北京會計證《會計基礎》第五章第五節(jié)會計賬簿的更換講義
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一、會計賬簿的更換
會計賬簿是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要歷史資料和證據(jù)。為了使每個會計年度的賬簿資料明晰和便于保管，一般來說，總賬、日記賬和多數(shù)明細賬要每年更換一次，這些賬簿在每年年終按規(guī)定辦理完畢結(jié)賬手續(xù)后，就應更換、啟用新的賬簿，并將余額結(jié)轉(zhuǎn)記入新賬簿中。但有些財產(chǎn)物資明細賬和債權、債務明細賬，由于材料等財產(chǎn)物資的品種、規(guī)格繁多，債權、債務單位也較多，如果更換新賬，重抄一遍的工作量相當大，應此，可以跨年度使用，不必每年更換一次。卡片式賬簿，如固定資產(chǎn)卡片，以及各種備查賬簿，也都可以連續(xù)使用。
二、會計賬簿的保管
會計賬簿同會計憑證和會計報表一樣，都屬于會計檔案，是重要的經(jīng)濟檔案，各單位必須按規(guī)定妥善保管，確保其安全與完整，并充分加以利用。
(一)會計賬簿的裝訂整理
在年度終了更換新賬簿后，應將使用過的各種賬簿(跨年度使用的賬簿除外)按時裝訂整理立卷。
1、裝訂前，首先要按賬簿啟用和經(jīng)管人員一覽表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù);然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、裝訂封底的順序裝訂。
2、對活頁賬簿，要保留已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，除去空白頁并撤掉賬夾，用質(zhì)地好的牛皮紙做封面和封底，裝訂成冊。多欄式、三欄式、數(shù)量金額式等活頁賬不得混裝，應按同類業(yè)務、同類賬頁裝訂在一起。裝訂好后，應在封面上填明賬目的種類，編號卷號，并由會計主管人員和裝訂人員簽章。
3、裝訂后會計賬簿的封口要嚴密，封口處要加蓋有關印章。封面要齊全、平整，并注明所屬年度和賬簿名稱和編號。不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象。會計賬簿要按保管期限分別編制卷號。
(二)按期移交檔案部門進行保管
年度結(jié)賬后，更換下來的賬簿，可暫由本單位財務會計部門保管一年，期滿后原則上應由財務會計部門移交本單位檔案部門保管。移交時需要編制移交清冊，填寫交接清單，交接人員按移交清冊和交接清單項目核查無誤后簽章，并在賬簿使用日期欄內(nèi)填寫移交日期。
已歸檔的會計賬簿作為會計檔案為本單位提供利用，原件不得借出，如有特殊需要，須經(jīng)上級主管單位或本單位領導、會計主管人員批準，在不拆散原卷冊的前提下，可以提供查閱或者復制，并要辦理登記手續(xù)。
會計賬簿是重要的會計檔案之一，必須嚴格按《會計檔案管理辦法》規(guī)定的保管年限妥善保管，不得丟失和任意銷毀。通常總賬(包括日記總賬)和明細賬保管期限為15年;日記賬保管期限為15年，但現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管期限為25年;固定資產(chǎn)卡片賬在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年;輔助賬簿保管期限為15年。實際工作中，各單位可以根據(jù)實際利用的經(jīng)驗、規(guī)律和特點，適當延長有關會計檔案的保管期限，但必須有較為充分的理由。
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