秘書從業(yè)經(jīng)驗(yàn):交接儀式的準(zhǔn)備與程序

　　交接儀式，在商界一般是指施工單位依照合同將已經(jīng)建設(shè)、安裝完成的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備，例如廠房、商廈、賓館、辦公樓、機(jī)場(chǎng)、碼頭、車站，或飛機(jī)輪船、火車、機(jī)械、物資，等等經(jīng)過驗(yàn)收合格，正式移交給使用單位而舉行的慶祝典禮。交接儀式應(yīng)遵循的禮儀，主要體現(xiàn)在交接儀式的準(zhǔn)備、交接儀式的程序、交接儀式的參加等三個(gè)方面。

　　1. 交接儀式的準(zhǔn)備

　　⑴邀請(qǐng)來賓

　　一般應(yīng)由交接儀式的東道主――施工、安裝單位負(fù)責(zé)。在具體擬定來賓名單時(shí)，施工單位亦應(yīng)主動(dòng)征求自己的合作伙伴――接收單位的意見。接收單位對(duì)于施工、安裝單位所草擬的名單不宜過于挑剔，不過可以對(duì)此酌情提出自己的合理建議。

　　交接儀式的出席人員應(yīng)當(dāng)包括：施工、安裝單位的有關(guān)人員，接收單位的有關(guān)人員，上級(jí)主管部門的有關(guān)人員，當(dāng)?shù)卣挠嘘P(guān)人員，行業(yè)組織、社會(huì)團(tuán)體的有關(guān)人員，各界知名人士，新聞界人士，以及協(xié)作單位的有關(guān)人員等等。

　　在舉行交接儀式時(shí)，東道主既要爭(zhēng)取多邀請(qǐng)媒體記者參加，又要為其盡可能地提供一切便利。對(duì)于不邀而至的新聞界人士，盡量來者不拒。至于邀請(qǐng)海外的媒體人員參加交接儀式的問題，則必須認(rèn)真遵守有關(guān)的外事規(guī)則與外事紀(jì)委事先履行必要的報(bào)批手續(xù)。

　　⑵布置現(xiàn)場(chǎng)

　　舉行交接儀式的現(xiàn)場(chǎng)，亦稱交接儀式的會(huì)場(chǎng)。在對(duì)其進(jìn)行選擇時(shí)，通常應(yīng)視交接儀式的重要程度、出席人數(shù)、交接儀式的具體程序與內(nèi)容，以及是否要求對(duì)其進(jìn)行保密等幾個(gè)方面的因素而定。根據(jù)常規(guī)，一般可將交接儀式的舉行地點(diǎn)安排在已經(jīng)建設(shè)、安裝完成并已驗(yàn)收合格的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備所在地的現(xiàn)場(chǎng)。有時(shí)，亦可將其酌情安排在東道主單位的會(huì)議廳，或者由施工、安裝單位與接收單位雙方共同認(rèn)可的其他場(chǎng)所。將交接儀式安排在東道主單位本部的會(huì)議廳舉行，可免除大量的接待工作，會(huì)場(chǎng)的布置也十分便利。特別是在將被交付的工程項(xiàng)目、大型設(shè)備不宜為外人參觀，或者暫時(shí)不方便外人參觀的情況下，以東道主單位本部的會(huì)議廳作為舉行儀式的現(xiàn)場(chǎng)，不失為一種較好的選擇。

　　如果將被交付的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備的現(xiàn)場(chǎng)條件欠佳，或是出于東道主單位的本部不在當(dāng)?shù)匾约皩⒁鱿瘍x式的人員較多等其他原因，經(jīng)施工、安裝單位提議，并經(jīng)接收單位同意之后，交接儀式亦可在其他場(chǎng)所舉行。諸如賓館的多功能廳、外單位出租的禮堂或大廳等處，都可用來舉行交接儀式。在其他場(chǎng)所舉行交接儀式，盡管開支較高，但可省去大量的安排、布置工作，而且還可以提升儀式的檔次。

　?、菧?zhǔn)備相關(guān)物品

　　在交接儀式上，有不少需要使用的物品，應(yīng)由東道主一方提前進(jìn)行準(zhǔn)備。首先，必不可少的，是作交接象征的有關(guān)物品。它們主要有：驗(yàn)收文件、一覽表、鑰匙，等等。驗(yàn)收文件，此處是指已經(jīng)公證的由交接雙方正式簽署的接收證明性文件。一覽表，是指交付給接收單位的全部物資、設(shè)備或其他物品的名稱、數(shù)量明細(xì)表。鑰匙，則是指用來開啟被交接的建筑物或機(jī)械設(shè)備的鑰匙。在一般情況下，因其具有象征性意味，故預(yù)備一把即可。除此之外，主辦交接儀式的單位，還需為交接儀式的現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備一些用以烘托喜慶氣氛的物品，并應(yīng)為來賓略備一份薄禮。在交接儀式上用以贈(zèng)送給來賓的禮品，應(yīng)突出其紀(jì)念性、宣傳達(dá)室性。被交接的工程項(xiàng)目，大型設(shè)備的微縮模型，或以其為主角的畫冊(cè)、明信片、紀(jì)念章、領(lǐng)帶針、鑰匙扣等等，皆為上佳之選。

