2014年五級(jí)秘書(shū)資格《會(huì)議管理》精講:返程工作

　　返程工作的服務(wù)要求

　　(一)相關(guān)知識(shí)

　　當(dāng)會(huì)議結(jié)束后，秘書(shū)需要做好與會(huì)人員返程的相關(guān)工作。

　　主要要求如下：

　　(1)提早登記與會(huì)人員返程所需車、船、飛機(jī)票，并及時(shí)分發(fā)給與會(huì)人員。

　　(2)需要時(shí)建議和協(xié)助召開(kāi)一定范圍內(nèi)的歡送會(huì)或送別宴會(huì)。對(duì)于重要賓客和不經(jīng)常見(jiàn)面的遠(yuǎn)道客人，秘書(shū)應(yīng)建議和協(xié)助組織召開(kāi)一定范圍內(nèi)的歡送會(huì)或送別宴會(huì)。

　　(3)分批送站，調(diào)配車輛。在會(huì)議即將結(jié)束時(shí)，秘書(shū)應(yīng)編制與會(huì)人員離開(kāi)的時(shí)間表，安排好送行車輛，派人將外埠與會(huì)人員送到車站、港口或機(jī)場(chǎng)，待他們乘坐的交通工具起程后再返回。如有必要，還應(yīng)安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)為與會(huì)人員送行。送站人員應(yīng)保持熱情的態(tài)度、禮貌的語(yǔ)言、周到細(xì)心，笑臉相送。

　　(4)清理結(jié)算與會(huì)人員的相關(guān)費(fèi)用支出等，安全、完整歸還代為保管的物品。幫助與會(huì)人員及時(shí)與會(huì)務(wù)組結(jié)算并辦理付費(fèi)事宜，開(kāi)好收據(jù)發(fā)票。要堅(jiān)持財(cái)務(wù)管理制度，對(duì)于不符合開(kāi)支規(guī)定的可以拒付。要及時(shí)、安全、完整地歸還代為保管的物品。

　　(5)妥善安排暫留人員。對(duì)于尚未離會(huì)，還需短時(shí)間留住的與會(huì)人員的食宿也應(yīng)給與妥善安排。

　　(二)示例分析

　　某公司承辦的學(xué)術(shù)研討會(huì)已接近尾聲，秘書(shū)初萌開(kāi)始落實(shí)與會(huì)人員的返程工作。初萌將會(huì)務(wù)服務(wù)人員分成幾個(gè)小組，每組負(fù)責(zé)不同省份的與會(huì)人員，最后將各組的情況進(jìn)行匯總后，初萌又將登記表認(rèn)真加以核對(duì)。與會(huì)人員有的在會(huì)議結(jié)束的當(dāng)天就返回原地，有的由于種種原因還想在此地逗留幾日。初萌克服一切困難盡量滿足他們的不同要求。初萌細(xì)心周到的工作，得到了與會(huì)人員的連連稱贊。

　　點(diǎn)評(píng)：會(huì)議的組織與服務(wù)工作切忌虎頭蛇尾，盡早落實(shí)與會(huì)人員的返程工作。來(lái)時(shí)接、走時(shí)送，有始有終，這會(huì)給與會(huì)人員留下良好的印象。返程車、船、機(jī)票的預(yù)定一般情況下要按先遠(yuǎn)后近的次序安排。秘書(shū)要預(yù)先登記與會(huì)人員返回的日期和乘坐的交通工具，代購(gòu)所需返程票，使他們?cè)跁?huì)議一結(jié)束就能及時(shí)踏上歸程。對(duì)于個(gè)別需要暫住者，應(yīng)妥為安置好他們的食宿。所以，做好送別與會(huì)人員的工作是會(huì)后工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

　　(三)工作程序

　　送別會(huì)議代表的工作程序?yàn)椋赫髟兣c會(huì)人員返程要求并進(jìn)行登記→預(yù)訂車、船、機(jī)票→分發(fā)返程票→結(jié)清會(huì)議經(jīng)費(fèi)→安排車輛送站一安排暫留人員。

