2015年三級秘書資格電子檔案復(fù)習(xí)：電子檔案的管理要求

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　　電子檔案的管理要求

　　【示例分析】

　　近幾年，坐標(biāo)公司逐漸實現(xiàn)了辦公自動化，在形成紙質(zhì)檔案的同時又產(chǎn)生了大量的電子檔案。公司為了方便檔案需求者對檔案資源的查詢，也為了更好地保存紙質(zhì)檔案原件，公司在具備了企業(yè)內(nèi)部的局域網(wǎng)環(huán)境后，使用一套辦公自動化軟件系統(tǒng)--ichem系列軟件，可以對現(xiàn)有的文件實行在線生成、發(fā)布、檢索等一系列功能，企業(yè)內(nèi)外實現(xiàn)了高效的信息溝通、網(wǎng)絡(luò)協(xié)同無紙化辦公，大大提高了工作效率。此外，公司還組織人員將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描轉(zhuǎn)化成電子形式，供人們在一定的利用權(quán)限內(nèi)通過計算機(jī)查閱?，F(xiàn)在，公司員工在自己的辦公室就可以通過公司內(nèi)部的局域網(wǎng)利用單位的電子檔案，不必像以往那樣必須到檔案部門查閱檔案了。

　　【點(diǎn)評】由于電子計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，出現(xiàn)了電子政務(wù)和電子商務(wù)等管理和經(jīng)營方式，電子匯款、電子購物，甚至電子合同的簽訂都已成為現(xiàn)實。因此，在單位的工作活動中，形成了大量的電子檔案，它們發(fā)揮著與紙質(zhì)檔案同樣重要的作用。秘書要加強(qiáng)對電子檔案的管理，確保電子檔案的真實、完整和安全。電子檔案作為一種重要的檔案形式，應(yīng)納入現(xiàn)行的檔案管理體系，由檔案部門集中管理。秘書人員在對電子檔案管理時應(yīng)注意以下要求：

　　1.真實性

　　電子檔案由于生來具有的一些特點(diǎn)，如電子文件易于修改，且改動后可以不留痕跡，而且在網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行的電子文件也有可能被非法截獲或更改;電子文件由于制作過程的虛擬化使得在不同時間不同地點(diǎn)由不同人獲得同一內(nèi)容文件可以毫無區(qū)別，使得人們無法區(qū)分其中哪些是“原件”，哪些是“復(fù)制件”;電子計算機(jī)軟、硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，為了保證電子檔案的可讀性，常常需要加以轉(zhuǎn)換，因此長期保存的電子檔案很可能在結(jié)構(gòu)和格式上與最初形成的大不相同;由于電子文件信息與載體的可分離性，使得電子檔案不再具有固定的載體，根據(jù)利用需要，人們可以采用不同的方式輸出。對于長期保存的電子文件，還需要定期進(jìn)行復(fù)制，轉(zhuǎn)換載體，以防止信息損失。由于一份電子文件沒有了固定的載體，也就無法通過載體來判定這份電子文件的原始性;電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性。目前電子文件的簽署技術(shù)還不普及，還不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件等。電子文件的這些特點(diǎn)使得無法采用與紙質(zhì)文件相同的標(biāo)準(zhǔn)和方法來判斷它的原始性。電子檔案的這些特點(diǎn)，使得它不像紙質(zhì)檔案那樣，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，借助形式的原始性可證實和確認(rèn)紙質(zhì)檔案內(nèi)容的原始性，原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，原件成為集兩種原始性于一身的統(tǒng)一體。紙質(zhì)檔案原件的基本條件包括特定的內(nèi)容、載體、字跡材料、體例、格式以及有法定效用的簽署、印章等，其中任何一項的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。原件還必須是由特定的作者，在特定的時空條件下制作完成，時間和空間的差異也可作為否認(rèn)其原始性的依據(jù)。

　　由于電子檔案的以上屬性特征，可以認(rèn)為，只要它的內(nèi)容確實是當(dāng)時由原作者撰寫或制作出來，此后從未修改過，我們可以認(rèn)定它是原始的，盡管它沒有固定的載體，沒有實在的物理形態(tài)，甚至因轉(zhuǎn)換而失去了原來的格式。電子檔案的這種“原始性”概念是與紙質(zhì)文件“原件”的概念相對應(yīng)的，與紙質(zhì)文件“原件”的區(qū)別主要在于，它拋棄了文件形式上的原始性，即允許文件載體、字跡、格式等表現(xiàn)形式發(fā)生變化，僅以文件中所含信息的真實、準(zhǔn)確，即內(nèi)容的原始性為唯一標(biāo)準(zhǔn)。

　　在管理電子檔案時，要保障好電子檔案的真實性，使電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景

　　信息經(jīng)過傳輸、遷移處理后保持不變，與形成時的原始狀態(tài)一致，即保障電子檔案的原始性。

　　2.完整性

　　在管理電子檔案時，要確保電子檔案的齊全完整，使與記錄工作活動的具有聯(lián)系的

　　電子檔案及其他形式的相關(guān)檔案數(shù)量齊全，每份電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息沒有

　　缺損。因此，在歸檔時，要考慮歸檔包括能使電子檔案正常顯示和讀出支持性文件和輔

　　助性、支持性文件。

　　3.可讀性

　　在管理長期保存的電子檔案時，秘書人員要確保電子檔案經(jīng)過存儲、傳輸、壓縮、加密、媒體轉(zhuǎn)換、遷移等處理后，在保持電子檔案內(nèi)容的真實性外，能夠正常顯示，使人們能夠識讀。

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