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2016年秘書資格二級計算機存檔復習

更新時間:2016-07-26 14:48:53 來源:環(huán)球網(wǎng)校 瀏覽79收藏39
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  一、電子檔案的優(yōu)點(環(huán)球網(wǎng)校秘書資格頻道為您提供計算機存檔知識)

  1、操作方便

  形成檔案之前的電子文件,其增、刪、改等都很方便,而且改后不留任何痕跡,保證了檔案頁面的整潔。并且電子檔案具有高度的標準性,使之對電子檔案的檢索更加方便。

  2、傳遞快捷、實現(xiàn)資源共享

  一份紙質檔案只能在某時、某地讓能夠接觸到它的人閱讀,而電子檔案由于其處理環(huán)境是計算機和網(wǎng)絡技術,因此可以不受這種限制。網(wǎng)絡上傳遞電子檔案的時間是按秒計算,而同樣距離的紙質檔案傳遞則是以天計算的,二者在速度上的區(qū)別非常明顯。而且,一個終端上的電子文件也可以同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡終端,電子檔案這種不受存儲載體限制的特點,使利用者產(chǎn)生一種共享的感覺,從而擺脫時間和空間的制約。

  3、存儲空間小

  無限增長的紙質文件與有限的存儲空間之間存在著日益激烈的矛盾,而電子檔案占據(jù)的極少量空間能夠很好地解決這一矛盾,例如:一張光盤容量可達600MB-4 000MB,可存 35萬張打印紙上的文字信息或 10萬頁圖形信息。而且,如果不移動存儲載體,只處理信息,那么電子檔案幾乎無重量和體積可言,相比之下紙質文件的笨重就顯而易見了。

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  4、具有多種表現(xiàn)形式(環(huán)球網(wǎng)校秘書資格頻道為您提供計算機存檔知識)

  隨著多媒體電子計算機的應用,電子檔案的形態(tài)也隨之多樣化了。文字、圖形。聲音、影像等多種媒體信息都可以單獨或相互搭配成電子檔案的內(nèi)容,這就造成了電子檔案的多媒體集成性,使電子檔案比紙質檔案更加全面、形象、生動。

  5、復制時不容易丟失信息

  紙質文件復制或縮微品拷貝經(jīng)常會出現(xiàn)清晰度下降、畸變、信息丟失等問 題,而電子檔案的復制,由于是數(shù)字化的信息處理,幾乎不存在這些問題。所以 完全可以做到復制后得到的電子檔案與原來的電子檔案無任何區(qū)別。

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