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2016年秘書資格二級(jí)辦公室職位劃分與職務(wù)分析復(fù)習(xí)

更新時(shí)間:2016-07-25 17:16:57 來(lái)源:環(huán)球網(wǎng)校 瀏覽60收藏30
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  1、 辦公室職位劃分的含義(環(huán)球網(wǎng)校秘書資格頻道為您提供辦公室職位劃分與職務(wù)分析知識(shí))

  辦公室職位劃分就是在辦公室工作管理過(guò)程中根據(jù)其性質(zhì)和任務(wù)劃分不同的工作崗位以及崗位上的職務(wù)與責(zé)任。它包括三方面內(nèi)容:一是職務(wù)和責(zé)任;二是必須有一定的工作任務(wù);三是有相應(yīng)的職權(quán)。

  2、 職位與職稱的區(qū)別

  第一、 職位是人與事的有機(jī)結(jié)合;職稱是以人為中心而設(shè)置的,強(qiáng)調(diào)人的學(xué)術(shù)或技能水平,與其在組織中所擔(dān)任的職務(wù)無(wú)直接關(guān)系。

  第二、 職位的數(shù)量是有限的,而職稱不受數(shù)量限制。

  第三、 職稱的高低并不反映職務(wù)高低和工作任務(wù)的大小。

  第四、 職位不隨人走,而職稱可以隨人走。

  3、 辦公室職位劃分的依據(jù)

  “因事設(shè)職”是辦公室職位劃分的總標(biāo)準(zhǔn)。辦公室職位劃分的依據(jù)或標(biāo)準(zhǔn)是:

  首先,職位劃分應(yīng)以辦公室地位為前提。

  其次,職位劃分應(yīng)以事為中心,而不應(yīng)以人為中心。

  再次,辦公室職位劃分應(yīng)隨客觀情況的變化而加以調(diào)整。

  最后,辦公室職位劃分的主要任務(wù),是對(duì)個(gè)人職位加以分析評(píng)價(jià),從而得出每個(gè)職位上所需要的人的標(biāo)準(zhǔn),以達(dá)到人盡其才。

  4、 辦公室職位劃分的功能

  辦公室職位劃分的功能是根據(jù)客觀的職位劃分標(biāo)準(zhǔn)做到人適其職,職得其人,以發(fā)揮辦公室工作人員的聰明才智和學(xué)識(shí)技能,使工作獲得最佳效果。具體表現(xiàn)為:

  (1) 辦公室職位劃分提供了“因事求才”的用人標(biāo)準(zhǔn)。

  (2) 辦公室職位劃分是支付工資的重要基礎(chǔ)。

  (3) 辦公室職位劃分是實(shí)行崗位責(zé)任制的前提。

  (4) 辦公室職位劃分是實(shí)現(xiàn)辦公室管理科學(xué)化和現(xiàn)代化的重要手段。

  (5) 辦公室職位劃分是高校制定專業(yè)設(shè)置計(jì)劃和招生計(jì)劃的重要依據(jù)。

  5、 辦公室職位劃分原則

  (1) 系統(tǒng)原則

  (2) 最低職位數(shù)量原則

  (3) 整分合原則

  (4) 能級(jí)原則

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  6、 辦公室主任的職責(zé)(環(huán)球網(wǎng)校秘書資格頻道為您提供辦公室職位劃分與職務(wù)分析知識(shí))

  “服務(wù)”是辦公室主任的根本職責(zé)。具體來(lái)說(shuō),辦公室主任有以下四項(xiàng)職責(zé):

  (1) 承辦。

  (2) 參謀。

  (3) 管理。

  (4) 協(xié)調(diào)。

  7、 黨政機(jī)關(guān)辦公室秘書職責(zé)

  黨政機(jī)關(guān)辦公室秘書主要有行政秘書、機(jī)要秘書、生活秘書和專業(yè)秘書,其職責(zé)存在差異。(詳見(jiàn)P69--70)

  8、 辦公室職位分析及其作用

  辦公室職位分析就是面對(duì)辦公室業(yè)務(wù)工作的復(fù)雜結(jié)構(gòu)關(guān)系,通過(guò)收集和掌握可靠的辦公室業(yè)務(wù)活動(dòng)情況和規(guī)律,找出完成各項(xiàng)業(yè)務(wù)最佳的方法和途徑,并在此基礎(chǔ)上確定完成各項(xiàng)職務(wù)所需條件的過(guò)程。

  其作用表現(xiàn)在以下三個(gè)方面:

  (1) 為組織錄用、挑選和恰當(dāng)配置辦公人員提供依據(jù)。

  (2) 使辦公室職務(wù)更加簡(jiǎn)化和標(biāo)準(zhǔn)化。

  (3) 是職務(wù)評(píng)價(jià)的重要前提。

  9、 辦公室職位分析的步驟和方法

  辦公室職位分析工作可分為四個(gè)階段:

  (1) 準(zhǔn)備階段

  (2) 職務(wù)分析階段

  (3) 編寫職務(wù)說(shuō)明和職務(wù)規(guī)范

  (4) 職務(wù)評(píng)價(jià)

  辦公室職位分析常用的方法有:?jiǎn)柧矸?、面談法、職?wù)觀察法、職務(wù)測(cè)驗(yàn)分析法等。

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