2014年秘書資格五級復習筆記:接待

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　　第二節(jié) 接待

　　一、做好接待的準備工作。

　　二、接待預約來訪者的工作程序

　　(1)以良好的公司形象迎侯來訪者，當來訪者走近時，以站立姿態(tài)面帶微笑主動問侯;

　　(2)了解來訪者約定見面的部門或人員;

　　(3)如果來訪者是在約定的時間到達，應立即通知被訪者;

　　(4)如果來訪者比約定的時間來的早，請其入座，款待飲料，遞送書報以排遣時間，或輕松地和他們交流，使他們感到不被冷淡，待離約定時間前5至10分鐘，再執(zhí)行第(3)條;

　　(5)按照單位要求給來訪者發(fā)放賓客卡，并提醒來訪者離開前返還賓客卡;

　　(6)正確引導來訪者至他們要去的部門或者按單位要求安排工作人員陪同前往;

　　(7)來訪者離開時，應禮貌送客，需要時可協(xié)助來訪者預定出租車。

　　三、接待未預約來訪者的工作程序

　　(1)面帶微笑主動問候來訪者，當了解到對方未做預約時，仍以歡迎的態(tài)度禮貌友好地接待，為其服務;

　　(2)詢問來訪者要訪問的部門工工作人員姓名;

　　(3)努力為來訪者安排一個盡可能早的預約時間;

　　(4)如果來訪者要求當天見面，慶設法聯(lián)系有關部門或人員，看是否被訪人或其他人員能接見來訪者;

　　(5)如果當天可以接見，按照接待預約客人的工作程序進行;

　　(6)如果當天確實不能找到適當?shù)娜伺c來訪者見面，要立即向來訪者說明情況，切忌不要讓客人產(chǎn)生“等一等還有希望”的誤解，以免浪費雙方時間，使自己更被動;

　　(7)在無法接待來訪者的情況下，應主動請來訪者留言，并向其保證盡快將留言遞交給被訪人;

　　(8)再次給來訪者一個預訂約會的機會，并耐心聽取對方的要求;

　　(9)在接待過程中，要確保來訪者感到舒適，比如聯(lián)系過程中，為來訪者提供坐椅和飲料等。

　　四、禮貌送客

　　(1)主動為客人取衣帽等物，并掃視一下桌面，看是否有東西被遺忘;

　　(2)為客人開門;

　　(3)送客人到電梯時，要為客人按電梯按鈕，在電梯門關上前道別，如送到大門口，要一直等到客人所乘坐的汽車開出視野后再轉(zhuǎn)身回去;

　　(4)和上司一起送客時，要比上司稍后一步;

　　(5)馬上整理好會客室，以便迎接下一位客人。

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