2014年5月秘書二級"檔案管理工作"輔導(dǎo):歸檔錯誤實例

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    2014年5月秘書二級"檔案管理工作"輔導(dǎo)匯總

　　1.案例情景

　　某公司實習(xí)秘書肖揚(yáng)在整理公司文書準(zhǔn)備歸檔，她把文書按照不同文種加以分類，在每類中按時間排列。還把文件后的附件一一分離出來，單獨(dú)裝訂。在每份文件上標(biāo)上頁號，文件左側(cè)統(tǒng)一用訂書機(jī)裝訂。最后把這些文件按照時間順序依次裝入檔案盒中，填好檔案，然后移交給檔案室。結(jié)果檔案室管理員陸言看了后直搖頭。

　　2.任務(wù)要求

　　根據(jù)上述案例，請判斷實習(xí)秘書肖揚(yáng)在文書歸檔整理過程中有哪些不妥之處。

　　3.案例分析

　　(1)無需對文書進(jìn)行文種的區(qū)分，因為文件在排列時只考慮事由、時間和重要程度等因素。

　　(2)文書整理中公文附件一般不單獨(dú)成件，而是和公文正文一起成一件。

　　(3)取消立卷以后，文件歸檔不需要再編頁號。

　　(4)文件采用何種方式裝訂要考慮是否會破壞檔案的原貌或能否長期保存，訂書針對永久或長期保存的檔案不太合適，因為容易銹蝕。

　　(5)文件排列時，首先要考慮事由因素，同一事由的應(yīng)排在一起，同一事由內(nèi)部按時間順序或重要程度排列，不同事由間按時間順序或重要程度排列。

　　(6)文件排列好后要加蓋歸檔章。

　　(7)文件裝盒前要考慮檔案的分類方案，不同保管期限的檔案不能裝入同一盒中。

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