秘書資格考試五級考點：辦公室事務管理(2)

　　6.接打電話$lesson$

　　(1)處理電話留言的一般原則：簡潔、完整、準確、及時送達。

　　(2)接電話的方法

　　1)“響鈴不過三”。轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　2)有問候語。

　　3)如果來電要找的人不能接聽電話，要恰當回答。

　　4)注意接電話的語調(diào)。

　　5)做好電話記錄。

　　(3)撥打電話的方法

　　1)首先報出本人的姓名和單位名稱。

　　2)如果想留言請對方回電，要留下自己的電話號碼。

　　3)要問對方此時打去電話是否方便。

　　4)注意自己的語言。

　　5)適時結(jié)束通話并用規(guī)范的結(jié)束語。

　　7.辦公用品的發(fā)放程序

　　(1)指定專人發(fā)放。

　　(2)按單位的有關制度和規(guī)定時間發(fā)放。

　　(3)緊急物品發(fā)放必須有相應的程序處理。

　　(4)填寫物品申領表，由授權(quán)人簽字批準。

　　(5)清點核實發(fā)放的辦公用品。

　　(6)提醒領取部門或個人節(jié)約使用辦公用品。轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　8.節(jié)約使用辦公用品的措施

　　(1)復印機：填寫申請表;發(fā)復印卡以限制部門使用;彩色復印要統(tǒng)一管理。

　　(2)傳真機：指定專人使用;做好登記并保留發(fā)送記錄。

　　(3)計算機、打印機、因特網(wǎng)：限制使用，彩色打印要集中管理;嚴格管理因特網(wǎng)的使 用。

　　(4)電話、移動電話：控制打私人電話和國內(nèi)國際長途電話;按規(guī)定使用移動電話。

　　9.用ABCD法則排出工作的優(yōu)先等級

　　A類：重要并緊急的，必須立即做、優(yōu)先做。

　　B類：重要而不緊急的，應接著處理。

　　C類：緊急而不重要的，有時間才做。

　　D類：不重要又不緊急的，可以不做。

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