　　對(duì)于會(huì)期較長(zhǎng)的會(huì)議，秘書(shū)在開(kāi)會(huì)通知回執(zhí)中應(yīng)要求與會(huì)人員填寫(xiě)返程交通工具，待與會(huì)人員到達(dá)后再進(jìn)一步落實(shí)并提前預(yù)訂車、船、機(jī)票，以確保參會(huì)人員按期返程。對(duì)于跨地區(qū)的會(huì)議，與會(huì)人員離會(huì)時(shí)，要及時(shí)同與會(huì)人員清理、結(jié)算賬目;提醒與會(huì)人員歸還物品;把訂購(gòu)的車、船、機(jī)票交到與會(huì)人員的手中，并做好送站工作。對(duì)于由于各種原因需要暫住者，一定要妥善安排。

　　(四)注意事項(xiàng)

　　秘書(shū)有責(zé)任幫助與會(huì)人員提前做好返程準(zhǔn)備事宜：

　　(1)提醒與會(huì)人員及時(shí)歸還向組織方或會(huì)議駐地單位借用的各種物品。

　　(2)提醒與會(huì)人員及時(shí)與會(huì)務(wù)組結(jié)算并辦理付費(fèi)事宜，開(kāi)好發(fā)票。

　　(3)幫助與會(huì)人員檢查、清退房間，避免遺忘各種物品。

　　(4)準(zhǔn)備一些裝資料的塑料袋和捆東西的繩子等物品，以備急需。

　　(5)幫助部分與會(huì)人員托運(yùn)大件物品。

　　(五)相關(guān)鏈接

　　我國(guó)國(guó)內(nèi)航班的購(gòu)票須知：

　　1.定座

　　乘客只有在定妥座位以后，才能憑該定妥座位的客票乘機(jī)。

　　乘客可根據(jù)航空公司的有關(guān)規(guī)定向航空售票處或航空代理人售票處預(yù)定座位。已定妥座位的旅客，應(yīng)在航空公司規(guī)定的購(gòu)票時(shí)限內(nèi)購(gòu)票。如未在購(gòu)票時(shí)限內(nèi)購(gòu)票，所定座位即被自動(dòng)取消。

　　2.購(gòu)票

　　中國(guó)旅客購(gòu)票須出示本人居民身份證或其他有效身份證，并填寫(xiě)《旅客定座單》;外國(guó)旅客、華僑、港澳臺(tái)胞購(gòu)票，須出示有效護(hù)照、回鄉(xiāng)證、臺(tái)胞證、居留證、旅行證或公安機(jī)關(guān)出具的其他有效身份證，并填寫(xiě)《旅客定座單》。

　　3.座位再證實(shí)

　　旅客持有定妥座位的聯(lián)程或來(lái)回程客票，如在該聯(lián)程或回程地點(diǎn)停留72小時(shí)以上，須在該聯(lián)程或回程航班離站前兩天中午12點(diǎn)以前，辦理座位再證實(shí)手續(xù)。否則，原定座位不予保留。

　　4.客票

　　客票只限客票上所列姓名的旅客本人使用，不得轉(zhuǎn)讓和涂改，否則，客票無(wú)效，票款不退。

　　5.客票有效期

　　正常標(biāo)價(jià)的客票有效期為一年。定期客票自旅行開(kāi)始之日起計(jì)算，一年內(nèi)運(yùn)輸有效，不定期客票自填開(kāi)之次日零時(shí)起計(jì)算。

　　6.客票價(jià)

　　客票價(jià)指旅客由出發(fā)地機(jī)場(chǎng)至目的地機(jī)場(chǎng)的航空運(yùn)輸價(jià)格，不包括機(jī)場(chǎng)與市區(qū)之間的地面運(yùn)輸費(fèi)用。

　　7.變更

　　購(gòu)票后，如果要求改變航班、日期、艙位等級(jí)，請(qǐng)盡早通知航空公司，使其根據(jù)實(shí)際可能積極辦理。

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