2014年秘書(shū)四級(jí)知識(shí)點(diǎn)復(fù)習(xí):管理時(shí)間

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　　管理時(shí)間

　　(一)時(shí)間管理的相關(guān)知識(shí)

　　1.時(shí)間管理的內(nèi)容

　　時(shí)間管理是指在同樣時(shí)間消耗的情況下，為提高時(shí)間利用率而進(jìn)行的一系列控制工作。人們通過(guò)時(shí)間管理，可以做到科學(xué)、有效地安排和利用時(shí)間，創(chuàng)造更大的價(jià)值和效率。

　　2.個(gè)人時(shí)間管理的技巧

　　(1)先做A。重而急。

　　(2)次做B。重而不急。

　　(3)再做C。急而不重。

　　(4)暫時(shí)不做D。不重不急。

　　為了有效利用工作時(shí)間，秘書(shū)應(yīng)該做到如下幾點(diǎn)：

　　(1)明確自己的工作任務(wù)和職責(zé)。

　　(2)要區(qū)分常規(guī)工作和非常規(guī)工作。

　　(3)動(dòng)腦筋思考，分清工作的輕重緩急，判斷工作的先后次序，重要的工作、緊急的工作先做，科學(xué)、有序、一項(xiàng)一項(xiàng)地完成工作任務(wù)。

　　(4)巧妙地運(yùn)用一些方法，合理分配精力，精明地利用時(shí)間，以提高效率。

　　(5)使用辦公輔助手段幫助組織工作。

　　(6)安排工作要適應(yīng)整個(gè)流程的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，不間斷、延誤或降低團(tuán)隊(duì)的整體效益。

　　(7)要遵照組織制定的規(guī)章制度和有關(guān)工作的承辦期限，不能只憑個(gè)人想象和愛(ài)好安排工作。

　　(8)秘書(shū)應(yīng)盡量堅(jiān)持記工作日記，通過(guò)時(shí)間和活動(dòng)的詳細(xì)記錄，認(rèn)真分析、評(píng)估自己利用時(shí)間的有效程度。

　　(二).工作時(shí)間表及工作日志

　　1.工作時(shí)間表的內(nèi)容與編寫(xiě)要求時(shí)間表是管理時(shí)間的一種手段。它是將某一時(shí)間段中已經(jīng)明確的工作任務(wù)清晰地記載

　　和標(biāo)明的表格，是提醒使用人和相關(guān)人按照時(shí)間表的進(jìn)程行動(dòng)有效管理時(shí)間、保證完成任務(wù)的簡(jiǎn)單方法。

　　2.工作日志的內(nèi)容與編寫(xiě)要求

　　工作日志應(yīng)至少包括日期、時(shí)間、具體工作內(nèi)容、備注等項(xiàng)。

　　3.其他時(shí)間管理的工具

　　有許多種簡(jiǎn)單的時(shí)間管理輔助手段有助于秘書(shū)有效地分配和管理時(shí)間，例如，效率手冊(cè)、時(shí)間表、待辦文件夾、墻上計(jì)劃板、商務(wù)通、值班表、“在不在”布告板等。

　　(三)時(shí)間管理的工作程序

　　1.編制工作時(shí)間表

　　2.編制、管理工作日志

　　(1)編制自己的工作日志。

　　(2)管理上司的工作日志。

　　(3)工作日志的變化與調(diào)整。有時(shí)會(huì)因預(yù)想不到的事或?qū)Ψ降脑蚨仨毟淖內(nèi)粘贪才?，如果是我方原因變更安排，?huì)造成一些有形無(wú)形的影響，甚至?xí)绊懫髽I(yè)的信譽(yù)和雙方的信賴(lài)關(guān)系。因此，應(yīng)盡量想辦法將日程安排的變更限制在最小的范圍。

　　1)一般的變更包括：

　?、僭ńY(jié)束時(shí)間延長(zhǎng)超時(shí);

　?、谧芳泳o急的或新添的項(xiàng)目;

　?、垌?xiàng)目的時(shí)間調(diào)整、變更;

　?、茼?xiàng)目終止或取消。

　　2)針對(duì)上述情況，秘書(shū)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

　?、侔才诺幕顒?dòng)之間要留有10分鐘左右的間隔或適當(dāng)?shù)目障丁?/P>

　?、谶M(jìn)行項(xiàng)目的時(shí)問(wèn)調(diào)整、變更，仍然遵循先重急、后輕緩的原則，并將變更的情況報(bào)告上司，慎重處理。

　?、鄞_定變更后，應(yīng)立即做好有關(guān)善后工作，例如，通知對(duì)方、說(shuō)明理由、防止誤解等。

　?、茉俅螜z查工作日志是否已經(jīng)將變更后的信息記錄上，不要漏記和忘記修改。

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