhǔn)備工作是否能夠完成，會(huì)議的具體時(shí)間考慮周到。

　　會(huì)議的長(zhǎng)短應(yīng)與會(huì)議內(nèi)容緊密相聯(lián)，要考慮到各項(xiàng)議程是否能夠完成;與會(huì)者能否充分發(fā)表意見(jiàn);有臨時(shí)動(dòng)議的提出和需要的時(shí)間等因素。會(huì)期的長(zhǎng)短還與會(huì)議的成本和效率密切相關(guān)。因此，在滿足需要原則的前提下適當(dāng)、合理地壓縮會(huì)議時(shí)間，是降低會(huì)議成本，提高會(huì)議效率的有效手段。

　　(5)會(huì)議地點(diǎn)。要考慮到交通是否方便，環(huán)境是否適宜，設(shè)備是否能夠滿足需要，會(huì)場(chǎng)大小是否適中，規(guī)格是否適當(dāng)。

　　(6)會(huì)議需要的設(shè)備和工具。

　　(7)會(huì)議文件。

　　(8)與會(huì)人員的組成和人數(shù)。

　　(9)與會(huì)人員的編組。

　　(10)會(huì)議的食宿安排。

　　(11)確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。

　　(12)會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)和完成任務(wù)的期限。規(guī)模較大的會(huì)議都要成立專門的會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)，并明確每項(xiàng)工作的完成期限。根據(jù)會(huì)議準(zhǔn)備工作的各個(gè)環(huán)節(jié)分為若干個(gè)小組，一般可將小組劃分為秘書(shū)組、會(huì)務(wù)組、宣傳組、保衛(wèi)組、后勤組、財(cái)務(wù)組等。各小組分工明確，責(zé)任到人。服從籌備領(lǐng)導(dǎo)小組的統(tǒng)一指揮，確保會(huì)議的準(zhǔn)備工作順利進(jìn)行。

　　5.會(huì)議籌備方案的擬寫(xiě)

　　會(huì)議籌備方案屬于計(jì)劃性文書(shū)，其結(jié)構(gòu)由標(biāo)題和正文組成。

　　(1)標(biāo)題。由會(huì)議名稱加上“籌備方案”組成。

　　(2)正文。正文包括會(huì)議籌備工作的基本內(nèi)容、各小組分工和任務(wù)的完成期限等。

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