2016年秘書資格三級檔案參考資料考點(diǎn):編寫檔案參考資料的意義
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編寫檔案參考資料的意義(環(huán)球網(wǎng)校秘書資格頻道為您提供編寫檔案參考資料的意義考點(diǎn))
(1)編寫檔案參考資料是提高檔案服務(wù)質(zhì)量的一個重要手段。通過編寫檔案參考資料,可以使檔案利用服務(wù)由零散提供檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)提供檔案。
(2)編寫檔案參考資料是開發(fā)檔案信息資源、為組織機(jī)構(gòu)提供服務(wù)的更有效的途徑。利用者在利用檔案時(shí),希望能盡快找全有關(guān)方面的檔案,既能夠節(jié)約查找時(shí)間,同時(shí)又能避免查找的疏漏。
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(3)編寫檔案參考資料可提高檔案管理水平和秘書人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案的收集、整理、編目等基礎(chǔ)工作是開展編寫參考資料工作的基礎(chǔ)和前提,而檔案參考資料編寫工作的開展,既能檢驗(yàn)各項(xiàng)基礎(chǔ)工作,又可對它們提出新的要求,推動其不斷發(fā)展。檔案參考資料的編寫工作側(cè)重于對檔案內(nèi)容和利用價(jià)值的深入研究,對檔案材料進(jìn)行深加工,將大量分散的材料編寫成具有有機(jī)聯(lián)系的整體,這樣就能不斷促進(jìn)檔案管理水平的提高,秘書人員通過編研工作可促使其鉆研檔案業(yè)務(wù)和有關(guān)知識,了解組織機(jī)構(gòu)工作情況,從而全面提高秘書人員的素質(zhì)。(環(huán)球網(wǎng)校秘書資格頻道為您提供編寫檔案參考資料的意義考點(diǎn))
(4)可以有效地保護(hù)檔案原件。系統(tǒng)地提供有查考價(jià)值的檔案參考資料,可以減少利用者反復(fù)使用檔案原件的次數(shù),避免檔案原件遭到損壞和散失,有利于檔案原件保護(hù),使其長期留存。
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