　　2. 交接儀式的程序

　　主辦單位在擬定交接儀式的具體程序時(shí)，必須注意兩個(gè)方面：一是必須在總體上按慣例執(zhí)行，盡量不標(biāo)新立異，加搞一套;二是必須實(shí)事求是、量力而行，在具體的細(xì)節(jié)上不貪大求全。

　　不同內(nèi)容的交接儀式，其具體程序往往各有不同。但大致都包括以下五個(gè)方面：

　?、胖鞒秩诵冀唤觾x式正式開始。

　?、谱鄧?guó)歌，并演奏東道主單位的標(biāo)志性歌曲。

　　此前，全體與會(huì)者必須肅立。

　?、怯墒┕?、安裝單位與接收單位正式進(jìn)行有關(guān)工程項(xiàng)目或大型設(shè)備的交接。

　　由施工、安裝單位的代表，將有關(guān)工程項(xiàng)目或大型設(shè)備的驗(yàn)收文件、一覽表或者鑰匙等等象征性物品，正式遞交給接收單位的代表。此時(shí)，雙方應(yīng)面帶微笑，雙手遞交、接收有關(guān)物品。在此之后，還應(yīng)熱烈握手。

　?、雀鞣酱戆l(fā)言。

　　按慣例，在交接儀式上，須由有關(guān)各方的代表進(jìn)行發(fā)言。他們依次應(yīng)為施工、安裝單位的代表，接收單位的代表，來賓的代表，等等，這些發(fā)言，應(yīng)簡(jiǎn)短明了。原則上，每個(gè)人的發(fā)言時(shí)間應(yīng)控制在三分鐘以內(nèi)。

　?、尚娼唤觾x式正式結(jié)束。

　　此時(shí)，與會(huì)者應(yīng)再次鼓掌，表示熱烈的祝賀。隨后安排全體來賓進(jìn)行參觀或觀看文娛表演。

　　參觀中，東道主一方應(yīng)安排有經(jīng)驗(yàn)的陪同、解說人員，使來賓通過現(xiàn)場(chǎng)參觀，可以加深對(duì)有關(guān)工程項(xiàng)目或大型設(shè)備的認(rèn)識(shí)。

　　若是不便邀請(qǐng)來賓進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)參觀，也可通過組織參觀有關(guān)的圖片展覽或向其發(fā)放宣傳資料的方式，來適當(dāng)?shù)貪M足來賓的好奇心。

　　在儀式結(jié)束后，若不安排參觀活動(dòng)，還可為來賓安排一場(chǎng)綜藝類的文娛表演助興。表演者可以是東道主單位的員工，也可以邀請(qǐng)專業(yè)人士。表演的主要內(nèi)容，應(yīng)為輕松、歡快、娛樂性強(qiáng)的節(jié)目。

　　3. 交接儀式的注意事項(xiàng)

　　在參加交接儀式時(shí)，不論是東道主一方還是來賓一方，都存在一個(gè)表現(xiàn)是否得體的問題。

　　⑴東道主注意事項(xiàng)：

　?、賰x表整潔。東道主一方參加交接儀式的人員，必須要求他妝容規(guī)范、服飾得體、舉止大方。

　?、诒３诛L(fēng)度。在交接儀式舉行期間，不允許東道主一方的人員東游西逛、交頭接耳、打打鬧鬧。在為發(fā)言者鼓掌時(shí)，不允許厚此薄彼。

　?、蹮崆橛押谩２还茏约菏欠駥ｉT負(fù)責(zé)接待、陪同或解說工作，東道主一方的全體人員都應(yīng)當(dāng)自學(xué)地樹立起主人翁意識(shí)。一旦來賓提出問題需要幫助時(shí)，都要鼎力相助。不允許一問三不知、借故推脫、拒絕幫忙，甚至胡言亂語、大說風(fēng)涼話。即使自己力不能及，也要向?qū)Ψ秸f明原因，并且及時(shí)向有關(guān)方面進(jìn)行反映。

　　⑵來賓注意事項(xiàng)：

　?、俦硎咀ＹR。接到正式邀請(qǐng)后，被邀請(qǐng)者即應(yīng)盡早以單位或個(gè)人的名義發(fā)出賀電或賀信，向東道主表示熱烈祝賀。有時(shí)，被邀請(qǐng)者在出席交接儀式時(shí)，將賀電或賀信面交東道主，也是可行的。不僅如此，被邀請(qǐng)者在參加儀式時(shí)，還須鄭重其事地與東道主一方的主要負(fù)責(zé)人一一握手，再次口頭道賀。

　?、诼詡滟R禮。為表示祝賀之意，可向東道主一方贈(zèng)送一些賀禮，如花籃、牌匾、賀幛等等。

　?、垲A(yù)備賀詞。假若自己與東道主關(guān)系密切，還須提前預(yù)備一份書面賀詞，供被邀請(qǐng)代表發(fā)言時(shí)用。其內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)明扼要，主要是為了向東道主一方道喜祝賀。

　?、軠?zhǔn)點(diǎn)到場(chǎng)。若無特殊原因，接到邀請(qǐng)后，務(wù)必牢記在心，屆時(shí)正點(diǎn)抵達(dá)，為主人捧場(chǎng)。若不能出席，則應(yīng)盡早通知東道主。

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