2014物業(yè)管理師物業(yè)管理實務:物業(yè)管理投標程序

　　物業(yè)管理投標程序

　　1.獲取招標信息

　　根據(jù)招標方式的特點，投標人獲取招標信息一般來自兩個渠道：一是從公共媒介上采集公開招標信息，二是來自招標方的邀請。

　　2.項目評估與風險防范

　　在獲取招標信息后，投標應首先組織經營管理、專業(yè)技術和財務等方面的人員對招標物業(yè)進行項目評估，預測中標成功的可能性和存在的風險，對投標活動進行策劃，制訂相應的投標策略和風險控制措施，確保投標的成功或避免企業(yè)遭受損失。

　　(1)項目評估

　　項目評估一般分為兩 個階段，即初選階段，準備和實施階段。初選階段的評估主要是在調查、研究資料的基礎上對項目進行分析、預測和評定，目的是確定是否參與投標;準備和實施階段的評估主要是對投標物業(yè)進行深入的調查和進行技術、經濟論證，并在此基礎上確定最佳投標策略和管理方案。

　　項目評估主要包括以下幾個方面的內容：

　　1)投標物業(yè)的基本情況

　　投標人在分析招標物業(yè)項目的基本情況時，主要是從物業(yè)的性質、類型入手，著重了解物業(yè)的建筑面積和投資規(guī)模、使用周期、建筑設計規(guī)劃、配套設施設備等具體情況。屬于新建物業(yè)的，就要了解物業(yè)的建設周期和進度，分析物業(yè)現(xiàn)有條件對實施物業(yè)管理服務的利弊，如在早期介入和前期物業(yè)管理的項目中，要關注現(xiàn)有規(guī)劃設計及建筑施工中是否存在不符合物業(yè)管理要求的問題，以便在方案中提出相應的解決或建議方案;屬于已投入使用的物業(yè)的，則應收集物業(yè)使用過程中的具體資料，如歷年大中修計劃實施情況、配套設施功能改造方案等;屬于商業(yè)類型物業(yè)的，則應了解商業(yè)物業(yè)的使用功能和規(guī)模;對公用事業(yè)類型物業(yè)，除了解物業(yè)的基本情況外，還應該關注現(xiàn)有規(guī)劃或已配置的設施中是否具備預防及應對緊急事件的條件等。

　　物業(yè)管理企業(yè)可以通過招標文件、現(xiàn)場踏勘、標前會議等渠道獲取招標物業(yè)項目的基本資料，為項目的組織架構設計、人員及崗位的設置、費用測算等提供準確的依據(jù)。

　　2)招標物業(yè)項目的定位

　　分析招標物業(yè)項目的定位要從投標物業(yè)項目的內部條件和外部環(huán)境入手，了解物業(yè)的功能定位、形象定位和市場定位，調查物業(yè)所在地域的人文環(huán)境、經濟環(huán)境、政治及法律環(huán)境，具體包括物業(yè)所在地域的法規(guī)政策，政府管理，社會文化傳統(tǒng)與習慣，居民收入與消費水平，物業(yè)所在區(qū)域的位置、交通條件、商業(yè)狀況、人口流動狀況，同類物業(yè)的服務費用標準等。

　　3)業(yè)主的需求

　　招標物業(yè)項目的業(yè)主對物業(yè)管理服務的需求包括業(yè)主需求的內容、物業(yè)管理消費的承受能力等。目前設計得甲較為規(guī)范的物業(yè)管理招標文件中對物業(yè)管理服務需求都有明確具體的規(guī)定，物業(yè)管理企業(yè)應認真分析招標文件和相關內容。對于非單一業(yè)主性質的招標項目，物業(yè)管理企業(yè)還應通過市場調研的方式了解招標物業(yè)業(yè)主(包括預售或現(xiàn)售性質物業(yè)的潛在客戶)的文化層次、生活需求、對物業(yè)管理服務的期望與要求，從而為制訂管理方案中的服務重點和管理措施提供決策依據(jù)。

　　4)建設單位、物業(yè)產權人(含業(yè)主)、物業(yè)使用人的基本情況

　　建設單位、物業(yè)產權人(含業(yè)主)、物業(yè)使用人的基本情況包括其背景資料以及是否具有誠意合作并具備履行合同的實力。屬于新建物業(yè)的，要詳細調查了解建設單位的資金實力、技術力量和商業(yè)信譽等，并通過對建設單位以往所承建的物業(yè)質量，以及有關物業(yè)管理公司與之合作情況的調查，分析判斷招標物業(yè)建設單位的可靠性;屬于重新選聘物業(yè)管理企業(yè)的招標項目，應調查解聘原管理方的原因、物業(yè)產權人是否與原建設單位或管理方存在法律糾紛;對于已投入使用一定年限的招標物業(yè)，需詳細了解物業(yè)的使用情況、產權人的背景資金實力和信譽，物業(yè)是否存在重大隱患;屬于要求投標參與物業(yè)合作經營的招標項目，應另作具體的投資可行性分析論證。

