2015年秘書資格四級重點復習:信息與檔案

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　　信息與檔案

　　1.信息分類的五大方法：字母分類法、地區(qū)分類法、主題分類法、數(shù)字分類法和時間分類法。其中主題分類法用的最多。

　　2.選擇題：信息篩選方法：主要是前三個：看來源、看標題、看正文。 題型：前三個占三個選項，在隨便寫一個構(gòu)成四個選項，讓你選擇。

　　3.信息取舍的方法：一是擇其重點;二是擇優(yōu)錄用

　　對信息決定取舍時，要留下的信息應(yīng)要：一突出思想;二要注意典型性;三要富有新意

　　4.信息核對方法：重點看一(溯源法)、三點(核對法)。題型：可能反過來考

　　5.信息工作程序：收集、整理、傳遞、存儲、利用、反饋(順序不能錯)

　　其中信息整理是信息工作的核心，是對原始信息進行分類、篩選、核實

　　6.信息分類的步驟：辨類和歸類

　　7.題目：在分類中遵循的原則：A科學系統(tǒng)原則B層次性原則C符合實際原則D交叉包容原則 答案：ABC 見書上第301頁下

　　8.交叉參照卡的定義：

　　9.選擇題：信息內(nèi)向傳遞的形式有：備忘錄、傳閱單、企業(yè)內(nèi)部刊物等;

　　信息外向傳遞的形式有：新聞稿、新聞發(fā)布會等 題型：隨機寫出四個，讓你選擇是內(nèi)向傳遞的形式?或外向傳遞的形式?

　　10.信息傳遞：口頭傳遞的缺點：信息零亂;較難儲存

　　11.企業(yè)文字傳遞信息的主要表現(xiàn)形式有：文本、表格、圖表、框圖

　　表示企業(yè)生產(chǎn)常用柱狀圖、餅行圖

　　12.信息傳遞的三要素：信源、信道、信宿

　　信源分為原生源和再生源

　　信宿包括接受信息和利用信息

　　13.第八大題;信息的登記和編碼?

　　答案：登記即建立信息的完整記錄，系統(tǒng)地反映存儲情況，便于查找和利用。信息的登記包括總括登記和個別登記;登記的形式有薄冊式、卡片式

　　信息的編碼是為了適應(yīng)電子計算機處理的需求，它的編碼結(jié)構(gòu)一般由字符(字母或數(shù)字)組成基本數(shù)碼，再由基本數(shù)碼結(jié)合成為組合數(shù)據(jù)。信息編碼的一般步驟：①分析所有預編碼的信息資料②選擇最佳的編碼方法③確定數(shù)碼的位數(shù)。信息資料編碼的方法：①順序編碼法②分組編碼法：所有項目都要有同樣多的數(shù)碼個數(shù)，左邊數(shù)碼表示大類，而向右排列的每一個數(shù)碼，則標志著更細的小類。

　　在登記、編碼后，要根據(jù)時序、來源、內(nèi)容、字順排序。排序完后，要進行科學保管，因為保管關(guān)系到信息的安全、完整和使用壽命。

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