2015年秘書資格四級重點復(fù)習(xí):會議文件資料收集整理的要求

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　　(一)收集整理會議文件資料的要求和內(nèi)容

　　1.收集整理會議文件資料的要求

　　(1)確定會議文件資料的收集范圍。

　　(2)收集會議文件資料要及時，確保文件資料在與會人員離會前全部收集齊全。

　　(3)選擇收集文件資料的渠道，運用收集文件資料的不同方式方法。

　　(4)收集會議文件要履行嚴(yán)格的登記手續(xù)。

　　(5)收集整理過程中要注意保密。

　　2.需收集整理的文件資料

　　需收集的會議文件資料包括：

　　(1)會前準(zhǔn)備并分發(fā)的文件：

　　(2)會議期間產(chǎn)生的文件;

　　(3)會后產(chǎn)生的文件。

　　(二)會議文件的立卷歸檔

　　1.會議文件立卷歸檔的意義

　　(1)保持會議文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找利用。

　　(2)保持歷史的真實面貌，反映工作的客觀進程。

　　(3)保護會議文件的完整與安全，便于保存和保管。

　　(4)保證會議秘書工作的聯(lián)系性，為檔案工作奠定基礎(chǔ)。

　　2.會議文件立卷歸檔的范圍和分工

　　(1)會議文件立卷歸檔的范圍

　　根據(jù)國家檔案局有關(guān)規(guī)定，會議文件立卷歸檔的范圍是：

　　◆與會人員大會、與會人員會議、各種例行會議、工作會議和其他各種會議所形成的全部會議正式文件資料，如決定、決議、指示、計劃、報告、開幕詞、閉幕詞等及其復(fù)印稿。

　　◆上述會議的參考文件資料。

　　◆上述會議的出席、列席、分組名單。

　　◆上述會議的議程、日程和程序。

　　◆上述會議的書面通知、來往重要電報、電話記錄等。

　　◆上述會議的會議記錄、發(fā)言稿、簡報、快報、紀(jì)要及其復(fù)印稿。

　　◆領(lǐng)導(dǎo)在上述會議上的報告、講話、談話及其復(fù)印稿。

　　◆上述會議的選舉材料。

　　◆上述會議有關(guān)的圖表、照片、錄音帶、錄像帶等。

　　◆上述會議的證件。

　　◆上述會議的記事表。

　　◆上述會議的總結(jié)情況。

　　◆會議總結(jié)。

　　◆與會人員名單、聯(lián)系方式。

　　◆其他有關(guān)資料。

　　此外，對于外出開會帶回來的重要的、有價值的文件資料，也應(yīng)立卷歸檔。

　　(2)會議文件立卷歸檔的分工

　　進行立卷歸檔分工是為了避免公司不同部門之間會議文件資料立卷發(fā)生不必要的遺漏或重復(fù)。

　　3.會議文件立卷的基本原則和方法

　　(1)會議文件立卷的基本原則

　　會議立卷工作的基本原則是“一會一案”。即以會議為單位立卷，按照會議文件資料的自然形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，反映公司工作活動的特點和真實面貌，便于保管和利用。

　　(2)會議文件立卷的方法

　　會議文件立卷的方法有：①編制案卷目錄;②靈活運用文件的特征立卷。

　　4.會議文件立卷的工作程序

　　(1)大中型會議文件立卷的工作程序是：收集資料→甄別整理→分類歸卷→組卷→卷內(nèi)文件編目→填寫卷內(nèi)文件資料備考表→擬定案卷標(biāo)題→填案卷封面→案卷排列→編寫案卷目錄。

　　(2)日常工作會議文件資料立卷。日常工作會議文件資料立卷，也要從收集資料做起，搞好甄別整理。然后是組卷、擬定案卷標(biāo)題。其他如卷內(nèi)文件資料編目、備考表的填寫、卷皮的填寫、編寫案卷目錄等，與大中型會議基本相同。

　　(三)會議文件資料收集整理的工作程序

　　將收集的文件資料進行登記→向上級總結(jié)、匯報情況→甄別整理、分類歸卷→卷內(nèi)文件的排列→卷內(nèi)文件的編號、編目→填寫卷內(nèi)文件的備考表→案卷標(biāo)題的擬制一填寫案卷封面→移交給檔案室→清理→銷毀不再利用的紙張。

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