　　5)招標條件和招標過程

　　對招標方要求的條件要進行深入分析，預測中標的可能性。對在招標文件和招標過程中出現(xiàn)的異常要求和情況要進行分析判斷，調查招標策略，避免因招標方或競爭對手使用違規(guī)手段操縱招標活動，使企業(yè)蒙受不必要的損失。如有的招標文件會由于招標者的利益趨向而呈現(xiàn)出某種明顯偏向。在閱讀標書時，物業(yè)管理公司應特別注意招標公告中的特殊要求，以便作出正確的判斷，還應對招標方增加的合同特殊條款作出其是否符合《物業(yè)管理條例》規(guī)定的判斷，從而評估企業(yè)若承擔特殊條款可能存在的風險。

　　6)競爭對手

　　對競爭對手的分析評估包括了解競爭對手的規(guī)模、數(shù)量和企業(yè)綜合實力;競爭對手現(xiàn)接管物業(yè)的社會影響程度;競爭對手與招標方是否存在背景聯(lián)系，在物業(yè)招標前雙方是否存在關聯(lián)交易;競爭對手對招標項目是否具有絕對優(yōu)勢;競爭對手可能采取的投標策略等。

　　7)企業(yè)自身條件的分析

　　對企業(yè)自身條件的分析內容包括：招標項目的性質，所在區(qū)域、規(guī)模是否符合企業(yè)發(fā)展規(guī)劃;項目類型是否符合企業(yè)確定的目標客戶;常規(guī)預測的盈利;項目風險控制是否在企業(yè)可以承受的范圍內;投標企業(yè)現(xiàn)有的人、財、物等資源條件滿足項目需求的能力。

　　物業(yè)管理企業(yè)只有通過對項目進行合理的分析和正確的評估，并結合物業(yè)管理企業(yè)自身的優(yōu)勢條件，才能確定招標項目的選擇和招標活動的具體實施。

　　(2)投標風險的防范與控制

　　物業(yè)管理投標的主要風險來自招標人和招標物業(yè)、投標人、競爭對手等三個方面。

　　1)來自于招標人和招標物業(yè)的風險有：招標方提出顯示公平的特殊條件，招標方未告知可能會直接影響投標結果的信息，建設單位可能出現(xiàn)資金等方面的困難而造成項目無法正常進行，因物業(yè)延遲交付使用而造成早期介入期限延長，招標方與其他投標人存在關聯(lián)交易等。

　　2)來自于投標人的風險主要有：未對項目實施必要的可行性分析、評估、論證，從而造成投標決策和投標策略的失誤;盲目作出服務承諾;價格測算失誤造成未中標或中標后虧損經營;項目負責人現(xiàn)場答辯出現(xiàn)失誤;接受資格審查時出現(xiàn)不可預見或可預見但未作相應防范補救措施的失誤;投標資料(如物業(yè)管理方案、報價等)泄露;投標人采取不正當?shù)氖侄螀⑴c競爭，被招標方或評標委員會取消投標資格;未按要求制作投標文件或送達投標文件造成廢標等。

　　3)來自競爭對手的風險主要有：采取低于成本競爭、欺詐、行賄等不正當?shù)母偁幨侄?具備相關背景或綜合競爭的絕對優(yōu)勢;竊取他人的投標資料和商業(yè)秘密等。

　　對上述風險的防范與控制的具體措施有：嚴格按照相關法律法規(guī)的要求參與投標活動;對項目進行科學合理的分析、評估，周密策劃、組織、實施投標活動; 完善企業(yè)自身的管理;選擇信譽良好的招標方和手續(xù)完備盈利優(yōu)勢明顯的物業(yè);充分考慮企業(yè)的承受能力，制訂可行的物業(yè)管理方案，選擇經驗豐富的項目負責人; 慎重對待合同的附加條款和招標方的特殊要求等。

　　3.登記并取得招標文件

　　物業(yè)管理企業(yè)在確定參加投標后，按招標公告和投標邀請書指定的地點和方式登記并取得招標文件。

　　4.準備投標文件

　　投標文件應嚴格按照招標文件的要求編制投標文件，并對招標文件提出的實質性要求和條件作出響應。投標文件又稱標書，一般由投標函、投標報價表、資格證明文件、物業(yè)管理方案、招標文件要求提供的其他材料等幾部分組成。常見的做法是將投標文件根據(jù)性質分為商務文件和技術文件兩大類。

　　(1)商務投標文件(或稱物業(yè)基本情況)

　　1)公司簡介。包括投標公司的資質條件、以往業(yè)績、人員等情況。

　　2)公司法人地位及法定代表證明。包括資格證明文件(營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、企業(yè)代碼以及行業(yè)主管部門頒發(fā)的資質等級證書、授權書、代理協(xié)議書等)、資信證明文件(保函、已履行的合同及商戶意見書、中介機構出具的財務狀況書等)。

　　3)投標報價單及招標文件要求提供的其他資料。

　　商務文件要求投標人按招標要求和行業(yè)標準真實反映企業(yè)的情況和詳細的報價。

　　(2)技術文件

　　技術文件又稱技術指標，主要是物業(yè)管理方案和招標方要求提供的其他技術性資料。

　　應注意，有的 招標條件要求在技術文件中禁止透露可以反映企業(yè)情況的數(shù)據(jù)、文字、報價等。

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