2014年秘書資格五級事務管理復習:協(xié)助完成其他事務工作

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　　協(xié)助完成其他事務工作

　　(一)相關知識

　　秘書要明確自己的職責中應該協(xié)助他人做一些簡單的事務性工作，這些工作看來簡單，但能處理適宜，不耽誤時間，讓他人滿意，是需要秘書在實踐中總結(jié)提高的。

　　1.事務工作的重要性

　　簡單的事務性工作仍很重要，不能掉以輕心。秘書每天做的許多事務性工作看起來簡單，但馬馬虎虎、不認真對待，將會造成大問題。例如，預訂會議室工作沒有認真對待，同一時間，兩個不同會議的人都進了會議室，將對企業(yè)的時效帶來很大的影響;又如，為同事印制名片不認真校對，詞或字錯誤，又將給企業(yè)或同事帶來影響。所以，秘書要逐步體會“平凡工作有偉大”這句話的意義。

　　2.協(xié)調(diào)工作的基本原則

　　在做預訂工作時，如果出現(xiàn)雙方或多方在時間要求上的矛盾，協(xié)調(diào)時應從組織的整體利益出發(fā)，先考慮重要的、緊急的、難度大的、不方便的工作或事情，通過協(xié)調(diào)也力求安排好那些次要的、非緊急的、難度小的或較方便的工作或事情，要服務好所有的部門和人員，一次未協(xié)調(diào)好，要再次協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)中要認真聽取對方的意見，盡自己的最大力量協(xié)調(diào)安排，讓大家滿意。

　　(二)示例分析

　　周一上班，秘書小周需要完成以下工作。她迅速地開始工作，搞得手忙腳亂，臨近下班時間，仍有部分工作沒有完成。

　　(1)給某客戶打電話，與對方聯(lián)系你的上司下周四將與他約見的事宜。

　　(2)為下午部門經(jīng)理會議所要討論的報告復印每人一份(8人，每份10頁)及會議日程表。

　　(3)向人力資源部門寫報告，申請今年的休假日。

　　(4)復印一份將給某客戶的答復信以備存，原件郵寄給對方。

　　(5)拆封、分類和傳遞今天收到的郵件。

　　(6)布置下午要使用的會議室，準備茶水和咖啡。

　　(7)為上司預訂周末去天津的火車票(北京出發(fā))。

　　(8)將財務部新發(fā)的辦公經(jīng)費報銷規(guī)定復印一份備存，原件放置文件傳閱夾中給部門同事傳閱。

　　(9)在做這些事情的同時，她還接待了3位訪客、接應電話等事宜。

　　點評：秘書工作無小事，對每一項事務性工作秘書都要重視并認真完成。從本案例中我們可以看出秘書小周這一天的工作多而雜，但每一件工作都體現(xiàn)出秘書工作的輔助性和服務性，這就決定了秘書人員在日常工作中工作態(tài)度必須踏實認真，工作作風必須熱情謹慎。

　　(三)工作程序

　　1.協(xié)助同事印制名片

　　秘書應協(xié)助需要印制名片的同事統(tǒng)一對外聯(lián)絡印制名片。

　　秘書收下對方的名片樣張，應問清對方需要的時間，能夠集中印制的一起提交印刷單位，同時秘書應負責校對和按時將成品送交需求者。

　　2.協(xié)助預訂桶裝飲用水

　　秘書應負責對外聯(lián)絡桶裝飲用水的供應，平時要了解各部門用水隋況，在需要時，做好提前訂購，保障供水。

　　3.協(xié)助做好考勤工作

　　協(xié)助組織入口處的出勤登記或打卡工作，這要求秘書提前到崗，并堅守崗位。

　　按照組織要求，保證接待崗位上班時間都要有人。例如有的單位要求午餐時問秘書要倒班用餐，以保證電話接應和對訪客的接待。

　　不同的組織根據(jù)自己的經(jīng)營情況，還會有其他一些事務工作交給秘書處理，秘書對上司交辦的所有工作都要認真對待，把它列為自己的職責，并有效完成。

　　(四)相關鏈接

　　斷腿的“看門人”

　　德國是制作啤酒的強國，有制造啤酒的先進技術。日本一個企業(yè)對德國某品牌啤酒的釀造技術早已垂涎三尺。

　　這家德國啤酒廠的老板每天乘坐轎車進出工廠大門。有一天，當老板的轎車駛過來時，一個日本人裝成突然跌倒的樣子，將自己的一條腿伸到車輪下，結(jié)果腿被壓斷了。當時德國有一條法律，車禍肇事者要坐牢。這位老板為了不把車禍聲張出去，便將日本人送進醫(yī)院搶救。他十分抱歉地說：“很對不起，你客居異鄉(xiāng)，今后打算怎么辦?”這位日本人卻說：“沒關系，等我的腿傷完全好了之后，你就讓我看大門好了?！本瓦@樣，他在那家啤酒廠看了三年的大門，將啤酒廠內(nèi)的生產(chǎn)流程、工藝配方等一一了解透徹后回到了日本。

　　幾年后，這家德國啤酒商發(fā)現(xiàn)日本人不再購買他的啤酒了，而且他在東南亞的市場也逐漸失去。當他到日本拜訪他的同行時，才發(fā)現(xiàn)這位日本老板正是被他壓斷了腿的“看門人”。

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