2015物業(yè)管理師考試講義:物業(yè)管理檔案的分類方法

　　物業(yè)管理檔案的分類方法

　　物業(yè)管理檔案是直接記載物業(yè)及物業(yè)管理各個方面的歷史記錄。物業(yè)管理常用的檔案分類方法有以下幾種。

　　(一)年度分類法

　　年度分類法：根據(jù)形成和處理文件的年度，將全宗內(nèi)檔案分成各個類別。

　　特點：按年度分類符合檔案按年度形成的特點和規(guī)律，能夠保持檔案在形成時間方面的聯(lián)系，可以反映出立檔單位每年工作的特點和逐年發(fā)展的變化情況，便于按年度查閱和利用檔案。

　　(二)組織機構(gòu)分類法

　　組織機構(gòu)分類法：按照立檔單位的內(nèi)部組織機構(gòu)，把全宗內(nèi)的檔案分成各個類別。

　　特點：能保持全宗內(nèi)文件在來源方面的聯(lián)系，客觀反映各組織機構(gòu)工作活動的歷史面貌，便于按一定專業(yè)查閱檔案。

　　(三)事件分類法

　　事件分類法：按照全宗內(nèi)檔案反映的事件進行分類，又稱為事由分類法或問題分類法。

　　特點：能較好地保持文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系，使內(nèi)容相同或相近的文件集中在一起，既能較突出地反映立檔單位主要工作活動的面貌，又便于按專業(yè)系統(tǒng)全面地查閱利用檔案。

　　物業(yè)管理企業(yè)檔案的分類應(yīng)根據(jù)企業(yè)自身的情況和檔案管理的要求，采用相應(yīng)的分類方法。

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