2015年三級秘書資格電子檔案復習：電子檔案的管理要求

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　　電子檔案的管理要求

　　【示例分析】

　　近幾年，坐標公司逐漸實現(xiàn)了辦公自動化，在形成紙質(zhì)檔案的同時又產(chǎn)生了大量的電子檔案。公司為了方便檔案需求者對檔案資源的查詢，也為了更好地保存紙質(zhì)檔案原件，公司在具備了企業(yè)內(nèi)部的局域網(wǎng)環(huán)境后，使用一套辦公自動化軟件系統(tǒng)--ichem系列軟件，可以對現(xiàn)有的文件實行在線生成、發(fā)布、檢索等一系列功能，企業(yè)內(nèi)外實現(xiàn)了高效的信息溝通、網(wǎng)絡協(xié)同無紙化辦公，大大提高了工作效率。此外，公司還組織人員將紙質(zhì)檔案進行掃描轉化成電子形式，供人們在一定的利用權限內(nèi)通過計算機查閱?，F(xiàn)在，公司員工在自己的辦公室就可以通過公司內(nèi)部的局域網(wǎng)利用單位的電子檔案，不必像以往那樣必須到檔案部門查閱檔案了。

　　【點評】由于電子計算機技術、通信技術與網(wǎng)絡技術的運用，出現(xiàn)了電子政務和電子商務等管理和經(jīng)營方式，電子匯款、電子購物，甚至電子合同的簽訂都已成為現(xiàn)實。因此，在單位的工作活動中，形成了大量的電子檔案，它們發(fā)揮著與紙質(zhì)檔案同樣重要的作用。秘書要加強對電子檔案的管理，確保電子檔案的真實、完整和安全。電子檔案作為一種重要的檔案形式，應納入現(xiàn)行的檔案管理體系，由檔案部門集中管理。秘書人員在對電子檔案管理時應注意以下要求：

　　1.真實性

　　電子檔案由于生來具有的一些特點，如電子文件易于修改，且改動后可以不留痕跡，而且在網(wǎng)絡上運行的電子文件也有可能被非法截獲或更改;電子文件由于制作過程的虛擬化使得在不同時間不同地點由不同人獲得同一內(nèi)容文件可以毫無區(qū)別，使得人們無法區(qū)分其中哪些是“原件”，哪些是“復制件”;電子計算機軟、硬件技術的不斷更新?lián)Q代，為了保證電子檔案的可讀性，常常需要加以轉換，因此長期保存的電子檔案很可能在結構和格式上與最初形成的大不相同;由于電子文件信息與載體的可分離性，使得電子檔案不再具有固定的載體，根據(jù)利用需要，人們可以采用不同的方式輸出。對于長期保存的電子文件，還需要定期進行復制，轉換載體，以防止信息損失。由于一份電子文件沒有了固定的載體，也就無法通過載體來判定這份電子文件的原始性;電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性。目前電子文件的簽署技術還不普及，還不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件等。電子文件的這些特點使得無法采用與紙質(zhì)文件相同的標準和方法來判斷它的原始性。電子檔案的這些特點，使得它不像紙質(zhì)檔案那樣，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，借助形式的原始性可證實和確認紙質(zhì)檔案內(nèi)容的原始性，原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，原件成為集兩種原始性于一身的統(tǒng)一體。紙質(zhì)檔案原件的基本條件包括特定的內(nèi)容、載體、字跡材料、體例、格式以及有法定效用的簽署、印章等，其中任何一項的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。原件還必須是由特定的作者，在特定的時空條件下制作完成，時間和空間的差異也可作為否認其原始性的依據(jù)。

　　由于電子檔案的以上屬性特征，可以認為，只要它的內(nèi)容確實是當時由原作者撰寫或制作出來，此后從未修改過，我們可以認定它是原始的，盡管它沒有固定的載體，沒有實在的物理形態(tài)，甚至因轉換而失去了原來的格式。電子檔案的這種“原始性”概念是與紙質(zhì)文件“原件”的概念相對應的，與紙質(zhì)文件“原件”的區(qū)別主要在于，它拋棄了文件形式上的原始性，即允許文件載體、字跡、格式等表現(xiàn)形式發(fā)生變化，僅以文件中所含信息的真實、準確，即內(nèi)容的原始性為唯一標準。

　　在管理電子檔案時，要保障好電子檔案的真實性，使電子檔案的內(nèi)容、結構和背景

　　信息經(jīng)過傳輸、遷移處理后保持不變，與形成時的原始狀態(tài)一致，即保障電子檔案的原始性。

　　2.完整性

　　在管理電子檔案時，要確保電子檔案的齊全完整，使與記錄工作活動的具有聯(lián)系的

　　電子檔案及其他形式的相關檔案數(shù)量齊全，每份電子檔案的內(nèi)容、結構、背景信息沒有

　　缺損。因此，在歸檔時，要考慮歸檔包括能使電子檔案正常顯示和讀出支持性文件和輔

　　助性、支持性文件。

　　3.可讀性

　　在管理長期保存的電子檔案時，秘書人員要確保電子檔案經(jīng)過存儲、傳輸、壓縮、加密、媒體轉換、遷移等處理后，在保持電子檔案內(nèi)容的真實性外，能夠正常顯示，使人們能夠識讀。

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