2015年三級秘書資格電子文件復(fù)習(xí)：電子文件的含義

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　　電子文件的含義

　　隨著辦公自動化的發(fā)展，電子文件使用的范圍越來越廣。根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T18894--2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中的定義，電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體上，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

　　從該定義中可以看出電子文件具有兩方面的基本特征：

　　第一，電子文件是由電子計算機等數(shù)字設(shè)備生成和處理，其信息是以二進制數(shù)字代

　　碼記錄和表示的，因此亦可稱為“數(shù)字文件”(digital records)。這是電子文件與以往所有其他形式文件的基本區(qū)別，也是電子文件信息與其他數(shù)字信息的共同點。數(shù)字信息使用0和1兩種數(shù)碼的組合來記錄信息，每一個0或1稱為一個比特，需要記錄的信息用一串比特存儲于計算機存儲器(包括內(nèi)存儲器和各種外存儲器)中，并可通過通信線路、網(wǎng)絡(luò)進行傳輸。

　　第二，電子文件是文件的一種類型。文件是指機構(gòu)或個人在履行其法定義務(wù)或業(yè)務(wù)活動過程中形成、收到并保管的作為證據(jù)及信息的記錄(文件管理國際標(biāo)準(zhǔn)IS015489《信息與文獻(xiàn)一文件管理》)，英文通常稱record。此處所指的文件與計算機系統(tǒng)中使用

　　文件這一專用名詞――由若干相關(guān)的記錄構(gòu)成的集合是不同的。電子文件作為文件家族的新成員，具有文件的各種屬性，特別是具有特定的要素、作用和效力。這是電子文件與其他數(shù)字信息的基本區(qū)別，也是電子文件與其他形式文件的共同點。

　　電子文件歸檔后即形成電子檔案。

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