2015年秘書資格五級(jí)會(huì)議管理復(fù)習(xí):會(huì)議通知的內(nèi)容

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　　會(huì)議通知的內(nèi)容

　　會(huì)議通知是以召開某次會(huì)議的有關(guān)事項(xiàng)為內(nèi)容的文字信息。一般包括會(huì)議名稱、主持單位、會(huì)議內(nèi)容、起止時(shí)間、參加人員、會(huì)議議題、會(huì)議地點(diǎn)、聯(lián)絡(luò)信息、報(bào)到事宜及有關(guān)要求等。會(huì)議通知要事項(xiàng)周全、明確、具體;層次分明，條理清晰;語言簡(jiǎn)明、流暢、樸實(shí)。

　　除此之外，還應(yīng)包括：

　　(1)會(huì)議相關(guān)材料。如果有預(yù)備議程、事先需準(zhǔn)備的材料或其他需讓與會(huì)者事先了解的情況，應(yīng)隨會(huì)議通知寄發(fā)一份。

　　(2)回復(fù)時(shí)需要的信封、郵票等。需要回復(fù)的會(huì)議通知或預(yù)備通知還可夾入一張明信片、信封、郵票等，上面應(yīng)注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名，以便對(duì)方有時(shí)間考慮并能及時(shí)回復(fù)。

　　(3)有關(guān)票證。會(huì)議通知中可將會(huì)中使用的有關(guān)票證(人場(chǎng)券、代表證、汽車通行證、座次號(hào)、編組名單、就餐證和乘車證等)與會(huì)議通知一并發(fā)出。

　　(4)會(huì)議地點(diǎn)、交通工具、線路等。如果某些與會(huì)者對(duì)會(huì)議地址不熟悉，應(yīng)附加一份說明或回執(zhí)單，要求與會(huì)者告知具體的到達(dá)和返程日期，并標(biāo)明到達(dá)會(huì)址的汽車、火車等交通工具、線路。

　　會(huì)議通知是向與會(huì)者傳遞召開會(huì)議信息的載體，是會(huì)議組織者同與會(huì)者之問會(huì)前溝通的重要渠道。傳遞會(huì)議通知是會(huì)議準(zhǔn)備工作的重要環(huán)節(jié)。在做出了召開會(huì)議的決定以后，應(yīng)將有關(guān)會(huì)議通知信息傳遞給與會(huì)者。

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