2014年秘書資格五級(jí)會(huì)議管理復(fù)習(xí):預(yù)定會(huì)議室

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　　預(yù)定會(huì)議室

　　(一)相關(guān)知識(shí)

　　1.會(huì)議室的分類

　　(1)外部會(huì)議室

　　外部會(huì)議室是指企業(yè)內(nèi)部會(huì)議室之外的會(huì)議場(chǎng)所。企業(yè)應(yīng)綜合考慮各種因素，選擇恰當(dāng)?shù)耐獠繒?huì)議室。

　?、贂?huì)場(chǎng)位置必須讓上司和與會(huì)者方便前往。應(yīng)選擇距上司和與會(huì)者的工作地點(diǎn)均較近的地方，同時(shí)應(yīng)考慮交通便利。

　?、跁?huì)場(chǎng)的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相符。一般來(lái)說(shuō)，每人平均應(yīng)有2～3平方米的活動(dòng)空間比較適宜。同時(shí)應(yīng)考慮會(huì)議時(shí)間的長(zhǎng)短，時(shí)間長(zhǎng)的會(huì)議場(chǎng)地不妨大些。

　?、蹐?chǎng)地要有良好的設(shè)備配置。桌椅家具、通風(fēng)設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、音像設(shè)備要盡量齊全。同時(shí)應(yīng)該根據(jù)會(huì)議的需要檢查有無(wú)需要租用的特殊設(shè)備，如演示板、白板、放映設(shè)備、錄音機(jī)、投影器、計(jì)算機(jī)、麥克風(fēng)等。

　?、軋?chǎng)地應(yīng)不受外界干擾。應(yīng)盡量避開鬧市區(qū)。同時(shí)，“外界干擾”。還包括室外的各種噪音，應(yīng)將手機(jī)、呼機(jī)關(guān)閉或改為振動(dòng)，并謝絕訪客參觀。因此應(yīng)在場(chǎng)外掛起“會(huì)議正在進(jìn)行中，謝絕參觀”的牌子，會(huì)場(chǎng)內(nèi)部也應(yīng)具有良好的隔音設(shè)備，以保證會(huì)議能在安靜的環(huán)境中順利進(jìn)行。

　?、葸x擇會(huì)址的環(huán)境要整潔、明亮、空氣流通，并有益于會(huì)議的安全和保密。

　?、捱x擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無(wú)停車場(chǎng)所。

　?、邎?chǎng)地租借的成本必須合理。

　　(2)內(nèi)部會(huì)議室

　　大多數(shù)企業(yè)都有自己的內(nèi)部會(huì)議室，它可以減少租用外部場(chǎng)地和設(shè)施的費(fèi)用，內(nèi)部會(huì)議地點(diǎn)多適合內(nèi)部會(huì)議和活動(dòng)。

　　2.內(nèi)部會(huì)議室的特點(diǎn)

　　企業(yè)召開會(huì)議通常以內(nèi)部會(huì)議室為首選的會(huì)議地點(diǎn)，一般只有在內(nèi)部會(huì)議室不能滿足需要或有某些特殊需求時(shí)，才考慮使用企業(yè)之外的會(huì)議場(chǎng)所。

　　(1)方便快捷，手續(xù)簡(jiǎn)單

　　利用內(nèi)部會(huì)議室無(wú)需事先考察、選擇，只要向有關(guān)的行政部門提出申請(qǐng)，預(yù)先登記即可。參會(huì)人員可以節(jié)省路上所費(fèi)的時(shí)間，同時(shí)可兼顧正常的工作。

　　(2)節(jié)省了場(chǎng)地和設(shè)備的租用費(fèi)用

　　選擇企業(yè)外部會(huì)議室，會(huì)提高會(huì)議的成本，.降低企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益。而利用內(nèi)部會(huì)議室可以提高企業(yè)自身的資產(chǎn)利用率，同時(shí)對(duì)會(huì)議所需的設(shè)備也能夠更好地控制。

　　(3)易分散注意力

　　內(nèi)部會(huì)議室易營(yíng)造輕松、和諧的氣氛，但易受各種干擾因素的影響。例如，在會(huì)議中間人員進(jìn)進(jìn)出出、找人、接聽電話等，因此更需強(qiáng)調(diào)會(huì)場(chǎng)的要求和紀(jì)律。

　　(二)示例分析

　　某公司把自己的年終總結(jié)會(huì)會(huì)址定在了一個(gè)展會(huì)中心旁邊的賓館召開，為的是休息時(shí)可以兼顧觀看展覽。會(huì)議進(jìn)行中，展會(huì)中心正在進(jìn)行的某旅游項(xiàng)目推介的音樂(lè)與喧鬧聲不時(shí)傳入會(huì)場(chǎng)，與會(huì)者有的向外張望，有的合著外邊的音樂(lè)節(jié)拍輕輕敲擊桌面，更有甚者從后面的門悄悄溜出去觀看。會(huì)議主持者一臉無(wú)奈與沮喪。

　　點(diǎn)評(píng)：會(huì)議的選址應(yīng)與要實(shí)現(xiàn)的會(huì)議目標(biāo)、內(nèi)容緊密相連，否則喧賓奪主的現(xiàn)象就在所難免了。

　　(三)工作程序

　　1.預(yù)定會(huì)議室的程序

　　(1)確定會(huì)議召開的時(shí)間和人數(shù)，確認(rèn)所需會(huì)議室的類型。

　　(2)申請(qǐng)使用會(huì)議室。

　　(3)確認(rèn)會(huì)議室已預(yù)留，并明確使用時(shí)問(wèn)。

　　(4)預(yù)先調(diào)試會(huì)議所需設(shè)備。

　　會(huì)議召開前，負(fù)責(zé)會(huì)議室安排和協(xié)調(diào)的秘書事先要查看會(huì)議議程，了解會(huì)議的主持者和演講者是否需要音像輔助設(shè)備，秘書要了解各種設(shè)備的功能，并事先將各種設(shè)備調(diào)整到最佳狀態(tài)。

　　(5)提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)分發(fā)資料和用品，并負(fù)責(zé)簽到。

　　2.內(nèi)部會(huì)議室的管理

　　(1)內(nèi)部會(huì)議室的布置

　　①在會(huì)議桌的每個(gè)位置前都擺放一套文具和筆記簿。

　　②會(huì)議桌旁要有足夠的椅子。室內(nèi)桌椅的安排應(yīng)視與會(huì)者人數(shù)和會(huì)議的性質(zhì)而定(演講的形式、分組的形式、設(shè)備擺放的形式)。

　?、蹜?yīng)有專門的地方供客人存放衣、帽以及其他物品。

　　(2)內(nèi)部會(huì)議室的設(shè)備

　?、贋閳?bào)告準(zhǔn)備好激光筆和能伸縮的指示棒，便于報(bào)告者使用和操作。

　?、谝獮槭褂冒装搴突顒?dòng)畫架者準(zhǔn)備足夠的書寫筆和各色彩筆。

　?、蹜?yīng)為使用白板、活動(dòng)畫架、掛圖和顯示板者準(zhǔn)備足夠的固定用的磁釘、按釘。

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