2014年秘書資格五級輔導(dǎo):信息與檔案

　　信息與檔案重點(diǎn):能夠分辨信息的種類，準(zhǔn)確地收集信息;能夠使用歸檔工具，立卷歸檔。

　　1.閱讀篩選信息資料的方法

　　(1)留意標(biāo)題。

　　(2)剪裁、復(fù)印。

　　(3)摘記。

　　(4)標(biāo)記說明。

　　2.分辨信息種類

　　(1)按信息源的性質(zhì)劃分，信息可分為自然信息和社會信息。

　　(2)按信息的表現(xiàn)形式劃分，信息可分為語言信息、文字信息、聲像信息、計算機(jī)語言 信息和縮微信息。

　　(3)按信息內(nèi)容所涉及的社會領(lǐng)域劃分，信息可分為政治信息、經(jīng)濟(jì)信息、文化信息、 教育信息、軍事信息、科技信息、體育信息等。

　　(4)按信息來源方向劃分，信息可分為橫向信息和縱向信息。橫向信息來自平行單位， 縱向信息來自系統(tǒng)單位。

　　(5)按信息穩(wěn)定狀態(tài)劃分，信息可分為靜態(tài)信息(如資源、統(tǒng)計資料)、動態(tài)信息(如 市場信息)。

　　(6)按信息在秘書工作中的作用劃分，信息可分為預(yù)測信息、動態(tài)信息、反饋信息。

　　3.收集信息的方法

　　(1)觀察法是收集、獲取信息的最基本方法，指人們直接用感官或借助其他工具認(rèn)識客 觀事物，獲取信息。

　　(2)問卷法是由收集者向被收集對象提供問卷并請其對問卷中的問題作答而收集信息的 方法。

　　(3)閱讀法是通過閱讀書刊、雜志等，從中獲取信息。

　　(4)詢問法是指信息收集者通過提問請對方作答來獲取信息。

　　(5)網(wǎng)絡(luò)法：網(wǎng)絡(luò)主要指以因特網(wǎng)為核心的計算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)，它是以資源共享為目的， 使用統(tǒng)一的協(xié)議，通過數(shù)據(jù)通信信道將眾多計算機(jī)互聯(lián)而成的系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)所提供的信息服務(wù) 有電子郵件服務(wù)、遠(yuǎn)程登錄服務(wù)、文件傳送服務(wù)、信息查詢服務(wù)、信息研討和公布服務(wù)等。

　　(6)量表法是運(yùn)用測量表來收集信息的方法。

　　(7)交換法就是將自己擁有的信息材料與其他單位的信息材料進(jìn)行交換的方法。

　　4.信息的特征

　　客觀性、共享性、開發(fā)性、傳遞性、時效性、存儲性、可塑性、無限性。

　　5.秘書收集信息的范圍

　　6.秘書收集信息的渠道

　　7.立卷歸檔

　　(1)立卷歸檔文件范圍。

　　(2)確定歸檔時間。

　　(3)歸檔份數(shù)。

　　(4)履行歸檔手續(xù)。

　　8.檔案裝訂步驟

　　(1)整理歸檔文件。

　　(2)修整歸檔文件。

　　(3)裝訂歸檔文件。

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