2014年秘書資格五級會議管理復(fù)習(xí):清退會議文件資料

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　　清退會議文件資料的基本要求

　　(一)相關(guān)知識

　　會議文件資料的清退，是指與會人員在會議結(jié)束時，根據(jù)規(guī)定將會上發(fā)的文件資料清理并退回會議秘書處。確定會議文件資料的收集范圍，會議文件資料清退時，首先要統(tǒng)一制發(fā)清退文件資料的目錄，避免只要求部分與會人員退回文件資料而造成誤會。核對無誤后裝封交回保存部門。

　　1.會議文件資料清退的程序

　　(1)向會議主席團(tuán)或主持人匯報(bào)發(fā)文情況，提出清退文件資料建議。

　　(2)待會議主席團(tuán)或會議主持人批準(zhǔn)后，下發(fā)收退文件資料目錄，并做必要的解釋工作。

　　(3)會議結(jié)束后進(jìn)行清退，清退要逐份清點(diǎn)、登記，發(fā)現(xiàn)丟失的應(yīng)查清原因，及時向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

　　2.會議文件資料清退的方法

　　(1)小型內(nèi)部會議文件資料清退的方法

　　(2)大中型會議文件資料的清退方法

　　(二)示例分析

　　清退會議文件。會議結(jié)束5天后，會議秘書處問秘書初萌，詢問前幾天借閱的一份年終人事調(diào)整的文件為什么沒按時歸還。

　　初萌放下電話，翻查了所有的文件，卻無論如何找不到這份文件檔案。再打開自己的文件清退登記簿，也是只有借閱記錄而沒有歸還記錄。初萌回憶了一下當(dāng)時的情景，那幾天自己事情較多，印象里是將所有的該歸還的文件都交回了，這份人事調(diào)整文件到底是怎么回事卻無論如何想不起來了。

　　點(diǎn)評：為避免發(fā)生類似文件丟失的情況，秘書對于清退的會議文件資料一定要在會議結(jié)束時及時清退。召開會議時所需的文件資料需要收回的，首先要確定收集的范圍，注意清退的程序和方法。需要統(tǒng)一制發(fā)清退文件資料的目錄，規(guī)定清退時限，必要時對有關(guān)人員作一些解釋，避免只要求部分與會人員退回文件資料而引發(fā)不愉快。在市場競爭激烈的情況下，更要時刻注意文件資料的清退工作。秘書要有保密意識，在各個環(huán)節(jié)上毫不松懈。

　　(三)工作程序

　　文件資料清退的基本程序?yàn)椋捍_定清退文件資料的范圍→列示清退目錄→按期收集→整理、捆扎清退的文件資料→填寫“文件清退登記表”→核點(diǎn)文件資料→查找短缺、丟失的文件資料→如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

　　會議文件資料需要清退的，應(yīng)及時辦好清退手續(xù)，如數(shù)收回，妥善處理。凡由秘書處、檔案室或機(jī)要室分發(fā)的文件材料均需要清退。開具文件資料的清退目錄發(fā)給有關(guān)人員，限期清退。對于會議文件資料要加以核對清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)文件資料丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

　　(四)注意事項(xiàng)

　　在清退會議文件資料時，秘書需要注意：

　　(1)統(tǒng)一印制清退文件資料的目錄。

　　(2)分清清退文件資料和不清退文件資料的范圍。

　　(3)避免只要求部分與會人員退回文件資料而造成誤會。

　　(4)清退文件，需要填寫“文件清退登記表”，交接雙方清點(diǎn)無誤并簽字后留存。

　　(5)文件清退、歸檔后，剩余的文件資料，經(jīng)鑒別沒有保存價值的進(jìn)行登記，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由兩人以上送到指定地點(diǎn)銷毀。

　　(五)相關(guān)鏈接

　　日常文件資料的清退方法

　　(1)依據(jù)《文獻(xiàn)保密等級代碼》的規(guī)定，文件的機(jī)密程度可分為公開、國內(nèi)、內(nèi)部。秘密、機(jī)密、絕密6個級別。歸檔文件的整理原則是，遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。

　　(2)公司日常文件資料的清退方法

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