2015物業(yè)管理師考試講義:物業(yè)管理檔案存放

　　物業(yè)管理檔案存放

　　為了方便檢索利用，歸檔整理后的案卷需要按分類方法進(jìn)行分類存放。首先，檔案應(yīng)當(dāng)有專門的檔案室，檔案室的大小應(yīng)由未來(lái)檔案的可能數(shù)量和一定的余量來(lái)確定。其次，要選擇文件架和文件柜，物業(yè)管理公司可以根據(jù)自身需要和經(jīng)濟(jì)條件進(jìn)行選擇，一般檔案量不大的小型物業(yè)管理公司可以考慮采用小型文件架或文件柜來(lái)存放案卷，管理面積較大的物業(yè)公司應(yīng)考慮采用更大的檔案室并采用文件架存放案卷。

　　確定了案卷存放的工具和分類方法之后，就可以根據(jù)分類方法對(duì)存放工具進(jìn)行編目，即明確哪個(gè)文件架或文件柜將存放哪一類檔案并作出明顯的標(biāo)記，以便于存放和檢索取用。

　　(1)物業(yè)承接查驗(yàn)期收集整理的檔案是物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案，這類檔案比較重要，一般須長(zhǎng)期存放。而且這類檔案隨時(shí)間推移而增減的情況不多，這類檔案應(yīng)專架或?qū)９翊娣拧?/P>

　　(2)物業(yè)入住期收集整理的檔案是客戶資料檔案，這類檔案存放期長(zhǎng)，檢索頻度較高，隨時(shí)間推移會(huì)發(fā)生有限增加，因此這類檔案架或柜應(yīng)留有余量。

　　(3)物業(yè)日常管理期收集整理的檔案種類繁多、情況復(fù)雜隨時(shí)間推移會(huì)不斷增加。一般存放期不長(zhǎng)，會(huì)有相當(dāng)多的案卷因存放到期而移出或銷毀。

　　檔案案卷在進(jìn)行上架排列時(shí)，物業(yè)管理檔案一般應(yīng)按檔案案卷所反映的事件專題、重要程度和時(shí)間序列的順序進(jìn)行排列，同時(shí)要對(duì)每一案卷進(jìn)行編號(hào)以固定每一案卷的具體位置，方便今后的編目和查閱。

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